Hvordan skrive ut og e-poste fakturaer i QuickBooks 2011

Etter at du har opprettet fakturaene dine, gir QuickBooks 2011 deg mer enn én måte å sende dem ut på. Hvis kundene dine godtar e-postfakturaer, kan QuickBooks sende dem til den aktuelle kontakten over Internett-tilkoblingen din. Hvis de foretrekker å få dem via vanlig post, kan du skrive dem ut, stemple dem og sende dem videre.

Utskrift av fakturaer

Du kan skrive ut fakturaer og deretter sende de utskrevne fakturaene på et par forskjellige måter:

• Du kan skrive ut individuelle fakturaer ved å klikke på Skriv ut-knappen øverst i vinduet Opprett fakturaer.

• Du kan også skrive ut en batch med fakturaer ved å klikke på pilknappen ved siden av Print-knappen, velge Print Batch fra menyen som QuickBooks viser, og deretter bruke dialogboksen Select Invoices to Print (som QuickBooks viser) for å velge To Be Printed Fakturaer for utskrift. Etter at du har valgt fakturaene du vil skrive ut, klikker du OK.

Menyen som QuickBooks viser når du klikker på knappen Skriv ut, inneholder en forhåndsvisningskommando. Du kan velge kommandoen Forhåndsvisning for å se en forhåndsvisningsversjon av den utskrevne fakturaen.

E-post fakturaer

Du kan sende en faktura på e-post fra QuickBooks. For å gjøre dette, klikk på Send-knappen og velg kommandoen Mail Invoice fra menyen som QuickBooks viser. (Send-knappen vises øverst på skjermbildet Opprett faktura.) Når QuickBooks viser dialogboksen Send faktura, angi hvilken e-postkonto du vil bruke (webpost, et e-postprogram som Microsoft Outlook eller QuickBooks e-postsystem), oppgi e-postadressen og eventuelt en ny e-postmelding. Klikk deretter Send nå for å sende fakturaen.

Alternativt kan du klikke på Send senere-knappen for å gruppere e-postfakturaene dine for senere levering. For å sende alle fakturaene dine i en batch senere, klikker du på pilknappen ved siden av Send-knappen øverst i Opprett faktura-vinduet og velger Send Batch-kommandoen fra menyen som QuickBooks viser.

Første gang du klikker på Send-knappen, kan QuickBooks be deg om å beskrive din e-postkonto eller kontoer.