Hvordan utarbeide fakturaer i QuickBooks 2021

Etter at du har fullført alt det foreløpige arbeidet, er det enkelt å utarbeide en faktura med QuickBooks . Hvis det begynner å bli gammelt for deg å klikke på knapper og fylle ut tekstbokser, hopper du over den følgende play-by-play-kommentaren og bare viser vinduet Opprett fakturaer - enten ved å velge Kunder→ Opprett fakturaer eller klikke på fakturaikonet på hjemmesiden. Fyll deretter ut dette vinduet og klikk på Skriv ut-knappen. Hvis du vil ha mer hjelp enn en enkelt setning gir, fortsett å lese for trinnvise instruksjoner.

I de følgende trinnene beskriver jeg hvordan du lager den mest kompliserte og involverte fakturaen som finnes: en produktfaktura. Noen felt i produktfakturaen vises ikke i tjeneste- eller profesjonelle fakturaer, men ikke bekymre deg for om virksomheten din er service- eller profesjonell. Å lage en tjeneste- eller fagfaktura fungerer stort sett på samme måte som å lage en produktfaktura; du fyller bare ut færre felter. Og husk at du starter med trinn 1 og 2 uansett hvilken type faktura du oppretter. Uten videre, her er hvordan du oppretter en faktura:

1. Vis vinduet Opprett fakturaer ved å velge Kunder→Opprett fakturaer.

Vinduet Opprett fakturaer vises, som vist.

2. Velg malen eller fakturaskjemaet du vil bruke fra rullegardinmenyen Mal.

QuickBooks kommer med forhåndsdefinerte fakturaskjematyper, inkludert produkt, profesjonell, service og (avhengig av hvordan du setter opp QuickBooks og hvilken versjon av QuickBooks du bruker) en håndfull andre spesialiserte fakturamaler. Hvilken som vises som standard avhenger av hva du fortalte QuickBooks om virksomheten din under QuickBooks-oppsettet. Du kan også lage din egen tilpassede fakturamal (eller endre en eksisterende).

3. Identifiser kunden og om nødvendig jobben ved å bruke rullegardinmenyen Kunde: Jobb .

Bla gjennom rullegardinmenyen Kunde: Jobb til du ser kunde- eller jobbnavnet du trenger; klikk deretter på den.

4. (Valgfritt) Tilordne en klasse til fakturaen.

Hvis du bruker klasser til å spore utgifter og inntekter, aktiverer du rullegardinmenyen Klasse og velger en passende klasse for fakturaen. For å slå denne hendige måten å kategorisere transaksjoner på eller av (som er overkill for noen virksomheter), velg Rediger → Innstillinger, klikk på Regnskap på venstre side, klikk på kategorien Firmainnstillinger, og velg eller fjern merket for Bruk klassesporing. (Figuren viser ikke klassemenyen.)

Vinduet Opprett fakturaer

5. Oppgi fakturadato.

Trykk Tab flere ganger for å flytte markøren til tekstboksen Dato. Skriv deretter inn riktig dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan også bruke følgende hemmelige koder for å endre datoen:

• • Trykk på + (plusssymbolet) for å flytte datoen én dag frem.
  • Trykk på – (minussymbolet) for å flytte datoen én dag tilbake.
  • Trykk på T for å endre datoen til dagens dato (som spesifisert av systemtiden som datamaskinens interne klokke gir).
  • Trykk på M for å endre datoen til den første dagen i måneden (fordi M er den første bokstaven i ordet måned ).
  • Trykk på H for å endre datoen til den siste dagen i måneden (fordi H er den siste bokstaven i ordet måned ).
  • Trykk på Y for å endre datoen til den første dagen i året (fordi, som du sikkert kan gjette, er Y den første bokstaven i ordet år ).
  • Trykk R for å endre datoen til siste dag i året (fordi R er siste bokstav i ordet år ).

Du kan også klikke på knappen til høyre i datofeltet for å vise en liten kalender. For å velge en dato fra kalenderen klikker du bare på datoen du ønsker. Klikk på pilene øverst til venstre og øverst til høyre i kalenderen for å vise forrige eller neste måned.

6. (Valgfritt) Skriv inn et fakturanummer i tekstboksen Faktura #.

QuickBooks foreslår et fakturanummer ved å legge til 1 til det siste fakturanummeret du brukte. Du kan godta dette tillegget eller, hvis du trenger å ha det på din måte, gå til tekstboksen Faktura # og endre nummeret til det du vil.

7. Fiks regningen til adressen, om nødvendig.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten. Du kan endre adressen for fakturaen ved å erstatte en del av den vanlige faktureringsadressen. Du kan for eksempel sette inn en annen linje som sier Attention: William Bobbins , hvis det er navnet på personen som fakturaen skal gå til.

