Hvordan spore kjøretøyets kjørelengde i QuickBooks 2020

QuickBooks leverer en kjørelengdesporing for forretningskjøretøy som du kan bruke til å spore og måle bedriftens kjørelengde. Som du kanskje allerede vet, må du vite både de totale milene dine og forretningsmilene dine for nøyaktig å trekke fra kjøretøyutgifter på selvangivelsen. (Hvis du ikke er sikker på hvordan dette fungerer, ta kontakt med skatterådgiveren din.)

Identifisere kjøretøyene dine

Ved lov er du pålagt å spore kjørelengden din med kjøretøy. QuickBooks 2020 gir følgelig en kjøretøyliste. Følg disse trinnene for å legge til elementer i kjøretøylisten:

Velg Lister → Kunde- og leverandørprofillister → Kjøretøyliste.

Vinduet Kjøretøyliste

QuickBooks viser vinduet Vehicle List, som vist. Til å begynne med, fordi du ennå ikke har lagt til noen kjøretøy, viser listen ingen aktiva.

Klikk på Kjøretøy-knappen (nederst til venstre), og velg Ny fra rullegardinmenyen som QuickBooks viser.

Nytt kjøretøy-vinduet

QuickBooks viser vinduet Nytt kjøretøy.

Skriv inn et navn for kjøretøyet i tekstboksen Kjøretøy, og skriv inn en beskrivelse av kjøretøyet i tekstboksen Beskrivelse.

Identifiser kjøretøyet etter merke og kanskje produksjonsår. Jeg antar at hvis du har en flåte med biler eller lastebiler, kan det være lurt å oppgi mer identifiserende informasjon enn dette.

Lagre kjøretøybeskrivelsen ved å klikke OK.

Registrering av kjøretøymil

Etter at du har lagt til forretningskjøretøyene dine i kjøretøylisten, registrerer du hver tur ved å bruke vinduet Angi kjørelengde. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

Velg Firma → Angi kjørelengde.

Vinduet Angi kjøretøyets kjørelengde

QuickBooks viser vinduet Enter Vehicle Mileage.

Fra rullegardinmenyen Kjøretøy velger du kjøretøyet du tok turen i.

Oppgi start- og sluttdatoene for turen.

Skriv inn startdatoen for reisen i feltet Reisestartdato og sluttdatoen for reisen i feltet Reisesluttdato. Merk at du kan klikke på de små kalenderknappene til høyre i disse to tekstboksene for å vise QuickBooks popup-kalender.

Angi startlengden til kilometertelleren i feltet Kilometerteller Start og sluttlengden til kilometertelleren i feltet Slutt på kilometertelleren.

Etter at du har angitt de to kilometeravlesningene, beregner QuickBooks de totale reisemilene.

(Valgfritt) Identifiser kunden og jobben.

Hvis turens miles skal faktureres til eller assosieres med en bestemt kunde eller jobb, velg kunden eller jobben fra Kunde:Jobb-rullegardinmenyen.

(Valgfritt) Knytt reisemilene til en bestemt fakturavare.

Hvis du fakturerer reisemilene på en vare, velger du fakturaelementet som skal brukes fra rullegardinmenyen Vare.

Gi ytterligere informasjon etter behov.

Bruk Merknader-tekstboksen til å samle inn eller lagre eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig for registrering av kjøretøyets kjørelengde.

Lagre reiseinformasjonen ved å klikke på Lagre og lukk-knappen.

Bruke kjøretøyrapportene

Hvis du klikker på Rapporter-knappen nederst i kjøretøylistevinduet, viser QuickBooks en rullegardinmeny som viser fire kjørelengderapporter: Kjørelengde etter kjøretøysammendrag, Kjørelengde etter kjøretøydetalj, Kjørelengde etter jobbsammendrag og Kjørelengde etter jobbdetalj.

Du kan få tilgang til en annen meny med kommandoer som produserer de samme rapportene ved å klikke på Kjørelengderapporter-knappen som vises øverst i vinduet Enter Vehicle Mileage.

Velg en av rapportene fra en av disse menyene for å lage en bestemt kjørelengderapport.

Oppdatering av kjørelengder for kjøretøy

Hvis du klikker på Kilometerpriser-knappen øverst i vinduet Enter Vehicle Mileage, viser QuickBooks dialogboksen Kilometerpriser. Dialogboksen Kilometerpriser viser kjørelengdesatser for Internal Revenue Service (IRS) og deres effektive datoer. Du kan angi en ny kjørelengdesats ved å klikke på den neste åpne raden i kjørelengdeoversikten og deretter angi ikrafttredelsesdatoen i Ikrafttredelsesdato-kolonnen og standardsatsen i Sats-kolonnen. Du kan finne gjeldende års bedriftslengde på IRS-nettstedet .

Dialogboksen Kilometerpriser

Merk: I 2019 tilsvarte standard kjørelengde 58 cent per mil, men skattemyndighetene oppdaterer vanligvis dette tallet en gang og noen ganger to ganger i året. Så du vil se etter kursen som er gjeldende når du gjør beregningene dine. Med andre ord, ikke bruk en av de gamle, utdaterte standard kilometertakstene. Vær så snill.