Hvordan sette opp en kundeliste i QuickBooks 2014

En kundeliste i QuickBooks holder styr på alle kundene dine og kundeinformasjonen din. Kundelisten holder for eksempel oversikt over faktureringsadresser og leveringsadresser for kunder.

Følg disse trinnene for å legge til en kunde i kundelisten:

1Velg kommandoen Kunder→ Kundesenter.

QuickBooks viser Kundesenter-vinduet.

2For å legge til en ny kunde, klikk på Ny kunde og jobb-knappen og velg deretter Ny kunde-kommandoen.

QuickBooks viser vinduet Ny kunde.

3Bruk Kundenavn-boksen for å gi kunden et kort navn.

Du trenger ikke oppgi kundens fulle navn i Kundenavn-boksen. Denne informasjonen kan gå i boksen Firmanavn, vist på fanen Adresseinformasjon. Du vil bare ha en forkortet versjon av kundenavnet som du kan bruke for å referere til kunden i QuickBooks regnskapssystem.

4(Valgfritt) Hvis du fakturerer kunden din i en annen valuta enn din vanlige hjemmevaluta, velger du den valutaen fra rullegardinlisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer – du ville ha gjort dette under konfigurasjonsprosessen for EasyStep Interview – vil QuickBooks at du skal identifisere når du fakturerer en kunde og samler inn betalinger fra en kunde i en annen valuta enn hjemmevalutaen din.

(Merk: Valuta-rullegardinlisten vises ikke i figuren fordi funksjonen for sporing av flere valutaer ikke er slått på.)

5(Vanlig regel) Ignorer åpningsbalansen og As Of-boksene.

Du vil vanligvis ikke angi kundens åpningssaldo ved å bruke boksene Åpningssaldo og As Of. Det er ikke den riktige måten å angi de nye kundefordringene dine på. Hvis du gjør dette, setter du i hovedsak opp debetdelen av en oppføring uten den tilsvarende kredittdelen.

Senere må du gå inn og legge inn sprø, sprø journaloppføringer for å fikse den ufullstendige bokføringen din. Men det finnes et unntak fra den vanlige regelen.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke ønsker å angi en åpningsbalanse for en kunde, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer kundefordringer på konverteringsdatoen ved å angi en åpningssaldo for hver kunde på konverteringsdatoen. Summen av disse åpningssaldoene er det QuickBooks bruker for å bestemme dine totale fordringer på konverteringsdatoen.

6Bruk boksene i kategorien Adresseinformasjon for å oppgi firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert kontaktnavn, telefonnumre, faksnumre, e-postadresser, fakturerings- og leveringsadresser og så videre.

Skriv inn noens for- og etternavn i Fullt navn-boksene, og telefonnummeret til kunden din går i boksene merket Hovedtelefon og Arbeidstelefon.

7Klikk på fanen Betalingsinnstillinger for å vise settet med bokser som vises.

Du kan registrere kundens kontonummer, hans eller hennes kredittgrense, betalingsbetingelser, foretrukne betalings- og leveringsmetoder, og til og med kredittkortinformasjon.

8(Valgfritt) Hvis du sporer omsetningsavgifter, klikker du på Innstillinger for omsetningsavgift for å vise boksene du vil bruke for å identifisere denne kundens omsetningsavgiftssats.

Kategorien Innstillinger for omsetningsavgift inkluderer for eksempel en rullegardinliste for avgiftskode som du bruker til å angi hvilken momskode som gjelder for denne bestemte kunden. Du kan også identifisere den faktiske mva-posten og, hvis relevant, videresalgsnummeret.

9 Gi litt tilleggsinformasjon om kunden.

Hvis du klikker på kategorien Tilleggsinformasjon, viser QuickBooks flere andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre kundeinformasjon. Du kan for eksempel bruke rullegardinlisten Kundetype for å kategorisere en kunde som passer inn i en bestemt kundetype.

Og du kan bruke rullegardinlisten Rep til å identifisere kundens standard salgsrepresentant. Du kan også klikke på Definer felt-knappen for å angi flere felt som du ønsker å samle inn og rapportere for kunden.

10(Valgfritt) Klikk på Jobbinfo-fanen for å beskrive kundejobben.

Jobbinfo-fanen lar deg beskrive informasjon knyttet til en bestemt jobb som utføres for en kunde. Du bruker fanen Jobbinfo hvis du ikke bare setter opp en kunde, men også setter opp en jobb for den kunden.

Når du er ferdig med å beskrive kunden, klikker du på Lagre og lukk eller Lagre og ny for å lagre beskrivelsen.