8. Reparer Send til-adressen, om nødvendig.

Jeg føler meg som en knust rekord, men her er avtalen: QuickBooks henter også leveringsadressen fra kundelisten. Så hvis leveringsadressen har noe uvanlig ved seg for bare denne ene fakturaen, kan du endre adressen ved å erstatte eller legge til informasjon i Send til adresseblokken. Merk at QuickBooks vil holde styr på hver av leveringsadressene du bruker for en kunde, så hvis du brukte en leveringsadresse før, kan du kanskje velge den fra Send til-rullegardinmenyen.

9. (Valgfritt . . slags) Oppgi innkjøpsordrenummeret i tekstboksen PO-nummer.

Hvis kunden utsteder innkjøpsordrer (PO), skriv inn nummeret på innkjøpsordren som autoriserer dette kjøpet. (Bare for ordens skyld , PO uttales pis -oh, ikke poh eller poo. )

10. Spesifiser betalingsbetingelsene ved å velge et alternativ fra rullegardinmenyen Vilkår.

11. (Valgfritt) Gi salgsrepresentanten et navn.

Rep står ikke for omdømme, så ikke legg tre bokstavers redaksjonelle kommentarer her (selv om jeg gjerne vil se hva du kan gjøre med tre bokstaver). Hvis du ønsker å spore salg av salgsrepresentant, bruk Rep-rullegardinmenyen. Bare aktiver menyen ved å klikke på pilen og velg et navn. Salgsrepresentanter kan inkludere ansatte, men de kan også inkludere andre personer som du har skrevet inn i de andre listene dine. For å legge til en selger raskt, velg Legg til ny og bruk deretter de praktiske dialogboksene som QuickBooks viser. For å jobbe med salgsrepresentant-listen, velg Lister→ Kunde- og leverandørprofillister→ Salgsrepresentantliste.

12. Spesifiser leveringsdatoen, hvis det er noe annet enn fakturadatoen.

For å spesifisere datoen, flytt ganske enkelt markøren til tekstboksen Send og skriv inn datoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan flytte markøren ved å trykke Tab eller ved å klikke på tekstboksen.

Et annet raskt poeng: Husker du alle de hemmelige kodene som jeg snakker om i trinn 5 for å endre fakturadatoen? De jobber også for å endre leveringsdatoen.

13. Spesifiser fraktmetoden.

Du kan sikkert gjette hvordan du spesifiserer fraktmetoden, men parallell struktur og en tvangsmessig personlighet tvinger meg til å fortsette. Så, for å spesifisere forsendelsesmetoden, flytt markøren til rullegardinmenyen Via og velg deretter en forsendelsesmetode fra den.

Du kan forresten legge til nye fraktmetoder i menyen ved å velge Legg til ny og deretter fylle ut den søte lille dialogboksen som QuickBooks viser. Å sette opp nye forsendelsesmetoder er veldig, veldig enkelt.

14. Spesifiser FOB-punktet ved å bruke FOB-tekstboksen.

FOB står gratis om bord. FOB-punktet er viktigere enn det først ser ut til – i hvert fall i forretningsmessig forstand – fordi FOB-punktet bestemmer når eiendomsoverdragelsen skjer, hvem som betaler frakt og hvem som bærer risikoen for skade på godset under frakt.

Dersom en forsendelse er gratis om bord ved utsendelsesstedet, overgår eiendomsretten til varene som selges til kjøperen så snart varene forlater selgers utskipningsbrygge. (Husk at du er selgeren.) I dette tilfellet betaler kjøperen frakten og bærer risikoen for fraktskader. Du kan spesifisere FOB-fraktstedet som FOB-fraktsted eller som navnet på byen. Hvis forsendelsesstedet er Seattle, for eksempel, er FOB Seattle det samme som FOB Shipping Point. De fleste varer sendes som FOB Shipping Point, forresten.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på destinasjonspunktet , overføres eierskapet til varene som selges til kjøperen så snart varene ankommer kjøperens forsendelsesbrygge. Selger betaler frakten og bærer risikoen for fraktskader. Du kan spesifisere FOB-destinasjonspunktet som FOB-destinasjonspunkt eller som navnet på byen. Hvis destinasjonspunktet er Omaha, for eksempel, er FOB Omaha det samme som FOB-destinasjonspunktet.

15. Skriv inn hver vare du selger.

Flytt markøren til den første raden i listeboksen Antall/varekode/beskrivelse/pris hver/beløp/avgift. (Ok, jeg vet at det ikke er et veldig godt navn for det, men du skjønner hva jeg mener, ikke sant?) Du må begynne å fylle ut linjeelementene som står på fakturaen. Etter at du har flyttet markøren til en rad i listeboksen, gjør QuickBooks feltet Varekode om til en rullegardinmeny. Aktiver rullegardinmenyen Varekode i den første tomme raden i listeboksen, og velg deretter elementet.

