Hvordan sette opp masterfillister i QuickBooks 2019

Når du setter opp QuickBooks 2019, som en praktisk sak, oppretter du ikke bare en firmafil som du vil bruke til å lagre finansiell informasjon om virksomheten din, men setter også opp hovedfillister, for eksempel QuickBooks Item List og QuickBooks Class List . Disse masterfillistene lagrer informasjon som du kan bruke og gjenbruke. En av hovedfillistene beskriver hver av kundene dine; denne masterfilen med kundeinformasjon inkluderer kundens navn og adresse, kontaktinformasjon, kontonumre og så videre.

Quickbooks vareliste

Hvis du velger Lister → Vareliste-kommandoen, viser QuickBooks varelistevinduet, som vist. Vareliste-vinduet viser alle elementene du har satt opp som en del av å kjøre QuickBooks Setup og elementer som du har lagt til manuelt siden installasjonsveiviseren kjørte.

Vareliste-vinduet.

QuickBooks 2019 prisnivåliste

Prisnivålisten lar deg lage prisjusteringer som du kan bruke når du fakturerer kunder, utsteder kreditnotaer og så videre.

Omsetningsavgiftskoder i QuickBooks 2019

Listen om salgsavgiftskoder inneholder en liste over koder, eller forkortelser, som du kan bruke til å beskrive varer som avgiftspliktige eller ikke-avgiftspliktige. Hvis du velger denne kommandoen, viser QuickBooks et vindu som viser de eksisterende momskodene. (Vanligvis ser du to eksisterende koder: Skatt og Ikke.)

Listen om salgsavgiftskode vises ikke med mindre du ber QuickBooks om å spore omsetningsavgift under oppsett eller etterpå. For å legge til mva-koder, gjør følgende:

Velg Rediger → Innstillinger.

Klikk på Salgsavgift-elementet i preferanselisten.

Klikk kategorien Firmainnstillinger.

Svar på spørsmålet Betaler du omsetningsavgift ved å klikke på Ja-boksen.

For å legge til en ny mva-kode, klikk på Legg til mva-element og beskriv den nye mva når QuickBooks viser dialogboksen Ny artikkel (ikke vist) ved å navngi mva-elementet, beskrive det kort og deretter oppgi mva. takst og skattebyrå.

Hvordan sette opp en lønnsvareliste i QuickBooks 2019

Lønnspostlisten identifiserer elementer som vises på ansattes lønnssjekkslipp. Hvis du bruker et eksternt lønnskontor for å håndtere lønnen din - og dette er ikke en dårlig idé - trenger du ikke engang å bekymre deg for lønnspostlisten. Hvis du bruker QuickBooks Enhanced Payroll Service, igjen, ikke bekymre deg for lønnselementlisten. (I begge tilfeller setter QuickBooks-folkene opp lønnspostene du bruker til å registrere lønn.) Og i tilfellet med Intuits fullverdige "vi-gjør-alt"-lønnstjeneste, trenger du ikke engang å spore lønn på innsiden QuickBooks, fordi QuickBooks-folket gjør det på kontoret deres på datamaskinene sine.

Hvis du trenger å legge til lønnsposter, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Lister → Lønnselementliste.

QuickBooks viser vinduet med lønnselementliste.

2. For å legge til et nytt lønnselement, klikk på lønnselementet og velg deretter lønnselement → Ny.

QuickBooks viser dialogboksen Legg til nytt lønnselement (ikke vist). Du kan velge å sette opp en ny lønnspost ved å bruke enten EZ Set Up-metoden eller Custom Set Up-metoden:

• EZ Set Up: Hvis du vil at QuickBooks skal hjelpe deg, og du setter opp en vanlig lønnspost, klikker du på EZ Set Up-knappen, klikker på Neste og følger ganske enkelt instruksjonene på skjermen.
• Egendefinert oppsett: Hvis du vil utføre et tilpasset oppsett av en lønnspost, klikker du på knappen Egendefinert oppsett og deretter på Neste. QuickBooks leder deg gjennom et intervju med flere skjermer som spør deg om lønnselementet du skal sette opp. Den første dialogboksen som QuickBooks viser, for eksempel, ber deg om å identifisere typen lønnselement du vil opprette. Du svarer på dette spørsmålet ved å velge en av alternativknappene og deretter klikke på Neste.

