Hvordan utarbeide en faktura i QuickBooks 2016

Etter at du har fullført alt det foreløpige arbeidet, er det enkelt å utarbeide en faktura med QuickBooks 2016. Uten videre, her er hvordan du oppretter en faktura:

Vis vinduet Opprett fakturaer ved å velge Kunder → Opprett fakturaer.

Vinduet Opprett fakturaer vises.

Vinduet Opprett fakturaer.

Velg malen eller fakturaskjemaet du vil bruke fra rullegardinlisten Mal i øvre høyre hjørne.

Hvilken som vises som standard avhenger av hva du fortalte QuickBooks om virksomheten din under QuickBooks-oppsettet. Du kan også lage din egen.

Identifiser kunden og eventuelt jobben ved å bruke rullegardinlisten Kunde:Jobb.

Rull gjennom rullegardinlisten Customer:Job til du ser kunden eller jobbnavnet du trenger; klikk deretter på den.

(Valgfritt) Tilordne en klasse til fakturaen.

Hvis du bruker klasser for å spore utgifter og inntekter, aktiverer du rullegardinlisten Klasse og velger en passende klasse for fakturaen. For å slå denne hendige måten å kategorisere transaksjoner på eller av, velg Rediger → Innstillinger, klikk på Regnskap til venstre, klikk på kategorien Firmainnstillinger og velg eller fjern merket for Bruk klassesporing.

Oppgi fakturadato.

Trykk Tab flere ganger for å flytte markøren til tekstboksen Dato. Skriv deretter inn riktig dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan også bruke følgende hemmelige koder for å endre datoen:

• Trykk på + (plusssymbolet) for å flytte datoen én dag frem.

• Trykk på – (minussymbolet) for å flytte datoen én dag tilbake.

• Trykk på T for å endre datoen til dagens dato.

• Trykk på M for å endre datoen til den første dagen i måneden.

• Trykk på H for å endre datoen til den siste dagen i måneden.

• Trykk på Y for å endre datoen til den første dagen i året.

• Trykk på R for å endre datoen til den siste dagen i året.

Du kan også klikke på knappen på høyre side av Dato-feltet for å vise en liten kalender. For å velge en dato fra kalenderen klikker du bare på datoen du ønsker.

(Valgfritt) Skriv inn et fakturanummer i tekstboksen Faktura #.

Fiks regningen til adressen, om nødvendig.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten.

Fiks Send til-adressen om nødvendig.

QuickBooks henter også leveringsadressen fra kundelisten.

(Valgfritt … slags) Oppgi innkjøpsordrenummeret i tekstboksen PO-nummer.

Hvis kunden utsteder innkjøpsordrer (PO), skriv inn nummeret på innkjøpsordren som autoriserer dette kjøpet.

Spesifiser betalingsvilkårene ved å velge et alternativ fra rullegardinlisten Vilkår.

(Valgfritt) Gi salgsrepresentanten et navn.

Hvis du ønsker å spore salg av salgsrepresentant, bruk Rep-rullegardinlisten. For raskt å legge til en salgsrepresentant, velg Legg til ny og bruk deretter de praktiske dialogboksene som QuickBooks viser. For å jobbe med salgsrepresentant-listen, velg Lister → Kunde- og leverandørprofillister → Salgsrepresentantliste.

Spesifiser leveringsdatoen hvis det er noe annet enn fakturadatoen.

Spesifiser fraktmetoden.

Spesifiser FOB-punktet ved å bruke FOB-tekstboksen.

FOB står for free-on-board. FOB-punktet er viktigere enn det først ser ut til fordi FOB-punktet bestemmer når eiendomsoverdragelsen skjer, hvem som betaler frakt, og hvem som bærer risikoen for skade på godset under frakt.

Hvis en forsendelse er gratis om bord ved forsendelsesstedet, overføres eierskapet til varene som selges til kjøperen så snart varene forlater selgers forsendelsesbrygge. I dette tilfellet betaler kjøperen frakten og bærer risikoen for fraktskader.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på destinasjonspunktet, overføres eierskapet til varene som selges til kjøperen så snart varene ankommer kjøperens forsendelsesbrygge. Selger betaler frakten og bærer risikoen for fraktskader.

Skriv inn hver vare du selger.

Flytt markøren til den første raden i listeboksen Antall/varekode/beskrivelse/pris hver/beløp/avgift. Etter at du har flyttet markøren til en rad i listeboksen, gjør QuickBooks feltet Varekode til en rullegardinliste. Aktiver rullegardinlisten Varekode for den første tomme raden i listeboksen, og velg deretter elementet.

Hvis du trenger andre elementer på fakturaen, bruk de resterende tomme radene i listeboksen for å angi hver enkelt.

Skriv inn eventuelle spesielle elementer som fakturaen skal inneholde.

For å beskrive noen av spesialelementene, aktiver rullegardinlisten Varekode i neste tomme rad og velg deretter spesialelementet.

Hvis du ønsker å inkludere en rabattvare og få den til å gjelde flere varer, må du feste en Subtotal-vare på fakturaen etter varelageret eller andre varer du ønsker å rabattere. Deretter stikker du en rabattvare rett etter delsummen. QuickBooks beregner rabatten som en prosentandel av delsummen.

(Valgfritt) Legg til en kundemelding.

Klikk i Kundemelding-boksen, aktiver rullegardinlisten, og velg en smart kundemelding. For å legge til kundemeldinger i kundemeldingslisten, velg alternativet Legg til ny og fyll deretter ut dialogboksen som QuickBooks viser.

Spesifiser omsetningsavgiften.

Hvis det ikke er riktig, flytter du markøren til Avgiftslisteboksen, aktiverer rullegardinlisten og velger riktig omsetningsavgift.

(Virkelig valgfritt) Legg til et notat.

Du kan legge til en notatbeskrivelse på fakturaen hvis du ønsker det. Dette notatet skrives ikke ut på fakturaer – bare på kundeerklæringen.

Et fullført Opprett faktura-vindu.

Hvis du vil utsette utskriften av denne fakturaen, merker du av for Skriv ut senere som vises med båndet av knapper og bokser over hoveddelen av vinduet Opprett fakturaer.

Lagre fakturaen ved å klikke på Lagre og Ny-knappen eller Lagre og lukk-knappen nederst i vinduet.

QuickBooks lagrer fakturaen som er på skjermen.