Hvordan sette opp flere QuickBooks-brukere

Hvis mer enn én person skal bruke QuickBooks, ønsker du å sette opp flere brukere. Du er ikke begrenset til å bruke ett passord for å kontrollere tilgangen til QuickBooks-datafilen. Du kan sette opp flere passord for QuickBooks-datafilen. Det som er veldig pent med denne praksisen er at du kan fortelle QuickBooks å tillate visse brukere og passord å gjøre bare visse ting.

Dette høres komplisert ut, men det er det virkelig ikke. Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som lar henne gjøre hva som helst. Men en ny regnskapsmedarbeider kan for eksempel ha et passord som bare lar ham registrere regninger i systemet.

Hvordan legge til brukere i QuickBooks Enterprise Solutions

Følg disse trinnene for å legge til brukere i QuickBooks Enterprise Solutions:

1. Velg Firma→Brukere→Konfigurer brukere og roller.

QuickBooks viser dialogboksen Bruker og roller (ikke vist). Denne dialogboksen identifiserer alle brukere som QuickBooks-tilgang er satt opp for og rollene QuickBooks kan fylle når de bruker QuickBooks. Brukerlisten, som vises på fanen Brukerliste i dialogboksen, identifiserer også hvem som for øyeblikket er logget på systemet.

2. Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på Ny-knappen.

Når du klikker på denne knappen, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruker.

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Du må gi hver bruker du setter opp et brukernavn for. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i boksen Brukernavn. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

4. Identifiser brukerens rolle(r).

Bruk listeboksen Tilgjengelige roller for å velge rollene (eller pliktene) brukeren fyller. Legg deretter til den valgte rollen i brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. For å fjerne en rolle fra en bruker, velg rollen i listeboksen Tilordnede roller og klikk deretter Fjern.

Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen Ny bruker lar deg beskrive rollen mer detaljert. Du kan for eksempel angi typen QuickBooks-bruker som vanligvis kan tildeles den valgte rollen.

5. (Valgfritt) Endre roller etter behov.

Du kan finjustere rollene du tildeler (ved hjelp av QuickBooks). For å gjøre det, gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller, velg fanen Rolleliste, klikk på rollen du vil endre, og klikk deretter på Rediger-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (ikke vist), velger du en regnskapsaktivitet eller et område i listen Område og aktiviteter og bruker deretter alternativknappene Områdetilgangsnivå for å spesifisere hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre. Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge alternativknappen Ingen. Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full-radioknappen. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Delvis-knappen og merker av eller fjerner (etter behov) avmerkingsboksene Vis, Opprett, Endre, Slett, Skriv ut og Vis saldo.

Du kan se hvilken tilgang en rolle i utgangspunktet har ved å velge en av oppføringene i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruker knappene og boksene for områdetilgangsnivå for å vise gjeldende innstillinger for rollen.

Som en generell regel, når det gjelder regnskapskontroller, ønsker du å gi en minimal tilgang. Hvis noen ikke trenger tilgang til QuickBooks-datafilen for daglige oppgaver, bør du velge Ingen-knappen. Hvis noen trenger litt tilgang - kanskje for å utarbeide jobboverslag eller fakturaer - gir du akkurat den tilgangen og ikke noe mer. På slutten av dette kapittelet, i «Opprettholde god regnskapskontroll», snakker jeg om hvorfor det er så viktig å minimere brukerrettigheter og tilgang. Men poenget er dette: Jo større mulighet du gir ansatte eller underleverandører eller regnskapsførere til å snurre rundt i regnskapssystemet for småbedrifter, desto større er risikoen for at noen enten utilsiktet eller med vilje introduserer feil i systemet. Dessuten, jo større rettigheter og tilgang du gir,

6. (Valgfritt) Se gjennom brukertillatelsene dine.

Etter at du har konfigurert en bruker, bør du (for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikk kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, velg brukeren og klikk deretter Vis tillatelser-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser (ikke vist), velg brukeren og klikk deretter Vis-knappen for å se vinduet Vis tillatelser (ikke vist), som viser en svært detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.

7. (Valgfritt) Se gjennom rolleendringene dine.

Hvis du endrer tillatelsene til en rolle, vil du sannsynligvis også se gjennom disse endringene. For å gjøre det, klikk på Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velg rollen og klikk deretter på Vis tillatelser-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av View Permissions-vinduet som viser rollene du og QuickBooks har satt opp. Velg rollen du vil gjennomgå, og klikk deretter på knappen Vis tillatelser. QuickBooks viser en annen versjon av View Permissions-vinduet, med en detaljert liste over hva noen med rollen kan og ikke kan gjøre.