3. Navngi lønnsposten.

Etter at du har identifisert typen lønnspost, navngir du den. QuickBooks gir en annen versjon av dialogboksen Legg til nytt lønnselement som inkluderer et felt du fyller ut for å gi den nye varen et navn.

4. For å fullføre oppsettet av lønnsposten, klikk på Neste-knappen for å gå gjennom de gjenværende spørsmålene om lønnspostoppsett.

Du identifiserer navnet på det offentlige organet som forpliktelsen er betalt til, skattebetalers identifikasjonsnummer som unikt identifiserer deg til skattebyrået, ansvarskontoen du bruker til å spore varene, skatteskjemalinjen som du bruker til å rapportere vare, reglene som QuickBooks skal bruke for å beregne varen (for eksempel om varen er avgiftspliktig), og et par andre forskjellige data. Etter at du har oppgitt all denne informasjonen og klikket på Fullfør-knappen (som vises i det siste vinduet Legg til nytt lønnselement), legger QuickBooks til det nye lønnselementet til listen over lønnselementer.

Lønnelementmenyen gir kommandoer som er nyttige for å jobbe med lønnselementlisten. I tillegg til kommandoene du bruker for å legge til et element i listen, inneholder menyen kommandoer for å slette lønnsposter, gi nytt navn til lønnsposter, aktivere lønnsposter og skrive ut listen over lønnsposter.

Hvordan sette opp QuickBooks 2019 klasseliste

QuickBooks lar deg bruke klasser til å skille eller spore økonomiske data på måter som ikke er mulig når du bruker andre deler av regnskapsinformasjon, for eksempel kontonummer, kunde, selger, varen og så videre. Et firma kan bruke klasser, for eksempel for å skille finansiell informasjon etter butikker, forretningsenheter eller geografiske territorier.

Følg disse trinnene for å sette opp klasser:

1. Velg kommandoen Lister → Klasseliste.
QuickBooks viser vinduet Klasseliste, som vist.

Klasseliste-vinduet.

Hvis du ikke ser Klasseliste-kommandoen, velger du Rediger → Innstillinger, klikker på Regnskapsikonet, klikker på kategorien Firmainnstillinger og merker av for Bruk klassesporing for transaksjoner.

2. For å opprette en ny klasse, velg Klasse → Ny nederst i vinduet.

QuickBooks viser dialogboksen Ny klasse, som vist.

Dialogboksen Ny klasse.

3. For å navngi den nye klassen, skriv inn et navn eller en forkortelse i boksen Klassenavn.

Merk at du skriver inn klassenavnet hver gang du registrerer en transaksjon som faller inn i klassen. Av denne grunn ønsker du ikke å lage lange eller enkle å skrive feil klassenavn. Hold ting korte, enkle og enkle.

4. Hvis klassen du setter opp faktisk er en underklasse av en overordnet klasse, merker du av for Underklasse Av og velger deretter den overordnede klassen fra rullegardinlisten Underklasse Av.

5. Klikk OK for å lagre klassen.

Alternativt kan du klikke på Avbryt for å ikke lagre klassen eller klikke på Neste-knappen for å lagre klassen og vise dialogboksen Ny klasse på nytt.

Hvis du ikke vil at klassen skal brukes lenger, kan du merke av for Klassen er inaktiv.

Klasse-menyen, som vises når du klikker på Klasse-knappen, inneholder også kommandoer for å redigere informasjonen til den valgte klassen, for å slette den valgte klassen, for å gjøre den valgte klassen inaktiv og for å skrive ut en liste over klasser, samt flere andre nyttige kommandoer. Alle disse kommandoene er ganske enkle å bruke. Eksperimenter med dem for å finne ut hvordan de fungerer.

