Hvordan sette opp en QuickBooks 2015-jobb

I QuickBooks 2015 kan du spore fakturaer etter kunde eller etter kunde og jobb. Dette høres kanskje rart ut, men noen virksomheter fakturerer kunder (kanskje flere ganger) for spesifikke jobber. Ta tilfellet med en underleverandør som utfører grunnarbeid for en håndfull byggere av eneboliger. Denne bygge-underentreprenøren fakturerer trolig kundene sine etter jobb, og han fakturerer hver kunde flere ganger for samme jobb.

For eksempel fakturerer han Poverty Rock Builders for grunnjobben på 1113 Birch Street når han støper foten og deretter igjen når han legger blokken. Hos 1028 Fairview tar den samme grunnjobben også mer enn én faktura.

For å sette opp jobber for kunder, må du først beskrive kundene. Følg deretter disse trinnene:

Velg Kunder→ Kundesenter.

QuickBooks viser Kundesenter-vinduet.

Høyreklikk på kunden du vil sette opp en jobb for, velg Legg til jobb fra kontekstmenyen som vises, og klikk på fanen Legg til jobb.

QuickBooks viser vinduet Ny jobb. Du bruker dette vinduet til å beskrive jobben. Mye av informasjonen i dette vinduet vises på fakturaen.

Legg til jobbnavnet.

Markøren er i tekstboksen Jobbnavn. Bare skriv inn navnet på jobben eller prosjektet.

(Valgfritt) Hvis du sporer kundens saldo etter jobb, skriv inn jobbens åpningssaldo .

Flytt markøren til tekstboksen Åpningssaldo og skriv inn det totale beløpet kunden skylder på jobben du beskriver på konverteringsdatoen.

Skriv inn gjeldende dato i tekstboksen Fra og med.

Identifiser kunden.

Hvis du har valgt feil kunde i trinn 2, kan du ta en titt på rullegardinlisten Kunde. Navngir den riktig kunde? Hvis ikke, aktiver nedtrekkslisten og velg riktig kunde.

(Valgfritt) Gi kontakten et navn og fyll inn annen relevant informasjon.

Du kan skrive inn navnet på kontakten din og alternativ kontakt i tekstboksene for fullt navn. QuickBooks fyller ut kontakttekstboksen for deg. Du trenger sannsynligvis ikke å bli fortalt dette, men fyll ut tekstboksene for telefon, faks, e-post og nettside bare slik at du har den informasjonen for hånden.

Skriv inn jobbens faktureringsadresse.

Du kan bruke Bill To-tekstboksen for å oppgi kundens jobbfaktureringsadresse. Fordi sjansen er stor for at jobbens faktureringsadresse er den samme som kundens faktureringsadresse, kopierer QuickBooks faktureringsadressen fra kundelisten. Men om nødvendig, gjør endringer.

Velg Send til-adressen.

Du kan bruke tekstboksen Send til for å oppgi jobbens leveringsadresse. Klikk på Kopier-knappen hvis leveringsadressen er den samme som faktureringsadressen.

Klikk på fanen Betalingsinnstillinger og beskriv kundens betalingsordninger.

Ved å bruke fanen Betalingsinnstillinger kan du for eksempel registrere et kontonummer og foretrukket betalingsmåte. Du kan angi kundens kredittgrense ved å bruke boksen Kredittgrense. Og du kan lagre kredittkortbetalingsinformasjon for kunder som vil at du skal beholde kortnummeret deres.

(Massivt valgfritt) Klikk på fanen Tilleggsinformasjon og kategoriser jobben.

Du kan bruke rullegardinlisten Kundetype for å angi jobbtypen. De eneste innledende typene i standardlisten er Fra annonse, Henvisning, Detaljhandel og Engros. Du kan opprette andre typer ved å velge Legg til ny fra rullegardinlisten Kundetype (slik at QuickBooks viser dialogboksen Ny kundetype) og deretter fylle ut de tomme feltene.

(Valgfritt) Klikk på fanen Jobbinfo og legg til spesifikk jobbinformasjon.

Du kan bruke rullegardinlisten Jobbstatus i Jobbinfo-fanen for å velge Ingen, Venter, Tildelt, Pågår, Lukket eller Ikke tildelt, avhengig av hva som passer best. Startdatoen er selvsagt dagen du starter jobben. Som alle vet, er ikke den anslåtte sluttdatoen og sluttdatoen nødvendigvis det samme. Ikke fyll inn sluttdatoen før jobben faktisk er fullført.

Feltet Job Description kan inneholde all nyttig informasjon du kan få plass på én linje, og Job Type er et ekstra felt du kan bruke. (Hvis du bruker dette feltet, kan du legge til en ny jobbtype ved å velge Legg til ny fra jobbtypelisten.)

Lagre jobbinformasjonen ved å klikke OK eller Neste.

Etter at du er ferdig med å beskrive jobben, har du to alternativer: Du kan klikke OK for å legge jobben til listen og gå tilbake til Kundesenter-vinduet, eller du kan klikke Neste for å legge til jobben i listen og beholde Ny jobb-vinduet på skjermen slik at du kan legge til flere jobber.

Du kan redigere jobbinformasjon på samme måte som du redigerer kundeinformasjon. Vis Kundesenter-vinduet ved å velge Kunde→ Kundesenter. Når QuickBooks viser vinduet, dobbeltklikker du på jobben og gjør endringene i Rediger jobb-vinduet som vises.

For å legge til et stort antall kunder eller jobber til kundelisten samtidig, vis Kundesenter-vinduet, klikk Ny kunde og jobb-knappen, og velg deretter alternativet Legg til flere kunder: Jobber. QuickBooks viser arbeidsarket Legg til/rediger flere listeoppføringer, som lar deg samle inn og redigere all den samme informasjonen som de vanlige Kunder og jobber-vinduene gjør.

Du kan også inaktivere en ansatt fra listen din hvis det begynner å bli rotete med navn på ansatte som ikke lenger jobber for deg. Du bør vente med å inaktivere dem til etter at året er ferdig og W-2-skjemaene er skrevet ut.