Hvordan slå på QuickBooks Online Payroll

QuickBooks Online Payroll (QBOP) bruker en veiviser for å lede deg gjennom lønnsoppsettprosessen. Du starter med å først slå på lønn i QBO. Deretter leder veiviseren deg gjennom å sette opp bedriften din slik at du kan betale dine ansatte.

Merk at du kan klikke på Legg til en ansatt for å sette opp ansatte uten å slå på lønn. Du vil kunne legge inn lønn senere, tilbake så langt som datoen du startet lønnsabonnementet. Vær også oppmerksom på at du ikke sparer penger ved å ikke slå på lønn umiddelbart. Du vil bli belastet for abonnementet ditt fra det tidspunktet du registrerer deg for tjenesten minus eventuell prøvetid selv om du ikke betaler noen ansatte. Planlegg å sette opp lønn så snart du abonnerer, slik at du ikke bruker måneder på å betale for et abonnement du ikke bruker.

Slår på QBOP.

Klikk på Ansatte-koblingen i navigasjonslinjen, og klikk deretter på Kom i gang-knappen.

Lønnsveiviseren starter. På den første siden velger du lønnsfunksjoner som er viktige for deg slik at QBO kan hjelpe deg med å velge riktig lønnsplan for deg. Så snart du velger Automatiske skatteberegninger, tilbyr QBO deg to alternativer for lønn:

• Jeg ønsker å gjøre lønn selv
• Jeg vil ha lønn gjort for meg

Hvis du blar nedover siden, viser QBO deg en sammenligning av funksjonene i de to forskjellige tjenestene. Velg Prøv nå-knappen i I Want to Do Payroll Myself-alternativet - og hvis du vil bruke QBOP, bør du også velge dette alternativet.

QBO viser Ansatte-siden på nytt, og forteller deg at du har registrert deg for QBOP. Klikk på Get Set Up-knappen for å starte lønnsoppsettsprosessen.

På den første siden av Gjør deg klar for lønnsveiviseren viser QBO informasjonen du ga da du først satte opp firmaet ditt. Dobbeltsjekk informasjonen og klikk på Fortsett-knappen i nedre høyre hjørne av skjermen.

På neste skjermbilde av veiviseren angir du om du har betalt ansatte i løpet av inneværende år eller om du er i ferd med å begynne å betale ansatte for første gang.

Hvis du indikerer at du tidligere har utført lønn og nå bytter til QBOP, viser veiviseren to tilleggsspørsmål som du kan svare på. Svar på spørsmålene og klikk på Fortsett-knappen nederst til høyre på skjermen. Hvis du angir at du ikke tidligere har betalt ansatte, vises ingen flere spørsmål, så du kan bare klikke på Fortsett i nedre høyre hjørne av skjermen.

Angi om du tidligere har betalt ansatte i løpet av inneværende år.

Instruksjonene som følger forutsetter at du ikke tidligere har betalt noen ansatte. Hvis du har brukt QuickBooks for Windows Desktop for å forberede lønn, kan du legge inn lønnshistorikkinformasjon for hver ansatt og hver lønnsliste ved å bruke informasjonen du finner i Lønnssammendragsrapporten fra QuickBooks Desktop-programmet.

Neste side i veiviseren spør om du har samlet inn utfylte W-4-skjemaer fra dine ansatte. W-4-skjemaer er Internal Revenue Services skjema som ansatte fyller ut for å spesifisere forskuddstrekk. Hvis du trenger å fylle ut W-4-skjema for en ansatt, kan du klikke på koblingen Trenger W-4-skjemaer i lønnsoppsettveiviseren for å vise og skrive ut eller lagre en PDF-versjon etter at skjemaet er skrevet ut; skjemaet QBO viser er ikke et redigerbart skjema. For et redigerbart skjema som du kan fylle ut med datamaskinen din, besøk IRS-nettstedet og klikk på W-4-koblingen i Skjemaer og puber-delen for å vise redigerbare PDF-skjemaer.

Spesifiser om du har W-4-informasjon fra alle eller de fleste av dine ansatte.

Etter at du har angitt at du har mottatt utfylte W-4-skjemaer fra de ansatte, klikker du på Fortsett. Veiviseren ber deg angi en av dine ansatte. Klikk på Legg til en ansatt for å vise en skjerm som denne.

Gi informasjon til den første ansatte.

Hvis du ikke har skjema W-4 fra den ansatte, kan du invitere den ansatte til å fylle ut informasjonen selv ved hjelp av en sikker portal. Hvis du vil at den ansatte skal oppgi informasjonen, oppgir du den ansattes e-postadresse og klikker på Send e-post. Alternativt, velg Nei, jeg vil selv legge inn informasjonen og fyll ut siden med følgende informasjon:

• Navn
• Leie dato
• Hvor ofte du betaler den ansatte og neste forventet lønnsdato
• Når du oppgir informasjon om lønnsfrekvens, oppretter QBO en lønnsplan som du kan bruke på etterfølgende ansatte du oppretter.
• Beløpet du betaler den ansatte
• Om arbeidstaker har noen fradrag
• Skjema W-4 informasjon

Denne informasjonen inkluderer den ansattes adresse, personnummer, sivilstatus, forskuddsbeløp og statlig lønnsskatt - som varierer fra stat til stat, men QBOP ber deg om å oppgi informasjon for staten der virksomheten din opererer. Spørsmålene om all denne informasjonen vises når du klikker på Enter W-4 Form-knappen.

For å identifisere statens lønnsskattekrav, besøk statens nettsted og søk etter lønnsskatt.

• Metoden du vil bruke for å betale den ansatte (for eksempel papirsjekk eller direkte innskudd)
• Hvis du velger Direkte innskudd, spesifiser bankkontoinformasjonen for den ansatte (kontotype, rutenummer og kontonummer).

Etter at du har svart på spørsmål 2–5, hvis du trenger å gjøre endringer, klikker du på blyantikonet ved siden av svaret. Etter hvert som du gir informasjon, oppdaterer QBOP forhåndsvisningen av prøvesjekken på høyre side av vinduet.

Når du er ferdig med å oppgi den ansattes informasjon, klikker du på Ferdig, og QBO viser Kjør lønn-siden, og viser ansatte som blir betalt med samme lønnsplan. Hvis QBO viser en side med en forhåndsvisningslønnsknapp nederst i høyre hjørne, kan du klikke på nedoverpilen ved siden av knappen og velge å gjøre det senere.

Når du legger til en ansatt som blir betalt med en annen lønnsplan, viser QBO Ansatte-siden; de ansatte du setter opp vises i listen, og du kan klikke på en ansatt for å redigere den ansattes informasjon, eller du kan klikke på knappen Legg til en ansatt for å legge til flere ansatte.

Legg til eller rediger ansatte.