Hvordan sette opp en QuickBooks 2019-kundeliste

En kundeliste holder styr på alle dine kunder og kundeinformasjon, for eksempel fakturerings- og leveringsadresser.

Følg disse trinnene for å legge til en kunde i kundelisten:

1. Velg kommandoen Kunder → Kundesenter.

QuickBooks viser vinduet Kundeinformasjon.

Kundeinformasjon-vinduet.

2. For å legge til en ny kunde, klikk på rullegardinlisten Ny kunde og jobb og velg kommandoen Ny kunde.

QuickBooks viser vinduet Ny kunde.

Ny kunde-vinduet.

3. Bruk Kundenavn-boksen for å gi kunden et kort navn.

Du trenger ikke oppgi kundens fulle navn i Kundenavn-boksen. Denne informasjonen kan gå i boksen Firmanavn, vist på fanen Adresseinformasjon. Du vil bare ha en forkortet versjon av kundenavnet som du kan bruke for å referere til kunden i QuickBooks regnskapssystem.

4. (Valgfritt) Hvis du fakturerer kunden i en annen valuta enn din vanlige hjemmevaluta, velger du den valutaen fra rullegardinlisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer – du ville ha gjort dette under konfigurasjonsprosessen for EasyStep Interview – vil QuickBooks at du skal identifisere når du fakturerer en kunde og samler inn betalinger fra en kunde i en annen valuta enn hjemmevalutaen din.

5. (Vanlig regel) Ignorer boksene Åpningssaldo og As Of.

Du vil vanligvis ikke angi kundens åpningssaldo ved å bruke boksene Åpningssaldo og As Of. Det er ikke den riktige måten å angi de nye kundefordringene dine på. Hvis du gjør dette, setter du i hovedsak opp debetdelen av en oppføring uten den tilsvarende kredittdelen. Senere må du legge inn sprø, sprø journaloppføringer for å fikse den ufullstendige bokføringen din. Men det finnes et unntak fra den vanlige regelen, som diskutert i tipset som følger.

6. Bruk boksene i kategorien Adresseinformasjon til å oppgi firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert kontaktnavn, telefonnumre, faksnumre, e-postadresser, fakturerings- og leveringsadresser og så videre.

Jeg skal ikke fortelle deg at du skal skrive inn noens for- og etternavn i boksene for Fullt navn, eller at telefonnumrene til kunden din står i boksene merket Hovedtelefon og Arbeidstelefon.

7. Klikk på fanen Betalingsinnstillinger for å vise settet med bokser som vises.

Du kan registrere kundens kontonummer, hans eller hennes kredittgrense, betalingsbetingelser, foretrukne betalings- og leveringsmetoder, og til og med kredittkortinformasjon. Merk at avmerkingsboksene for elektroniske betalinger lar deg indikere at en kunde kan betale deg med kredittkort eller bankoverføring – men du må ha konfigurert disse tjenestene allerede. Hvis du ikke har satt opp tjenestene, ber QuickBooks deg om å sette dem opp når du merker av i en av disse boksene.

Betalingsinnstillinger-fanen.

8. (Valgfritt) Hvis du sporer omsetningsavgifter, klikker du kategorien Innstillinger for omsetningsavgift for å vise boksene du vil bruke for å identifisere denne kundens omsetningsavgift.

Kategorien Innstillinger for omsetningsavgift inkluderer for eksempel en rullegardinliste for avgiftskode som du bruker til å angi hvilken momskode som gjelder for denne bestemte kunden. Du kan også identifisere den faktiske mva-posten og, hvis relevant, videresalgsnummeret.

