Hvordan skrive sjekker fra QuickBooks 2021

Du kan skrive sjekker i QuickBooks 2021 på to måter: fra vinduet Skriv sjekker og fra registeret. I tilfelle du sov på bakerste rad i klassen, her er den korte versjonen av instruksjonene for å skrive sjekker.

Du kan registrere debetkort- og minibanktransaksjoner på samme måte som du registrerer sjekker du skriver.

Hvordan skrive sjekker fra vinduet Skriv sjekker

Du kan registrere håndskrevne sjekker og andre sjekker som du vil skrive ut med QuickBooks ved å beskrive sjekkene i vinduet Skriv sjekker.

Følg disse trinnene for å skrive en sjekk fra vinduet Skriv sjekker:

1. Velg Bank → Skriv sjekker.

Du kan også klikke på Skriv sjekker-ikonet i Banking-delen av startskjermen. QuickBooks viser vinduet Skriv sjekker, som vist.

Skrivesjekker-vinduet

2. Klikk på rullegardinmenyen Bankkonto øverst i vinduet, og velg kontoen du vil skrive denne sjekken fra.

Dette trinnet er veldig viktig og er noe du alltid bør huske å gjøre før du skriver en sjekk hvis du har flere bankkontoer.

3. Angi et sjekknummer eller merk sjekken for utskrift.

Merk av for Skriv ut senere hvis du planlegger å skrive ut sjekken med QuickBooks, ved å bruke skriveren og forhåndstrykte sjekkskjemaer du har kjøpt. Hvis du registrerer en sjekk du skrev for hånd, skriv inn sjekknummeret du brukte for sjekken i tekstboksen Nr.

4. Fyll ut sjekken.

Hvis du har skrevet en sjekk til denne personen eller parten før, fyller Autofyll-funksjonen inn navnet på utbetalingsmottakeren i linjen Betal til rekkefølgen for deg etter at du har begynt å skrive navnet. Hvordan QuickBooks klarer denne bragden kan virke som magi, men det er egentlig ikke så tøft. QuickBooks sammenligner bare det du har skrevet så langt med navn i listene dine over kunder, ansatte og andre. Så snart QuickBooks kan matche bokstavene du har skrevet med et navn i en av disse listene, griper den navnet.

Hvis du ikke har skrevet en sjekk til denne personen eller parten før, ber QuickBooks deg legge til navnet på utbetalingsmottakeren. Gjør det.

Skriv inn sjekkebeløpet ved siden av dollartegnet og trykk deretter Tab. QuickBooks skriver beløpet for deg på dollarlinjen. Den skriver også adressen hvis den er fylt ut i betalingsmottakerens hovedfil.

5. Fyll ut kategoriene Utgifter og varer om nødvendig.

6. Klikk på knappen Lagre og lukk eller Lagre og ny for å fullføre skrivingen av sjekken.

Der har du det. Sjekken din skrives og føres inn i registeret, klar til å skrives ut og sendes.

Hvordan skrive sjekker fra registeret

Folk som har blitt vant til Quicken, en fetter av QuickBooks, vil kanskje bruke registervinduet til å skrive sjekker. (Raske brukere liker registermetaforen bedre, antar jeg.)

Følg disse trinnene for å skrive en sjekk fra registeret:

1. Åpne registeret.

Velg Bank → Bruk Register eller klikk på Registrer-ikonet i Banking-området på startskjermen. Hvis du har mer enn én bankkonto, viser QuickBooks dialogboksen Bruk register slik at du kan velge riktig konto.

Fra rullegardinmenyen velger du brukskontoen du vil skrive sjekken mot, og klikker deretter OK. Du ser registervinduet (vist). Markøren er på slutten av registeret, klar til å legge inn sjekkinformasjon. (QuickBooks fyller automatisk ut dagens dato.)

Registervinduet

QuickBooks bruker kontonavnet i vinduets tittel. Dette er grunnen til at figuren refererer til Big National Bank . Big National er navnet på den fiktive bankkontoen jeg opprettet.

