Hvordan utarbeide en kredittnota i QuickBooks 2021

Kredittnotaer kan være nyttige måter å fikse datainntastingsfeil som du ikke fant eller korrigerte tidligere. Kredittnotaer er også nyttige måter å håndtere ting som kunderetur og refusjon. Hvis du har utarbeidet en faktura eller to i tide, vil du oppdage at det er mye enklere å utarbeide en QuickBooks- kreditnota enn å bruke gammeldagse metoder.

De følgende trinnene beskriver hvordan du lager den mest kompliserte og involverte typen kreditnota: en produktkreditnota. Å lage en tjeneste eller en profesjonell kredittnota fungerer imidlertid stort sett på samme måte. Du fyller bare ut færre felter.

Følg disse trinnene for å opprette en produktkreditnota:

1. Velg Kunder→Opprett kredittnotaer/refusjoner eller klikk på ikonet for refusjoner og kreditter i kundedelen på hjemmesiden for å vise vinduet Opprett kredittnotaer/refusjoner (som vist).

Vinduet Opprett kreditnotaer/refusjoner

2. Identifiser kunden og eventuelt jobben i rullegardinmenyen Kunde: Jobb.

Du kan velge kunden eller jobben fra listen ved å klikke på den.

3. (Valgfritt) Spesifiser en klasse for kreditnotaen.

Hvis du bruker klasser til å kategorisere transaksjoner, aktiverer du rullegardinmenyen Klasse og velger riktig klasse for kreditnotaen.

4. Dater kreditnotaen (selv om det er valgfritt å gå jevnt).

Trykk Tab for å flytte markøren til tekstboksen Dato. Skriv deretter inn riktig dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ.

5. (Valgfritt) Angi et kreditnotanummer.

QuickBooks foreslår et kreditnotanummer ved å legge til 1 til det siste kreditnotanummeret du brukte. Du kan godta nummeret eller fanen til tekstboksen Kredittnr. for å endre nummeret til det du ønsker.

6. Korriger kundeadressen om nødvendig.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten. Du kan endre adressen for kreditnotaen ved å erstatte en del av den vanlige faktureringsadressen. Vanligvis bør du bruke samme adresse for kreditnotaen som du bruker for den eller de originale fakturaene.

7. (Valgfritt . . slags) Oppgi PO-nummeret.

Hvis kreditnotaen justerer den totale gjenværende saldoen på en kundeinnkjøpsordre, bør du sannsynligvis skrive inn nummeret på innkjøpsordre i tekstboksen PO-nr.

Her er min logikk på dette forslaget, for de leserne som bryr seg: Hvis du fakturerte kunden din $1000 på PO-nr. 1984, som godkjenner et $1000-kjøp, brukte du opp hele PO - i det minste i henhold til kundens kreditoransvarlig, som behandler dine fakturaer. Hvis du sørger for at en kreditnota på $1000 er identifisert som relatert til PO nr. 1984, frigjør du i hovedsak kjøpssaldoen på $1000, noe som kan bety at du kan bruke, eller fakturere, PO igjen.

8. Hvis kunden returnerer varer, beskriv hver vare.

Flytt markøren til den første raden i tekstboksen Vare/Beskrivelse/Antall/sats/Beløp/avgift. I den første tomme raden i boksen aktiverer du rullegardinmenyen Element og velger deretter elementet. QuickBooks fyller ut tekstboksene Beskrivelse og Pris med hvilken salgsbeskrivelse og salgspris du har angitt i varelisten. (Du kan redigere denne informasjonen hvis du vil, men det er ikke nødvendig.) Skriv inn antall varer som kunden returnerer (eller ikke betaler for) i tekstboksen Antall. (Etter at du har skrevet inn dette tallet, beregner QuickBooks beløpet ved å multiplisere antall med pris.) Skriv inn hver vare som kunden returnerer ved å fylle ut de tomme radene i listeboksen.