9. Gi litt tilleggsinformasjon om kunden.

Hvis du klikker på kategorien Tilleggsinformasjon, viser QuickBooks flere andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre kundeinformasjon. Du kan bruke rullegardinlisten Kundetype, for eksempel, for å kategorisere en kunde som passer inn i en bestemt kundetype. Og du kan bruke rullegardinlisten Rep til å identifisere kundens standard salgsrepresentant. Til slutt kan du klikke på Definer felt-knappen for å angi flere felt som du ønsker å samle inn og rapportere for kunden.

Fanen Tilleggsinformasjon.

10. (Valgfritt) Klikk på fanen Jobbinfo for å beskrive kundejobben.

Jobbinfo-fanen lar deg beskrive informasjon knyttet til en bestemt jobb som utføres for en kunde. Du bruker fanen Jobbinfo hvis du ikke bare setter opp en kunde, men også setter opp en jobb for den kunden.

11. Når du er ferdig med å beskrive kunden, klikker du på Lagre og lukk eller Lagre og ny for å lagre beskrivelsen.

Sett opp leverandørlisten i QuickBooks

Akkurat som du bruker en kundeliste til å holde oversikt over alle kundene dine, bruker du en leverandørliste for å føre oversikt over leverandørene dine. I likhet med en kundeliste lar en leverandørliste deg samle inn og registrere informasjon, for eksempel leverandørens adresse, kontaktpersonen og så videre.

Følg disse trinnene for å legge til en leverandør på leverandørlisten din:

1. Velg kommandoen Leverandører → Leverandørsenter.

Når du gjør det, viser QuickBooks vinduet Leverandørinformasjon.

Leverandørinformasjon-vinduet.

2. For å legge til en ny leverandør, klikk på rullegardinlisten Ny leverandør og velg deretter Ny leverandør.

QuickBooks viser vinduet Ny leverandør.

Ny leverandør-vinduet.

3. Gi leverandøren et navn i boksen Leverandørnavn.

Som tilfellet er med kundelisten, bruker du dette navnet for å referere til leverandøren i QuickBooks. Av denne grunn er en forkortelse greit. Du vil bare ha noe som er lett å legge inn og lett å huske.

4. (Valgfritt) Hvis du betaler leverandøren din i en annen valuta enn din vanlige hjemmevaluta, velger du den valutaen fra rullegardinlisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer – du ville ha gjort dette under oppsettsprosessen for EasyStep Interview – vil QuickBooks at du skal identifisere når du mottar regninger fra eller betaler en leverandør i en annen valuta enn hjemmevalutaen din.

5. (Vanlig regel) Ignorer feltene Åpningssaldo og Som Av.

Ikke gjør noe med Åpningsbalansen og As Of-boksene. Folk som ikke vet bedre, bruker disse boksene til å angi åpningsbalansen som skylder en leverandør og datoen beløpet er skyldt, men disse oppføringene skaper først problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden vil denne stakkars sjelens regnskapsfører måtte finne og rette opp denne feilen. Som når du legger til nye kunder, eksisterer det imidlertid et unntak fra den vanlige regelen, som diskutert i tipset som følger.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke vil angi en åpningsbalanse for en leverandør, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer leverandørens saldo på konverteringsdatoen ved å angi en åpningssaldo for hver leverandør på konverteringsdatoen. Summen av disse åpningssaldoene er det QuickBooks bruker for å bestemme den totale leverandørgjelden på konverteringsdatoen.

6. Oppgi leverandørens adresseinformasjon.

Adresseinfo-fanen inneholder en haug med lettfattelige bokser som du bruker til å samle leverandørnavn og adresseinformasjon. Du angir, forutsigbart, leverandørens fulle navn i boksen Firmanavn.

Du kan klikke på Rediger-knappene på fanen Adresseinformasjon for å vise en annen dialogboks kalt dialogboksen Rediger adresseinformasjon, som lar deg skrive inn adressen i typisk gateadresse, by, delstat og postnummerformat. Rediger-knappene vises til høyre for adresseblokkene Fakturert fra og Sendt fra.

