Hvordan sette opp flere brukere i QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 lar deg gi tilgang til flere QuickBooks-brukere. Dessuten kan du fortelle QuickBooks å begrense enkelte brukere til å gjøre bare visse ting. Dette høres komplisert ut, men det er det virkelig ikke. Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som lar henne gjøre hva som helst. Men en ny regnskapsfører kan bare få lov til å registrere regninger i systemet.

Hvis mer enn én person skal bruke QuickBooks, vil du sette opp flere passord. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1 Velg Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste, som identifiserer alle brukere som QuickBooks-tilgang er konfigurert for og som for øyeblikket er logget på systemet.

2 Klikk på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser den første dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang.

3 Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Pass på at du husker passordet; personen hvis konto du oppretter, trenger den for å komme inn i systemet!

4 Klikk på Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen for den nye brukeren.

Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å sette opp brukerpassordet. Du kan hoppe over de resterende trinnene.

5 Klikk på Neste og beskriv deretter tilgang til salgs- og kundeinformasjon og oppgaver.

Som en generell regel, når det kommer til regnskapskontroller, ønsker du å gi minimal tilgang. Hvis noen ikke trenger tilgang til QuickBooks salgs- og kundeinformasjon for daglige oppgaver, bør du velge Ingen tilgang-knappen.

6 Klikk på Neste og beskriv deretter rettighetene for kjøp og leverandørgjeld.

Hvis denne kontoen er for noen som kun skal selge produkter, kan du begrense kontoen til kun å opprette transaksjoner eller opprette og skrive ut transaksjoner.

7 Klikk på Neste og beskriv deretter de gjenværende brukerrettighetene og tilgangen.

Bare vær omtenksom mens du går gjennom og begrense brukerens kapasitet. Du vil at brukerne skal ha rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

8 Spesifiser om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

Dette er ditt siste sett med valg. Det kan være farlig å slette transaksjoner, så tenk nøye på å begrense brukernes mulighet til å gjøre det.

9 Klikk på Neste og gå gjennom rettighetsbeslutningene dine.

QuickBooks viser den siste dialogboksen til veiviseren Konfigurer brukerpassord og tilgang. Den oppsummerer tillatelsene du har gitt brukeren. Hvis du ser noen problemer, klikk på Tilbake-knappen for å gå tilbake til forrige skjermbilde.

10 Klikk på Fullfør når du er ferdig.

Fra dette tidspunktet vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks. Sørg for at personen kjenner sitt nye QuickBooks-passord.