Hvordan sette opp inventarvarer i QuickBooks 2019

Før du kan spore beholdningen din, må du gjøre to ting. Først må du fortelle QuickBooks at du vil spore inventar. For å gjøre dette, velg Rediger → Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Innstillinger, klikker du på ikonet for varer og inventar i listen til venstre. Skjermen din skal se bemerkelsesverdig lik ut som den som vises. (Det kan hende du må klikke på Firmainnstillinger-fanen først.) Kontroller at avmerkingsboksen Beholdning og kjøpsordrer er aktive er valgt, og at en av alternativknappene Advar om det ikke er nok beholdning for å selge er valgt.

Dialogboksen Preferanser for varer og inventar.

Her er den andre tingen du må gjøre: Lag en vareliste. Denne listen er en beskrivelse av alle varer du kan tenke deg å sette på en faktura. Med andre ord, alle varer du bestiller og selger hører hjemme på Varelisten.

Du burde ha satt opp den første varelisten din under QuickBooks-oppsettet. Hvis du trenger å legge til et element på listen din, velger du Lister→ Elementliste. Klikk deretter på Element-knappen, velg Ny fra rullegardinmenyen, og fyll ut Nytt element-vinduet.

Etter at du har slått på varebeholdningen og satt opp (eller oppdaterer) varelisten din, kan du spore beholdningen din.

Når du losser varer fra en lastebil, mottar dem i posten eller kjøper dem fra en gatehandler, må du registrere varene slik at QuickBooks kan spore inventaret ditt. Hvordan du registrerer varene og betaler for dem avhenger av om du betaler kontant på tønnehodet, mottar en regning sammen med varene, eller mottar varene uten regning (i så fall betaler du for varene senere).

Og du kan ha fylt ut en innkjøpsordre (PO) for varene du mottar. Hvis det er tilfelle, blir det litt lettere å motta varene. Jeg anbefaler på det sterkeste å fylle ut en PO når du bestiller varer som du skal motta og betale for senere.

Ta opp varer du betaler for på forhånd

Ok, du har nettopp kjøpt tre porselenskyllinger i basaren i Marrakesh, og nå vil du legge dem til varelageret ditt og registrere kjøpet. Hvordan registrerer du varelager du har betalt for over disk? Ved å bruke vinduet Skriv sjekker, selvfølgelig - på samme måte som du registrerer alle andre regninger du betaler for på forhånd.

Ta opp varer som ikke følger med en regning

Hva skjer hvis varene kommer før fakturaen? Heldig du - du har tingene, og du trenger ikke å betale for det ennå. Du må imidlertid registrere beholdningen du nettopp mottok, slik at du vet at du har den for hånden. Du kan ikke gjøre det i vinduet Skriv sjekker fordi du ikke vil skrive en sjekk for å betale for ting - i hvert fall ikke på en stund. Hvordan registrerer du varer du mottar før du betaler for dem? Les videre:

1. Velg Leverandører → Motta varer eller klikk på Motta inventar-ikonet på startskjermen, og velg alternativet Motta inventar uten regning.

Du ser vinduet Opprett varekvitteringer, som vist. Dette vinduet ligner på Enter Bills-vinduet, men det viser Varekvittering. (Du ser Enter Bills-vinduet igjen når du mottar regningen for varer.)

Vinduet Opprett varekvitteringer.

2. Fyll ut den øverste delen av vinduet.

Hvis du vil registrere varer fra en leverandør som allerede er i leverandørlisten, klikker du på nedoverpilen og velger leverandøren. Hvis leverandøren er en ny leverandør, velg Legg til ny fra rullegardinmenyen og beskriv deretter leverandøren i detalj i dialogboksen Ny leverandør som vises. Når du er ferdig med dialogboksen Ny leverandør, klikker du OK.

3. Klikk på kategorien Elementer.

Du trenger bare å klikke på Elementer-fanen hvis den ikke allerede vises. Det er det sannsynligvis. Men databokforfatternes æreskodeks og en tvangsmessig personlighet krever at jeg forteller deg at det er en annen fane – Utgifter-fanen – og du kan muligens vise den i stedet.

4. Flytt til Element-kolonnen, og skriv inn et navn for elementet.

Legg merke til nedoverpilen i varekolonnen. Klikk på den for å se varelisten. Vises varen du betaler for på denne listen? I så fall, klikk på den. Hvis ikke, skriv inn et nytt elementnavn. Du ser meldingsboksen Vare ikke funnet. Klikk Ja, fyll ut dialogboksen Nytt element, og klikk deretter OK.

Du kan like gjerne gå ned på pakkseddelen og legge inn varene på fanen Varer. Sørg for at fanen Varer viser nøyaktig hva som står på pakkseddelen. Og legg inn en kort beskrivelse av varene i Memo-feltet fordi den beskrivelsen kan vise seg å være nyttig senere, når du vil matche varekvitteringen din med regningen. Når du er ferdig, bør vinduet Opprett varekvitteringer se omtrent ut som den foregående figuren.

5. Oppgi mengde og kostnad, som følger:

• Antall kolonne: Beskriv kvantumet du mottok.
• Kostnadskolonne: Beskriv varens enhetskostnad. Hvis enhetskostnaden du legger inn representerer en endring, spør QuickBooks om du vil oppdatere standard varekostnad (som lagret i varelisten) og om du vil oppdatere standardprisen for varen.

6. Klikk på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å registrere elementene du nettopp mottok.

Varene er offisielt en del av beholdningen din. Varekvittering er ført i Leverandørreskontroregisteret. Ikke bare det, men du er også klar for når regningen kommer.