8. Når du er ferdig med å gjennomgå bruker- og rolletillatelser, klikker du Lukk for å lukke alle åpne vinduer og klikker deretter Avbryt- eller Lukk-knappen for å lukke alle åpne dialogbokser.

Fra dette tidspunktet kan den nye brukeren bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er begrenset til det du spesifiserte.

Det kan være viktig å revidere denne delen med noen måneders eller års mellomrom, avhengig av arbeidsomsetningen din og bokføringspraksis. Det er klart at tidligere ansatte eller bokholdere ikke lenger skal ha roller som tillater dem å gjøre endringer i filen din. Pokker, de burde nok ikke ha roller i det hele tatt! QuickBooks' View Permissions-vindu er en smidig måte å se disse dataene på nettet, og hvis du vil skrive ut en kopi av tillatelsesinformasjonen, er alt du trenger å gjøre å klikke på vinduets Print-knapp.

Slik legger du til brukere i QuickBooks Pro og Premier

For å sette opp flere brukere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier, følg disse trinnene:

1. Velg Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste, som identifiserer brukere som QuickBooks-tilgang er konfigurert for og som for øyeblikket er logget på systemet.

Dialogboksen Brukere

2. Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser den første dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, som vist.

Dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Gi hver bruker du setter opp et passord for et brukernavn ved å skrive inn et kort navn – kanskje brukerens fornavn – i boksen Brukernavn. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

4. Klikk Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen for den nye brukeren.

Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, angi om du vil begrense tilgang og rettigheter for brukeren, som vist. Hvis du ønsker å begrense tilgang og rettigheter (rettigheter er rett og slett de tingene brukeren kan gjøre), velg Valgte områder av QuickBooks-radioknappen. Hvis du vil at brukeren skal kunne gjøre hva som helst, velg alternativknappen Alle områder av QuickBooks. Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å sette opp brukerpassordet, og du kan hoppe over de resterende trinnene.

Stille inn tilgangen for brukeren

5. Klikk på Neste for å fortsette og beskriv deretter tilgang til salgs- og kundeinformasjon og oppgaver.

Når du fullfører trinn 4, viser QuickBooks den tredje dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang - den første av en serie dialogbokser som leder deg gjennom et intervju, og stiller detaljerte spørsmål om hva slags tilgang hver bruker skal ha til et bestemt område . Med hensyn til salgsaktivitet, for eksempel, spør QuickBooks om tilgang til transaksjoner (som fakturaer, kreditnotaer og kundefordringer). Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge alternativknappen Ingen tilgang (se følgende figur). Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge alternativknappen Full tilgang. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du alternativknappen Selektiv tilgang og velger deretter en av de underordnede knappene: Opprett kun transaksjoner, Opprett og skriv ut transaksjoner,

Dialogboksen Endre brukerpassord og tilgang

6. Klikk på Neste og beskriv deretter rettighetene for kjøp og leverandørgjeld.

Når du fullfører trinn 5 ved å klikke på Neste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang (ikke vist), som lar deg spesifisere hvilken tilgang denne nye brukeren har i områdene for kjøp og leverandørgjeld. Du kan velge alternativknappen Ingen tilgang. Du kan velge alternativknappen Full tilgang. Eller du kan velge en mellomting ved å velge alternativknappen Selective Access og en av underknappene. De samme regler for rettighetsfesting og innsyn som gjelder for kjøps- og kreditorområdet gjelder for salgs- og kundefordringsområdet.

7. Klikk på Neste og beskriv deretter de gjenværende brukerrettighetene og tilgangen.

Når du klikker på Neste-knappen nederst i hver versjon av dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks flere andre versjoner av dialogboksen som den bruker til å spørre deg om brukerrettigheter og tilgang. Etter at du har beskrevet hvilke rettigheter som er passende for brukeren i området for kjøp og leverandørgjeld, for eksempel, spør QuickBooks om kontroll- og kredittkortområdet. Så spørs det om inventarområdet. Deretter spør den om lønn, etterfulgt av spørsmål om generelle, sensitive regnskapsaktiviteter. Til slutt spør QuickBooks om tilgang til funksjoner for finansiell rapportering.

