Juster fysiske tellinger og inventarverdier i QuickBooks 2014

Lagerkrymping, ødeleggelse og (dessverre) tyveri kombineres for å redusere varelageret du fysisk har. For å registrere disse beholdningsreduksjonene i QuickBooks, teller du med jevne mellomrom fysisk beholdningen din og oppdaterer deretter QuickBooks-postene med resultatene av dine fysiske tellinger.

Du vet antagelig hva som fungerer best i din virksomhet. Men for å registrere den fysiske telleinformasjonen din i QuickBooks, bruker du et spesielt verktøy. Spesifikt bruker du kommandoen Juster mengde/verdi på hånden.

Denne kommandoen er tilgjengelig for deg to steder. Hvis du viser varelisten, klikker du på Aktiviteter-knappen (som vises nederst i varelistevinduet) og velger kommandoen Juster mengde/verdi. Du kan også velge kommandoen Leverandører → Lageraktiviteter → Juster mengde/verdi på hånden. Hvis du velger en av kommandoene, vises vinduet Juster mengde/verdi på hånden.

Følg disse trinnene for å bruke vinduet Juster mengde/verdi tilgjengelig:

Bruk rullegardinlisten Justeringstype for å angi hva du justerer.

Du kan justere antallet eller verdien av både antallet og verdien av varene du har på lager. Bare velg den aktuelle oppføringen fra rullegardinlisten Justeringstype: Antall, Totalverdi eller Antall og totalverdi.

Bruk boksen Justeringsdato for å registrere datoen for din fysiske telling.

Med andre ord, du vil justere mengdene fra og med dagen du tok eller fullførte den fysiske varetellingen.

Bruk rullegardinlisten Justeringskonto for å identifisere utgiftskontoen du vil bruke til å spore utgiftene til lagerkrymping.

(Valgfritt) Oppgi et referansenummer (hvis du bruker tall) for unikt og meningsfullt å identifisere eller kryssreferanser transaksjonen.

(Valgfritt) Identifiser kunden: jobb og klasse.

Hvis det er hensiktsmessig (i mange tilfeller vil det ikke være det), bruk rullegardinlisten Kunde:Jobb for å identifisere kunden og jobben knyttet til denne beholdningsreduksjonen. På lignende måte, hvis det er aktuelt, bruk Klasse-boksen for å identifisere klassen du vil bruke for å spore denne beholdningskrympingen.

Lever riktige lagermengder.

Kolonnene Vare, Beskrivelse og Antall tilgjengelig i vinduet Juster mengde/verdi tilgjengelig identifiserer inventarvarene du har, og gjeldende antall teller. Bruk kolonnen Nytt kvantum for å angi riktig fysisk antall for varen. Etter at du har angitt det nye antallet, beregner QuickBooks kvantitetsforskjellen og viser denne verdien i kolonnen Qty Difference.

Du kan faktisk angi en verdi i kolonnen Nytt kvantitet eller Antall forskjell-kolonnen. QuickBooks beregner det andre antallet ved å bruke gjeldende mengdeinformasjon som du oppgir. For eksempel, hvis du angir det nye antallet, beregner QuickBooks kvantumsforskjellen ved å trekke det nye antallet fra gjeldende kvantum. Hvis du legger inn kvantumsforskjellen, beregner QuickBooks det nye antallet ved å justere gjeldende kvantum for kvantumsforskjellen.

Juster verdien.

Hvis du valgte totalverdi eller mengde og totalverdi fra rullegardinlisten Justeringstype i trinn 1, viser QuickBooks en utvidet versjon av vinduet Juster mengde/verdi på hånden.

Dette vinduet lar deg angi både riktig fysisk antall og oppdatert verdi for inventarvaren. Du angir det fysiske antallet, selvsagt, i kolonnen Nytt antall. Du skriver inn den nye oppdaterte verdien i kolonnen Ny verdi. Du bruker sannsynligvis bare denne versjonen av vinduet Juster mengde/verdi på hånden hvis du bruker en verdivurderingsmetode for lavere kostnader eller markedsbeholdning.

For eksempel lar både finansielle regnskapsstandarder og skatteregnskapsregler deg merke ned beholdningen din til den laveste av den opprinnelige kostnaden eller dens virkelige markedsverdi. Hvis du gjør dette, angir du den nye beholdningsverdien i kolonnen Ny verdi.

I hovedsak betyr det å bruke metoden for evaluering av lavere kostnader eller markedsbeholdning bare at du gjør som den sier. Du holder beholdningen verdsatt til den opprinnelige kostnaden eller, hvis verdien er mindre enn den opprinnelige kostnaden, til den nye verdien. Å vurdere verdien av inventaret ditt er selvsagt litt vanskelig. Men hvis du har spørsmål, kan du spørre din CPA om hjelp.

En ting å huske på er imidlertid at du ikke kan endre regnskapsmetodene med vilje uten tillatelse fra Internal Revenue Service. Og å endre beholdningsvurderingsmetoden fra kostpris, for eksempel til lavere kostnad eller marked, er en endring i regnskapsmetode.

Gi en memobeskrivelse.

Hvis du ønsker å beskrive mengde- eller verdijusteringen ytterligere, bruk Memo-boksen til dette formålet. Det kan for eksempel være lurt å referere til arbeidsarkene for fysisk telling, personene som utfører den fysiske tellingen eller dokumentasjonen som forklarer verdsettelsesjusteringen.

Lagre justeringen.

Etter at du har brukt vinduet Juster mengde/verdi tilgjengelig for å beskrive mengdeendringene eller verdiendringene i beholdningen din, klikker du enten Lagre og lukk-knappen eller Lagre og Ny-knappen for å lagre justeringstransaksjonen.

Som du sikkert vet på dette tidspunktet i livet ditt, lagrer Save & Close transaksjonen og lukker vinduet. Lagre og ny lagrer transaksjonen, men lar vinduet stå åpent i tilfelle du ønsker å gjøre flere endringer.