2. Fyll inn informasjonen for sjekken.

Legg merke til at oppføringene du gjør i dette registeret er de samme som du ville gjort i vinduet Skrivesjekker. Hvis du er mer komfortabel med å legge inn sjekker i det vinduet, kan du klikke på knappen Rediger transaksjon, som er på båndet øverst i registervinduet, for å se vinduet Skriv sjekker i all sin prakt og skrive en sjekk der. Faktisk, hvis du vil angi utgifter eller spesifisere hva du betaler for med sjekken, må du klikke på Rediger transaksjon-knappen og gå inn i vinduet Skriv sjekker.

Ellers er det bare å gå fra felt til felt og legge inn informasjonen i registeret. Nok en gang bruker du rullegardinmenyene til å angi navn på betalingsmottaker og konto. Hvis du skriver inn et betalingsmottaker- eller kontonavn som QuickBooks ikke gjenkjenner, ber programmet deg om å gi mer informasjon.

Her er et slags lurespørsmål: Hva om sjekken du skriver betaler mer enn én utgiftskategori? Anta at du betaler utleieren både for husleien og en andel av verktøyene. Er du begrenset til én utgiftskonto? Står du overfor alle regnskapsdilemmaers mor: å velge mellom to riktige kontoer? Vel, nei, det gjør du ikke. Du kan bare klikke på splitt-knappen. QuickBooks viser et delingsområde som du kan bruke til å dele en sjekk på flere kontoer. En sjekk på $1500 som betaler $1200 i husleie og $300 i verktøy, for eksempel, kan dele seg på to separate linjer: en som registrerer $1200 i husleie og en som registrerer $300 på verktøy.

3. Når du er ferdig med å fylle ut sjekkinformasjonen, klikker du på Registrer-knappen.

Du kan også klikke på Gjenopprett-knappen hvis du bestemmer deg for å gå tilbake for å starte på nytt. Hvis du klikker på Gjenopprett, blir det du nettopp har skrevet inn.

Hvis du skriver sjekker for hånd, i motsetning til å skrive dem ut med QuickBooks, sørg for at sjekknumrene i registeret og sjekknumrene i sjekkheftet stemmer overens. Du må kanskje gå inn i QuickBooks-registeret og endre tall i Nummer-kolonnen. Når kontoutskriften din kommer, er det mye enklere å avstemme kontoutskriften og sjekkheftet hvis du angir sjekknumrene riktig.

Hvordan endre en sjekk du har skrevet

Hva om du trenger å endre en sjekk etter at du allerede har skrevet den inn? Kanskje du gjorde en forferdelig feil, for eksempel å registrere en sjekk på $52,50 som $25,20. Kan du fikse det? Sikker. Bare gå inn i registeret og finn sjekken du vil endre. Gå til feltet Betaling eller Innskudd, og gjør endringen.

Hvis du har mer omfattende endringer å gjøre (hvis sjekken for eksempel er en delt transaksjon), setter du markøren der sjekken er, og klikker Rediger transaksjon. QuickBooks viser vinduet Skriv sjekker med den originale sjekken. Gjør endringene. (Ikke glem å gjøre endringer på fanene Artikler og Utgifter også, om nødvendig.)

Når du er ferdig, klikker du på Lagre og lukk. Du går tilbake til registeret, hvor du ser endringene i sjekken.

Hvis du har vinduet Skriv sjekker vist, kan du også bruke knappene Neste og Forrige til å bla gjennom sjekkene og gjøre endringer.

Pakk flere sjekker inn i registeret

Vanligvis viser QuickBooks to rader med informasjon om hver sjekk du angir. Den viser også to rader med informasjon om hver type transaksjon du legger inn. Hvis du vil pakke flere sjekker inn i en synlig del av registeret, velg avkrysningsboksen 1-linje nederst i registervinduet. Når du velger denne avmerkingsboksen, bruker QuickBooks et enkeltlinjeformat for å vise all informasjonen i registeret bortsett fra Memo-feltet.

Registervinduet i 1-linje visning

Sammenlign de to foregående figurene for å se hvordan 1-linjeskjermen ser ut. Registrene kan bli fryktelig lange, og 1-linje-skjermen er nyttig når du ser gjennom et langt register etter en sjekk eller transaksjon.