Du begrenser rettighetene i hvert av disse andre områdene på samme måte som du gjør for salgs- og kundefordringer og for kjøp og leverandørgjeld. Derfor skal jeg ikke beskrive hvordan du velger alternativet Ingen tilgang, alternativknappen Full tilgang eller Selektiv tilgang-knappen om og om igjen. Bare vær omtenksom mens du går gjennom skjermene, og begrense brukerens rettigheter. Du vil at brukerne skal ha rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben sin, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

8. Spesifiser om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

Etter at du har gått gjennom omtrent et halvt dusin versjoner av dialogboksene Konfigurer brukerpassord og tilgang som spør om spesifikke områder innen regnskap for småbedrifter, viser QuickBooks siden Endre eller slette transaksjoner i dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang (ikke vist). Siden Endre eller slette transaksjoner lar deg angi om en bruker kan endre transaksjoner registrert før sluttdatoen. Generelt vil du begrense en brukers mulighet til å endre eller slette transaksjoner.

9. Klikk på Neste og gå gjennom rettighetsbeslutningene dine.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den endelige versjonen av dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang (ikke vist), som identifiserer brukerrettighetene du har tildelt eller tillatt. Du kan bruke denne dialogboksen til å gjennomgå rettighetene som noen har. Hvis du innser at du har feilaktig tildelt rettigheter, klikker du på Tilbake-knappen for å gå tilbake gjennom dialogboksene til den der du gjorde en feil. Endre tildelingen av rettigheter, og klikk på Neste-knappen for å gå tilbake til det siste vinduet i dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang.

10. Når du er ferdig med gjennomgangen av brukerrettigheter og tilgang, klikker du Fullfør.

Fra dette tidspunktet vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er begrenset til det du spesifiserte.

Hvordan endre brukerrettigheter i Enterprise Solutions

Du kan endre rettighetene du tildeler en bruker. For å gjøre dette i QuickBooks Enterprise Solutions, velg Firma → Brukere → Sett opp brukere og roller for å vise dialogboksen Brukere og roller (ikke vist).

For å endre en brukers rettigheter etter å ha gjennomgått dem, velg brukeren og klikk på Rediger-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruker (ikke vist), som ligner på dialogboksen Ny bruker som du bruker til å sette opp brukeren og beskrive rettighetene hans eller hennes. Du bruker tekstboksene Brukernavn, Passord og Bekreft passord for å endre brukerinformasjonen. Du kan bruke listen over tilgjengelige roller, listen over tildelte roller og knappene Legg til og fjern for å endre hva brukeren kan gjøre i QuickBooks; klikk deretter Lukk når du er ferdig.

For å duplisere en bruker (det kan være lurt å legge til en annen bruker med tillatelser som gjenspeiler en annen brukers tillatelser), i dialogboksen Brukere og rolle velger du brukeren du vil klone og klikker deretter Dupliser. Når QuickBooks viser dialogboksen Duplicate User (ikke vist), fullfør beskrivelsen av den nye brukeren og klikk OK.

For å fjerne en bruker bruker du også dialogboksen Bruker og roller. Bare velg brukeren og klikk deretter på Slett-knappen. QuickBooks ber deg bekrefte slettingen. Når du klikker på Ja-knappen for bekreftelse, fjerner QuickBooks brukeren.

Hvordan endre brukerrettigheter i QuickBooks Pro og Premier

Du kan endre rettighetene du tildeler en bruker i QuickBooks Pro eller Premier. For å gjøre dette, velg Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere for å vise dialogboksen Brukerliste (se figur).

Dialogboksen Brukerliste

For å se på rettighetene som en bestemt bruker har, velg brukeren i listen og klikk deretter Vis bruker-knappen. Når du gjør det, viser QuickBooks dialogboksen Vis brukertilgang (se følgende figur). Denne dialogboksen viser den samme informasjonen som den endelige versjonen av dialogboksen Konfigurer brukertilgang og passord, som er dialogboksen du først bruker for å spesifisere hvilke rettigheter en bruker skal ha. Klikk forlat-knappen for å lukke dialogboksen Vis brukertilgang.

Dialogboksen Vis brukertilgang

For å endre en brukers rettigheter etter å ha gjennomgått dem, velg brukeren og klikk deretter Rediger bruker-knappen. QuickBooks går gjennom det samme settet med dialogbokser som du bruker til å sette opp brukeren og beskrive rettighetene hans. Du bruker Neste- og Tilbake-knappene for å gjøre ting som å endre brukernavn eller passord, spesifisere om brukeren skal begrenses i sin tilgang, og - om nødvendig - for å begrense brukerens tilgang til en bestemt aktivitet i QuickBooks.

For å fjerne en bruker, bruker du også dialogboksen Brukerliste. Bare velg brukeren og klikk deretter på Slett bruker-knappen. QuickBooks ber deg bekrefte slettingen (se følgende figur). Når du klikker på Ja-knappen for bekreftelse, fjerner QuickBooks brukeren.

Dialogboksen Slett bruker