Hvordan sette opp QuickBooks 2014-leverandørliste

Akkurat som du bruker en kundeliste i QuickBooks for å holde oversikt over alle kundene dine, bruker du en leverandørliste for å føre oversikt over leverandørene dine. I likhet med en kundeliste lar en leverandørliste deg samle inn og registrere informasjon, for eksempel leverandørens adresse, kontaktpersonen og så videre.

Følg disse trinnene for å legge til en leverandør på leverandørlisten din:

1Velg kommandoen Leverandører → Leverandørsenter.

Når du gjør det, viser QuickBooks Vendor Center-vinduet.

2For å legge til en ny leverandør, klikk på Ny leverandør-knappen og velg deretter Ny leverandør fra rullegardinlisten.

QuickBooks viser vinduet Ny leverandør.

3 Gi leverandøren et navn i boksen Leverandørnavn.

Som tilfellet er med Customer:Job-listen, bruker du dette navnet for å referere til leverandøren i QuickBooks. Av denne grunn er en forkortelse greit. Du vil bare ha noe som er lett å legge inn og lett å huske.

4(Valgfritt) Hvis du betaler leverandøren din i en annen valuta enn din vanlige hjemmevaluta, velg den valutaen fra rullegardinlisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer – du ville ha gjort dette under oppsettsprosessen for EasyStep Interview – vil QuickBooks at du skal identifisere når du mottar regninger fra eller betaler en leverandør i en annen valuta enn hjemmevalutaen din. (Merk: Figuren viser ikke rullegardinlisten Valuta fordi funksjonen for sporing av flere valutaer ikke er slått på.)

5(Vanlig regel) Ignorer feltene Åpningssaldo og Som Av.

Ikke gjør noe med Åpningsbalansen og As Of-boksene. Folk som ikke vet bedre, bruker disse boksene til å angi åpningsbalansen som skylder en leverandør og datoen beløpet er skyldig. Men dette skaper først problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden vil denne stakkars sjelens regnskapsfører måtte finne og rette opp denne feilen.

Som når du legger til nye kunder, eksisterer det imidlertid et unntak fra den vanlige regelen.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke vil angi en åpningsbalanse for en leverandør, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer leverandørens saldo på konverteringsdatoen ved å angi en åpningssaldo for hver leverandør på konverteringsdatoen. Summen av disse åpningssaldoene er det QuickBooks bruker for å bestemme den totale leverandørgjelden på konverteringsdatoen.

6 Oppgi informasjon om leverandørens adresse.

Adresseinfo-fanen inneholder en haug med lettfattelige bokser som du bruker til å samle leverandørnavn og adresseinformasjon. Du angir, forutsigbart, leverandørens fulle navn i boksen Firmanavn.

Du kan klikke på Rediger-knappene på fanen Adresseinformasjon for å vise en annen dialogboks kalt dialogboksen Rediger adresseinformasjon, som lar deg skrive inn adressen i typisk gateadresse, by, delstat og postnummerformat. Rediger-knappene vises til høyre for adresseblokkene Fakturert fra og Sendt fra.

7 Oppgi eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig.

Fanen Betalingsinnstillinger samler inn den mest relevante leverandørinformasjonen, inkludert kontonummer, kredittgrense og betalingsvilkår, men hvis du klikker på Skatteinnstillinger-fanen, Kontoinnstillinger-fanen eller Tilleggsinformasjon-fanen, viser QuickBooks en håndfull andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre informasjon:

Kategorien Skatteinnstillinger lar deg samle inn leverandørens skatteidentifikasjonsnummer slik at du kan (som noen ganger kreves av føderale skattelover) sende leverandøren et skjema 1099 på slutten av året.

Kontoinnstillinger-fanen lar deg spesifisere hvilke kontoer QuickBooks skal bruke for å forhåndsutfylle kontofelt når du legger inn en transaksjon for leverandøren.

Fanen Tilleggsinformasjon lar deg kategorisere leverandøren etter type og lar deg også opprette andre egendefinerte felt.

Hvis du betaler en leverandør for første gang, er en god retningslinje å få skatte-ID-nummeret hans. Hvis noen ikke vil gi deg skatte-ID-nummeret hans – og dermed gjøre det umulig for deg å rapportere betalinger du gjør til ham – er det sannsynligvis et tegn på at det er noe galt.

Hvis du klikker på Kontoinnstillinger-fanen (den fjerde fanen tilgjengelig i Ny leverandør-vinduet), viser QuickBooks bokser du kan bruke til å liste opp kontoene du vil at QuickBooks automatisk skal fylle ut for deg når du registrerer en sjekk til en leverandør eller når du ta opp en regning fra en leverandør.

For eksempel, hvis sjekken til utleier alltid betaler husleie og verktøy, kan du be QuickBooks om å forhåndsfylle ved å bruke disse to kontoene hver gang du indikerer at du skriver en sjekk til eller registrerer en regning fra utleier.