Betal for varer når du får regningen

Varene kommer, og du fyller ut en varekvittering. Tre uker går. Hva er dette i postkassen din? Hvorfor, det er regningen, selvfølgelig! Nå må du legge inn en regning for varene du mottok for tre uker siden. Denne jobben er enkel:

1. Velg Leverandører→ Angi regning for mottatte varer.

Eller, fra startskjermen, klikk på Skriv inn regninger mot beholdning-ikonet. Hvis du er i leverandørsenteret, klikker du på Nye transaksjoner og deretter Angi regning for mottatte varer. Dialogboksen Velg varekvittering vises, som vist.

Dialogboksen Velg varekvittering.

2. Klikk på rullegardinmenyen Leverandør og velg navnet på leverandøren som sendte deg regningen.

Du ser en eller flere varekvitteringer i boksen, med datoen du skrev på kvitteringen, referansenummeret og notatet du skrev på kvitteringen.

3. Velg varekvitteringen du vil legge inn en regning for, og klikk deretter OK.

Angi regninger-vinduet vises, som vist. Ser denne informasjonen kjent ut? Det burde – det er den samme informasjonen som du legger inn i vinduet Opprett varekvitteringer, bare nå jobber du med en regning, ikke en kvittering.

Angi regninger-vinduet.

4. Sammenlign fanen Varer i vinduet med regningen.

Betaler du for det du mottok tidligere? Fraktkostnader og merverdiavgift kan ha blitt lagt til regningen din. Det kan også hende du må justere prisen fordi du kanskje har gjettet når du registrerte mottak av varene. Hvis ja, legg til og juster den originale kvitteringsinformasjonen ved å bruke fanen Varer. (Du kan klikke på knappen Beregn på nytt for å legge til de nye elementene.)

Hvor mange dager må du betale denne regningen? Er det termin nå? Ta en titt på vilkårslinjen for å se hva denne leverandørens betalingsvilkår er. Endre betalingsvilkårene hvis de er feil ved å velge en annen oppføring fra rullegardinmenyen.

Du ønsker å betale regningene dine på best mulig tidspunkt, men for at du skal gjøre det, må vilkårene i vinduet Skriv inn regninger samsvare med leverandørens betalingsbetingelser.

5. Klikk på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å registrere regningen.

Du må selvfølgelig fortsatt betale leverandørens regning. Greit nok.

Ta opp varer og betal regningen på en gang

Anta at du mottar regningen når du mottar varene. Gjenstandene blir losset fra elefantens rygg, og elefantsjåføren tar en bue og gir deg regningen. Her er trinnene du følger:

1. Velg Leverandører → Motta varer og legg inn regning.

Eller, fra startskjermen, klikk på Motta beholdning og velg deretter alternativet Motta beholdning med fakturering der. Eller, fra leverandørsenteret, klikk på Nye transaksjoner og deretter Angi regning for mottatte varer. Du ser Enter Bills-vinduet. Du er kjent med dette vinduet, og du vet nøyaktig hva det er og hva det gjør. Hvis du landet cold turkey på denne siden ved hjelp av indeksen, må du vite, for inventarformål, hvordan du registrerer varene du betaler for.

2. Fyll ut den øverste delen av vinduet.

Disse tingene er ganske grunnleggende. Velg en leverandør fra rullegardinmenyen, og sørg for at leverandørens vilkår for betaling av denne regningen vises riktig. Hvis denne leverandøren er ny, velg Legg til ny. QuickBooks ber deg fylle ut en informasjonsdialogboks om leverandøren. Gjør det. Sørg for at du fyller ut faktureringslinjen riktig.

3. Klikk på Elementer-fanen, og oppgi alle varene du betaler for.

For å se elementlisten, flytt markøren til elementkolonnen og klikk på nedoverpilen som vises. Sørg for at antallet og kostnadene for varene er oppført riktig på fanen Varer.

4. Klikk Lagre og ny eller Lagre og lukk.

QuickBooks legger til elementene du har oppført til varelisten og gjør dem til offisielle deler av inventaret ditt.

Når du selger ting

Kanskje du har lagt merke til likhetene mellom Artikler-fanen i Angi regninger-vinduet og boksen Antall/varekode/beskrivelse/pris/hver/beløp nederst på en faktura. QuickBooks bruker begge for å holde inventar.

Når du selger ting, justerer QuickBooks automatisk beholdningen din. Med andre ord, hvis du kjøper 400 porselenskyllinger og selger 350 av dem, har du bare 50 for hånden. QuickBooks oppdaterer poster for denne endringen. Ingen muss, ingen oppstyr. Jøss, er ikke dette flott? Ikke mer å ligge våken om natten og lure på om du har nok høner eller wombats eller hva som helst. Det samme skjer når du foretar kontantsalg. Når du viser varene på salgskvitteringen, antar QuickBooks at de forlater hendene dine og trekker dem fra beholdningen din.

En annen fin ting å merke seg om godt lagerregnskap: I QuickBooks-vinduer som lar deg legge inn varebeholdningsmengder (for eksempel vinduet du bruker til å registrere en faktura), legger QuickBooks en liten knapp inne i Antall-feltet. Du kan klikke på denne knappen for å se en dialogboks som beskriver nåværende og fremtidig tilgjengelighet for elementet.

En moral i denne historien er "Hold en god, beskrivende vareliste." Den andre moralen er "Skriv inn varer nøye på fanen Varer med sjekker og regninger og i Vare/Beskrivelse/Antall/Kurs/Beløp-boksen med salgskvitteringer og fakturaer."