Når det gjelder inventarvarer, antar QuickBooks at varene du viser på en kreditnota returneres til inventaret. Du vil justere det fysiske antallet beholdninger hvis usolgte varer returneres.

Som med fakturaer kan du legge inn så mange varer i en kreditnota du vil. Hvis du ikke har nok plass på en enkelt side, fortsetter QuickBooks å legge til sider i kreditnotaen til du er ferdig. Den totale informasjonen går selvfølgelig på siste side.

9. Beskriv eventuelle spesielle elementer som kreditnotaen skal inneholde.

Hvis du ønsker å utstede en kreditnota for andre varer som vises på den originale fakturaen - frakt, rabatter, andre gebyrer og så videre - legg til beskrivelser av hver vare i varelisten.

For å legge til beskrivelser av disse elementene, aktiver rullegardinmenyen Element i neste tomme rad og velg deretter spesialelementet. (Du aktiverer listen ved å klikke på feltet for å gjøre det om til en rullegardinmeny og deretter klikke på feltets nedoverpil for å få tilgang til menyen.) Etter at QuickBooks har fylt ut tekstboksene Beskrivelse og Vurder, rediger denne informasjonen (om nødvendig). Skriv inn hver spesialvare – delsum, rabatt, frakt og så videre – som du spesifiserer i kreditnotaen.

Hvis du vil inkludere en rabattvare, må du sette inn en deltotalvare i kreditnotaen etter varelageret eller andre varer som du har rabattert. Deretter stikker du en rabattvare rett etter delsummen. Når du gjør dette, beregner QuickBooks rabatten som en prosentandel av delsummen.

10. (Valgfritt) Legg til en kundemelding.

Aktiver rullegardinmenyen Kundemelding, og velg en smart kundemelding.

11. Angi merverdiavgiften.

Flytt markøren til Avgift-listeboksen, aktiver rullegardinmenyen, og velg deretter riktig omsetningsavgift.

12. (Valgfritt, men en veldig god idé) Legg til et notat.

Du kan bruke notattekstboksen til å legge til en notatbeskrivelse i kreditnotaen. Du kan bruke denne beskrivelsen til å forklare årsakene dine til å utstede kreditnotaen og for å krysshenvise den eller de originale fakturaene, for eksempel. Merk at Memo-feltet skrives ut i kundeerklæringen.

13. Hvis du vil utsette utskriften av denne kreditnotaen, merker du av for Skriv ut senere.

Jeg vil utsette å snakke om hva det å velge avmerkingsboksen Skriv ut senere gjør til jeg er ferdig med diskusjonen om opprettelse av kreditnotaer. Dekning av utskrift av fakturaer og kreditnotaer kommer opp i et senere avsnitt.

14. Lagre kreditnotaen.

For å lagre en utfylt kreditnota, klikk enten på Lagre og ny eller Lagre og lukk. QuickBooks viser en dialogboks som spør hva du vil gjøre med kreditnotaen: Behold kreditten, gi en refusjon eller bruk kreditten på en faktura. Gjør ditt valg ved å klikke på knappen som tilsvarer det du vil gjøre. Hvis du velger Bruk på faktura, ber QuickBooks om litt tilleggsinformasjon. QuickBooks lagrer kreditnotaen som er på skjermen, og hvis du klikket på Lagre og ny, vises et tomt Opprett kreditnotaer/refusjonsvindu slik at du kan opprette en ny kreditnota. (Merk at du kan bla frem og tilbake gjennom kreditnotaer som du opprettet tidligere ved å klikke på Neste og Forrige-knappene.) Når du er ferdig med å lage kreditnotaer, kan du klikke på Lukk-knappen i kreditnotaskjemaet.

Hvis du angir at du vil skrive ut en refusjonssjekk, viser QuickBooks vinduet Skriv sjekker og fyller automatisk ut sjekken, og kobler den til notatet.