Identifiser startprøvebalansen under installasjonen av QuickBooks 2012

Uansett om du bruker Express Start-versjonen eller Advanced Setup/EasyStep Interview-versjonen av QuickBooks Setup-prosessen, får du faktisk ikke en fullstendig prøvebalanse inn i QuickBooks-selskapsfilen bare ved å "sette opp." Du får bare bankkontoen din, kundefordringer, inventar og leverandørgjeld i QuickBooks.

Likevel må du legge inn all den manglende prøvebalanseinformasjonen i QuickBooks også for å begynne å få gode rapporter ut av QuickBooks og for å bruke QuickBooks til å levere økonomiske data til selvangivelsen.

For å registrere resten av prøvesaldoen din, registrerer du en journalpost. Journalposten registrerer gjenværende prøvesaldobeløp for alle de andre kontoene dine på konverterings- eller startdatoen: andre kontoer enn bankkontoene dine, kundefordringer, leverandørgjeld og inventar.

Som et enkelt eksempel for å vise deg hvordan dette fungerer, anta at du har prøvebalansen vist i følgende tabell.

En prøvebalanse

Vær oppmerksom på at ingen saldo er registrert for en bankkonto, kundefordringer (denne kontoen vises ikke engang i prøvesaldoen) og ingen saldoer er registrert for inventar eller leverandørgjeld (fordi disse kontoene har null saldo på konverteringsdatoen) .

I dette eksempelet er ikke kontantsaldoen en bankkonto, men er faktisk kontanter: en skrivebordsskuff full av brukte sedler med lavt pålydende med ikke-sekvensielle serienumre.

Slik ser vinduet Lag generelle journaloppføringer ut når det registrerer manglende prøvebalanseinformasjon. Etter at denne journalposten er registrert, er prøvesaldoen korrekt fra startdatoen.

Velg kommandoen Firma→ Lag journaloppføring. Når QuickBooks viser vinduet Generelle journalposter, bruker du konto-, debet- og kredittkolonnene for å registrere journalposten.

Skremmer ideen om å lage en journalpost deg? I så fall kan du finne deg selv i litt sylteagurk. Du må bli komfortabel med å jobbe med dobbel bokføring for å sette opp QuickBooks på et annet tidspunkt enn i begynnelsen av året.

Dette betyr, dessverre, at hvis du setter opp QuickBooks en gang i midten av året, må du legge inn en generell journalpost for å fikse det rare som QuickBooks-oppsettet skaper. Hvis du ikke vet hvordan dobbel bokføring fungerer - hvis debet og kreditter ikke er vennene dine - trenger du sannsynligvis å få noens hjelp.