Hvordan utarbeide en faktura i QuickBooks Online

Du legger inn fakturaer i QBO for å informere kunder om at de skylder deg penger for varer du solgte dem eller tjenester du utførte for dem. I QBO kan du utarbeide fakturaer og sende dem via e-post eller ved å bruke US Postal Service.

Når du utarbeider en faktura, inkluderer du informasjon om hva du selger til kunden ved å inkludere varer på fakturaen. Du oppretter varer for både tjenester og produkter ved å bruke listen over produkter og tjenester. Følg disse trinnene for å legge inn en faktura:

Velg Transaksjoner→ Salg for å vise Salgstransaksjoner-siden.

Klikk på Ny transaksjon-knappen, og klikk på Faktura fra listen som vises.

QBO viser fakturavinduet som vises her.

Overskriften og detaljdelen av fakturavinduet.

Velg en kunde.

QBO viser kundens postadresse, betalingsbetingelser, fakturadato, forfallsdato og alternativet Send senere. Figuren viser også et Crew #-felt som vises fordi fakturaen ble tilpasset.

Hvis en rute vises på høyre side, viser den transaksjoner du kanskje vil koble til fakturaen du oppretter.

Dobbeltsjekk Fakturadato, Forfallsdato og Vilkår, og velg et passende valg i avmerkingsboksen Send senere.

Hvis du ønsker å sende fakturaer via e-post, kan du sette opp dine preferanser i Firmainnstillinger; klikk på tannhjulikonet ved siden av firmanavnet og velg Firmainnstillinger.

Fyll inn produktene og tjenestene kunden kjøper:

Klikk i kolonnen Produkt/tjeneste og velg en passende vare for fakturaen du oppretter.

Du kan skrive inn tegn i Produkt/Service-kolonnen og QBO vil hjelpe deg med å finne varen.

Du kan eventuelt redigere beskrivelseskolonnen for det valgte elementet.

Bruk kolonnene Antall, Pris og Mengde for å angi mengden av den valgte varen du selger, prisen du belaster for hver vare og beløpet kunden skal betale. Når du oppgir to av verdiene for antall, rate og beløp, beregner QuickBooks den tredje verdien.

Hvis det er aktuelt, merk av for Skatt.

Gjenta trinn a til d for å legge til flere varer på fakturaen.

Du kan bla nedover i fakturavinduet, som vist her, og velge en merverdiavgiftssats og eventuelt rabattbeløp eller prosent.

Bruk bunnen av fakturavinduet til å håndtere merverdiavgift, rabattinformasjon, meldinger og vedlegg.

Du ser alternativet Salgsavgiftssats på fakturaer bare hvis du har slått på salgsavgiftsfunksjonen ved å velge Omsetningsavgift→ Konfigurer omsetningsavgiftssatser.

Du kan også bruke rabatt på fakturaen hvis du har slått på bedriftspreferansen for å vise Rabatt-boksen; skriv en melding til kunden; skriv informasjon i Statement Memo-boksen, som QBO overfører direkte til en hvilken som helst uttalelse du oppretter i fremtiden; og legg ved et elektronisk dokument til fakturaen.

Hvis du i dialogboksen Firmainnstillinger slår på innstillingen for å vise innskuddsboksen nederst på fakturaen, kan du bruke den til å redusere fakturabeløpet med innskuddsbeløpet som betales av kunden.

Du kan kontrollere om rabatten er en rabatt før skatt eller etter skatt ved å klikke på bryteren som vises til venstre for boksene for Rabatt og omsetningsavgift. Ved å klikke på bryteren bytter du posisjonen til de to boksene; når rabattboksen vises på toppen, er rabatten før skatt.

For å legge ved et elektronisk dokument til fakturaen, klikk i Vedlegg-boksen og naviger til dokumentet eller dra og slipp den elektroniske kopien i Vedlegg-boksen.

Nederst i vinduet kan du

• Avbryt fakturaen eller tøm vinduet og start på nytt.

• Klikk på Skriv ut eller Forhåndsvis for å skrive ut eller forhåndsvise fakturaen.

• Klikk Gjentakende for å sette opp fakturaen som en gjentakende faktura du har tenkt å sende i henhold til en tidsplan du angir.

• Klikk på Tilpass for å tilpasse fakturaskjemaet.

• Klikk på Lagre for å tildele et fakturanummer og lagre fakturaen i QBO.

• Klikk på Lagre og send for å tilordne et fakturanummer, lagre fakturaen og sende en kopi på e-post til kunden.

Et vindu vises der du kan skrive en e-postmelding og se en forhåndsvisning av fakturaen. Etter at du har sendt fakturaen, vises e-postinformasjonen om klokkeslett og dato i overskriften.

Du kan klikke på pilen ved siden av Lagre og send og deretter velge Lagre og Ny for å lagre fakturaen og starte en ny, eller velge Lagre og lukk for å lagre fakturaen og lukke fakturavinduet. Alternativet du velger vil vises neste gang du viser fakturavinduet. Faktisk, i et hvilket som helst transaksjonsvindu, vises valget du gjør neste gang du åpner vinduet.