7. Oppgi eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig.

Fanen Betalingsinnstillinger samler inn den mest relevante leverandørinformasjonen, inkludert kontonummer, kredittgrense og betalingsvilkår, men hvis du klikker på Skatteinnstillinger-fanen, Kontoinnstillinger-fanen eller Tilleggsinformasjon-fanen, viser QuickBooks en håndfull andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre informasjon:

• Kategorien Skatteinnstillinger lar deg samle inn leverandørens skatteidentifikasjonsnummer slik at du kan (som noen ganger kreves av føderale skattelover) sende leverandøren et skjema 1099 på slutten av året.
• Kontoinnstillinger-fanen lar deg spesifisere hvilke kontoer QuickBooks skal bruke for å forhåndsutfylle kontofelt når du legger inn en transaksjon for leverandøren.
• Fanen Tilleggsinformasjon lar deg kategorisere leverandøren etter type og lar deg også opprette andre egendefinerte felt.

Hvis du betaler en leverandør for første gang, er en god retningslinje å få skatte-ID-nummeret hans. Hvis noen ikke vil gi deg skatte-ID-nummeret hans - og dermed gjøre det umulig for deg å rapportere betalinger du gjør til ham - er det sannsynligvis et tegn på at noe er litt galt.

Betalingsinnstillinger-fanen.

8. Klikk OK.

Ny leverandør-vinduet lukkes, og du går tilbake til leverandørsenteret.

Hvis du klikker på Kontoinnstillinger-fanen (den fjerde fanen tilgjengelig i Ny leverandør-vinduet), viser QuickBooks bokser du kan bruke til å liste opp kontoene du vil at QuickBooks skal fylle ut for deg automatisk når du registrerer en sjekk til en leverandør eller når du ta opp en regning fra en leverandør. Hvis sjekken til telefonselskapet betaler telefonutgifter, for eksempel, kan du be QuickBooks om å forhåndsutfylle den utgiftskategorien neste gang du skriver inn en regning eller registrerer en sjekk for å betale den leverandøren. Den vil ikke angi et beløp, da beløpet (selvsagt) kan endres, men du trenger ikke å søke på alle kontoene dine for å finne telefonutgifter hvis du bruker dette alternativet.

Sett opp en anleggsmiddelliste i QuickBooks

Hvis du velger Lister → Liste over anleggsobjekter, viser QuickBooks vinduet med anleggsobjektliste. Du kan bruke dette vinduet til å se en liste over anleggsmidler – møbler, utstyr, maskineri, kjøretøy og så videre – som du har kjøpt. Det vil si at du kan se denne listen etter at du klikker på rullegardinlisten Vare, velger Ny og fyller ut Nytt-vinduet for hvert anleggsmiddel.

Du beskriver hvert anleggsmiddel ved å bruke vinduet Nytt element.

Listen over anleggsobjekter integreres egentlig ikke med QuickBooks hovedbok. Du registrerer kjøp eller avhending av anleggsmidler ved å bruke vanlige gamle QuickBooks-transaksjoner. Du kan registrere kjøpet av et bestemt anleggsmiddel ganske enkelt ved å legge inn en sjekk på vanlig måte. Og du kan registrere avhending av et anleggsmiddel ved å legge inn en finansjournal.

Anleggsobjektlisten fungerer da bare som en frittstående liste som lar deg spore anleggsmidlene du har kjøpt.

Sett opp en QuickBooks prisnivåliste

Et prisnivå endrer salgsprisen opp eller ned når du gjør ting som faktura. Du kan opprette et prisnivå som utgjør en foretrukket kunderabatt på spesifiserte varer. Når du oppretter en faktura for disse varene, i stedet for å bruke standardprisen for varen (som vises i Opprett faktura-vinduets Pris-kolonne), kan du velge foretrukket kunderabatt på prisnivå (i Pris-kolonnen) for å bruke den foretrukket rabatterte prisen. kunde.

