Hvordan sette opp regnskapspreferanser i QuickBooks 2010

Du kan spesifisere hvordan QuickBooks 2010 fungerer for deg ved å angi preferanser. Disse preferansene har mye effekt på hvordan QuickBooks fungerer og på hvordan en bestemt bruker jobber med QuickBooks. Du kan endre regnskapspreferansene manuelt ved å velge Rediger → Innstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Preferanser, der du kan få tilgang til alle preferanseinnstillingene.

Fanen Firmapreferanser gir følgende generelle regnskapsalternativer, samt innstillinger for sluttdato:

• Bruk kontonumre: Gjør det mulig å angi et kontonummer for en transaksjon. Den tilknyttede avmerkingsboksen, Vis kun laveste underkonto, forteller QuickBooks å vise bare navnet og kontonummeret til en underkonto (hvis du bruker en) i stedet for hele arven til kontoen.

  Hvis du bruker mange nivåer av underkontoer, kan dette alternativet virkelig rydde opp i visninger, noe som gjør det lettere å finne ut hvilken konto du ser på.

• Krev kontoer: Forteller QuickBooks at du må spesifisere en konto for en transaksjon. Det er sannsynligvis aldri fornuftig å fjerne merket for Krev kontoer.

• Bruk klassesporing: Lar deg fortelle QuickBooks at du ikke bare vil bruke kontoer for å spore finansiell informasjon, men også klasser. Klasser lar deg enkelt dele informasjon på kontonivå på en annen måte.

• Tildel automatisk journaloppføringsnummer : Ber QuickBooks om å tildele numre til de generelle journaloppføringene du legger inn ved å bruke kommandoen Lag journaloppføring.

• Advar når du posterer en transaksjon til tilbakeholdt inntekt: Ber QuickBooks om å vise en advarsel når du eller noen andre prøver å direkte debitere eller kreditere oppbevaringskontoen.

  Vanligvis vil du ikke direkte debitere eller kreditere oppbevaringskontoen. Og bare dyktige regnskapsførere ville føre transaksjoner direkte inn i opptjent overskudd, uansett.

• Datoadvarsler: Be QuickBooks om å advare deg når du eller noen andre går inn i en transaksjon med en dato for langt i fortiden eller for langt inn i fremtiden. Hvis du merker av i en av boksene for Datovarsel, vil du også spesifisere hvor mange dager som er for langt tilbake i fortiden eller for langt inn i fremtiden.

• Sluttdato: Lar deg identifisere en dato før QuickBooks-datafilen din ikke kan endres. Med andre ord, hvis du setter sluttdatoen til 31. desember 2009, forteller du QuickBooks at du ikke vil at noen endringer skal gjøres i QuickBooks-datafilen før denne datoen. Du kan også klikke på Angi passord-knappen for å vise en dialogboks som lar deg opprette et passord, som kreves hvis noen vil legge til en gammel transaksjon eller endre en gammel transaksjon.

Tidligere versjoner av QuickBooks lar deg slå på og av en revisjonssporfunksjon ved å bruke kategorien Firmainnstillinger i Regnskapspreferansene. Siden 2007 har imidlertid QuickBooks gitt et revisjonsspor som alltid er på, slik at du ikke lenger ser en avmerkingsboks for revisjonsspor. Et revisjonsspor holder forresten en liste over hvem som gjør hvilke endringer i transaksjoner.