Hvordan sette opp en QuickBooks 2010-leverandørliste

I QuickBooks 2010 bruker du en leverandørliste for å holde oversikt over leverandørene dine. En leverandørliste lar deg samle inn og registrere informasjon, for eksempel leverandørens adresse, kontaktperson og så videre. Du kan legge til en leverandør til leverandørlisten din i noen få enkle trinn.

1I QuickBooks velger du Leverandører → Leverandørsenter.

QuickBooks viser Vendor Center-vinduet.

2 Klikk på Ny leverandør-knappen.

QuickBooks viser vinduet Ny leverandør.

3Skriv inn et navn i tekstboksen Leverandørnavn.

Du bruker dette navnet for å referere til leverandøren i QuickBooks, så en forkortelse er greit. Du vil bare ha noe som er lett å legge inn og lett å huske.

4(Valgfritt) Hvis du betaler leverandøren din i en annen valuta enn din vanlige hjemmevaluta, velg den valutaen fra rullegardinlisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer – du ville ha gjort dette under oppsettsprosessen for EasyStep Interview – vil QuickBooks at du skal identifisere når du mottar regninger fra eller betaler en leverandør i en annen valuta enn hjemmevalutaen din. ( Merk: Figuren i denne listen viser ikke rullegardinlisten Valuta fordi funksjonen for sporing av flere valutaer ikke er slått på.)

5Ignorer tekstboksene Inngående balanse og Fra.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke vil angi en åpningsbalanse for en leverandør, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer leverandørens saldo på konverteringsdatoen ved å angi en åpningssaldo for hver leverandør på konverteringsdatoen. Summen av disse åpningssaldoene er det QuickBooks bruker for å bestemme den totale leverandørgjelden på konverteringsdatoen.

6 Oppgi leverandøradresseinformasjonen i tekstboksene.

Adresseinfo-fanen inneholder en haug med lettfattelige bokser som du bruker til å samle leverandørnavn og adresseinformasjon. Du skriver for eksempel inn leverandørens fulle navn i tekstboksen Firmanavn.

7(Valgfritt) Klikk på knappen Adressedetaljer.

Dialogboksen Rediger adresseinformasjon vises, som lar deg skrive inn adressen i typisk gateadresse, by, delstat og postnummerformat.

8(Valgfritt) Hvis du klikker på knappen Adressedetaljer, skriv inn adresseinformasjonen og klikk deretter OK for å lukke dialogboksen Rediger adresseinformasjon.

Du går tilbake til fanen Adresseinformasjon i vinduet Ny leverandør.

9 Klikk på kategorien Tilleggsinformasjon.

QuickBooks viser en håndfull tekstbokser.

10I disse tekstboksene skriver du inn all informasjon du ønsker å samle inn og lagre.

Du kan for eksempel registrere kontonummeret ditt hos leverandøren, leverandørtypen, betalingsbetingelsene du bruker når du betaler leverandøren, kredittgrensen din og leverandørens skatte-ID-nummer.

11Klikk fanen Kontoforutfylling (den tredje fanen tilgjengelig i dialogboksen Ny leverandør).

QuickBooks viser tekstbokser du kan bruke til å liste opp kontoene du vil at QuickBooks automatisk skal fylle ut for deg når du registrerer en sjekk til en leverandør eller når du registrerer en regning fra en leverandør. DHR - Jeg ville erstattet begge tilfeller av "noen" med "dette". Ved å bruke "noen" ser det ut til at det er en global inngang, når den faktisk er spesifikk for hver leverandør.

12Skriv inn relevant informasjon i tekstboksene.

For eksempel, hvis sjekken til utleier alltid betaler husleie og verktøy, kan du be QuickBooks om å forhåndsfylle ved å bruke disse to kontoene hver gang du angir at du skriver en sjekk til eller registrerer en regning fra utleier.

13Når du er ferdig med å legge inn all informasjonen du ønsker, klikker du OK.

Du kommer tilbake til leverandørsenteret, som du kan lukke, eller klikk på Ny leverandør-knappen igjen for å legge til en annen leverandør.