Når du velger varen, fyller QuickBooks ut tekstboksene Beskrivelse og pris hver med hvilken salgsbeskrivelse og salgspris du har angitt i varelisten. (Du kan redigere informasjonen for denne spesifikke fakturaen hvis du trenger det.) Skriv inn antall solgte varer i tekstboksen Antall. (Etter at du har skrevet inn dette tallet, beregner QuickBooks beløpet ved å multiplisere Antall med Pris hver.) Hvis du trenger andre varer på fakturaen, bruk de gjenværende tomme radene i listeboksen for å angi hver enkelt. Hvis du merket av for Avgiftspliktig når du la til varen i Varelisten, vises ordet Avgift i Avgift-kolonnen for å indikere at varen vil bli avgiftsbelagt. Hvis varen ikke er avgiftspliktig (eller du føler for å være en skatteunndrager uten god grunn), klikker du på Avgift-kolonnen og velger Ikke.

Du kan legge inn så mange varer på en faktura du vil. Hvis du ikke har nok plass på en enkelt side, legger QuickBooks til så mange sider som nødvendig på fakturaen. Informasjon om fakturasummen kommer selvfølgelig bare på siste side.

Klikk på Legg til tid/kostnader-knappen på båndet øverst i skjemaet for å vise dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader. Bruk denne dialogboksen til å velge kostnader som du har tildelt kunden eller jobben. Bruk kategorien Artikler for å velge varer som er kjøpt for jobben. Bruk kategorien Utgifter til å velge utgifter som kan refunderes og angi oppslagsinformasjon. Bruk Tid-fanen for å velge fakturerbar tid registrert av Timer-programmet, Ukentlig Timeliste eller Time/Enter Single Activity-vinduet.

16. Skriv inn eventuelle spesielle elementer som fakturaen skal inneholde.

Hvis du ikke har jobbet mye med QuickBooks-varefilen, aner du ikke hva jeg snakker om.

For å beskrive noen av spesialelementene, aktiver rullegardinmenyen Varekode i neste tomme rad og velg deretter spesialelementet. Etter at QuickBooks har fylt ut tekstboksene Beskrivelse og pris hver, rediger denne informasjonen (om nødvendig). Beskriv hver av de andre spesialelementene - delsummer, rabatter, frakt og så videre - som du spesifiserer på fakturaen ved å fylle ut de tomme radene i listeboksen.

Hvis du ønsker å inkludere en rabattvare og få den til å gjelde flere varer, må du feste en Subtotalvare på fakturaen etter varelageret eller andre varer du ønsker å rabattere. Deretter stikker du en rabattvare rett etter delsummen. QuickBooks beregner rabatten som en prosentandel av delsummen.

17. (Valgfritt) Legg til en kundemelding.

Klikk på Kundemelding-boksen, aktiver rullegardinmenyen og velg en smart kundemelding. For å legge til kundemeldinger til kundemeldingsmenyen, velg alternativet Legg til ny og fyll deretter ut dialogboksen som QuickBooks viser. Klikk OK når du er ferdig.

18. Angi merverdiavgiften.

Hvis du spesifiserte en skattesats i kundelisten, bruker QuickBooks den som standard. Hvis det ikke er riktig, flytt markøren til Avgiftslisteboksen, aktiver rullegardinmenyen og velg riktig omsetningsavgift.

19. (Virkelig valgfritt) Legg til et notat.

Du kan legge til en notatbeskrivelse på fakturaen hvis du ønsker det. Dette notatet skrives ikke ut på fakturaer – bare i kundeerklæringen. Memobeskrivelser gir deg en måte å lagre informasjon knyttet til en faktura med den fakturaen. Figuren viser et utfylt Opprett faktura-vindu.

Et fullført Opprett faktura-vindu

20. Hvis du vil utsette utskriften av denne fakturaen, merker du av for Skriv ut senere som vises på båndet med knapper og bokser over hoveddelen av vinduet Opprett fakturaer.

21. Lagre fakturaen ved å klikke på Lagre & Ny-knappen eller Lagre og lukk-knappen nederst i vinduet.

QuickBooks lagrer fakturaen som er på skjermen. Hvis du klikker Lagre og ny, viser QuickBooks et tomt Opprett faktura-vindu slik at du kan opprette en annen faktura.

Du kan bla frem og tilbake gjennom fakturaer du opprettet tidligere ved å klikke på Neste og Forrige-knappene (som ser ut som venstre og høyre piler).

Historikk-panelet som vises langs høyre kant av Opprett fakturaer-vinduet har to faner som er nyttige når du oppretter fakturaer. Kunde-fanen (vist i den foregående figuren) gir oppsummeringsinformasjon på høyt nivå om kunden. Transaksjonsfanen (ikke vist) gir mer detaljert informasjon om kundens aktivitet og knapper du kan klikke for å se nærmere på detaljene.

Når du er ferdig med å lage fakturaer, kan du klikke på fakturaskjemaets Lagre og lukk-knapp eller trykke på Esc-tasten.