For å opprette et prisnivå, velg Lister → Prisnivå-kommandoen. Når QuickBooks viser prisnivålistevinduet (ikke vist), klikker du på rullegardinlisten Prisnivå og velger deretter Ny. Når QuickBooks viser dialogboksen Nytt prisnivå, gi prisnivået et navn i tekstboksen Prisnivånavn, bruk boksen Prisnivåtype og liste for å spesifisere hvilke varer prisnivået gjelder, og deretter bruke Juster pris og avrunding bokser for å angi det nye prisnivåets priser. Når du klikker OK, viser QuickBooks prisnivålistevinduet på nytt - denne gangen med ditt nye prisnivå. Du kan redigere og slette eksisterende prisnivåer ved å bruke andre kommandoer som blir tilgjengelige når du klikker på Prisnivå-knappen.

Sett opp en QuickBooks faktureringsprisnivåliste

En faktureringstakst angir beløpet du belaster for tjenestevarer. Mens et advokatfirma kan selge bare timer med juridisk rådgivning, for eksempel, vil varen "juridisk rådgivning" bli fakturert til forskjellige priser for forskjellige advokater. En advokat som nettopp har gått ut av jusstudiet kan få sin tid fakturert med én sats, mens en seniorpartner i firmaet kan fakturere til en annen, sannsynligvis mye høyere sats.

For å sette opp en faktureringstakst, velger du Lister → Billing Rate Levels List kommandoen. Når QuickBooks viser vinduet Billing Rate Level (ikke vist), klikker du på rullegardinlisten Billing Rate Level og velger deretter New for å vise dialogboksen New Billing Rate Level. Du bruker dialogboksen Nytt faktureringstakstnivå for å definere en faktureringssats, gi faktureringstakstnivået et navn, og deretter angi en fast timepris for faktureringssatsnivået eller forskjellige timepriser for forskjellige tjenesteelementer.

Etter at du har opprettet faktureringstakstnivåer med kommandoen Liste over faktureringstakstnivåer, må du forresten koble disse nivåene med spesifikke ansatte slik at riktig sats blir brukt når en ansatts tid faktureres. For å gjøre dette, vis Employee Center-vinduet ved å velge kommandoen Employees → Employee Center. Høyreklikk deretter den ansatte, velg Rediger ansatt fra hurtigmenyen, klikk på fanen Tilleggsinformasjon når QuickBooks viser dialogboksen Rediger ansatt, og velg riktig faktureringssats i listeboksen Faktureringssatsnivå.

Sett opp profillistene

Hvis du velger Lister → Kunde- og leverandørprofilliste-kommandoen, viser QuickBooks en undermeny med kommandoer som du bruker til å lage noen av minilistene som QuickBooks bruker for å lette bokføringen og regnskapet. Profillistene inkluderer lister over selgere, kundetyper, leverandørtyper, jobbtyper, betalingsbetingelser, kundemeldinger, betalingsmåter, fraktmetoder og kjøretøy. De fleste av profillistene er ganske enkle å bruke. Hvis du velger kommandoen Sales Rep list, for eksempel, viser QuickBooks Sales Rep List-vinduet. Deretter klikker du på rullegardinlisten Salgsrepresentant og velger Ny. QuickBooks viser dialogboksen Ny salgsrepresentant.

Dialogboksen Ny salgsrepresentant.

I tilfelle du fortsatt opplever en viss mengde regnskapsangst, la meg bare påpeke at du skriver inn navnet på salgsrepresentanten i boksen Sales Rep Name. Deretter legger du inn salgsrepresentantens initialer i boksen Sales Rep Initials. Når du klikker OK, legger QuickBooks selgeren til salgsrepresentanten din.

De andre profillistene fungerer på samme enkle, nedskalerte måte. Du velger profillisten fra undermenyen, klikker på knappen Profilliste og velger Ny. Når QuickBooks viser et vindu, bruker du en eller to bokser for å beskrive den nye profillisten.