Hvordan sette opp en anleggsmiddelliste i QuickBooks 2020

Hvis bedriften din eier mange ting med langvarig verdi, må enten du eller regnskapsføreren din holde styr på varene. Hvis du trenger å spore varene, kan du gjøre det ved å bruke listen over anleggsmidler i QuickBooks 2020 .

Legge til elementer i anleggsmiddellisten

Følg disse trinnene for å legge til et møbel, noe utstyr eller maskineri, eller en annen gjenstand med lang levetid på anleggsmiddellisten:

Velg Lister→ Anleggsobjektliste for å vise anleggsmiddellisten.

QuickBooks viser vinduet Liste over anleggsmidler. Til å begynne med, fordi du ennå ikke har lagt til noen aktiva, viser listen ingen aktiva.

Har du eiendeler du allerede har kjøpt? Du kan redigere den opprinnelige kjøpstransaksjonen og legge til anleggsmiddelet i listen under redigering.

Vinduet Liste over anleggsmidler

Fortell QuickBooks at du vil legge til et element i anleggsmiddellisten.

Klikk på Element-knappen (nederst til venstre) og velg deretter Ny fra menyen som QuickBooks viser. QuickBooks viser vinduet Nytt element.

Nytt element-vinduet

Gi eiendelen et navn.

Gi eiendelen et unikt navn. Du kan gi et møbel et navn som en skinnsofa, en datamaskin et navn som HP Pavilion, og et kjøretøy et navn som en 2017 Ford F-150 pickup .

Velg riktig anleggsmiddelkonto.

Fra rullegardinlisten Asset Account, velg anleggsmiddelkontoen der eiendelen du beskriver skal plasseres. En skinnsofa som brukes i det overdådige resepsjonsområdet ditt, kan for eksempel plasseres på en anleggskonto for møbler og utstyr. En varebil kan plasseres på et kjøretøys anleggskonto.

QuickBooks, som du kanskje gjetter, leverer en haug med kontoer automatisk, men det kan hende du ikke ser kontoen du trenger eller ønsker i rullegardinlisten Asset Account. Du kan legge til en ny aktivakonto med en gang ved å skrive inn et nytt kontonavn og trykke på Enter. Når QuickBooks ser at anleggskontoen ennå ikke er satt opp, ber den deg om å konfigurere den nye anleggskontoen.

Beskriv kjøpsvilkårene.

Bruk Kjøpsinformasjon-området for å beskrive varen du kjøpte og kjøpsvilkårene. Du vil for eksempel angi om elementet er nytt eller brukt ved å velge alternativknappen Ny eller Brukt. Du kan oppgi en kjøpsbeskrivelse, kjøpsdato, kjøpskostnad og til og med identifisere leverandøren ved å bruke de andre selvforklarende boksene i området Kjøpsinformasjon.

(Valgfritt) Beskriv innholdselementet mer detaljert.

Området med informasjon om aktiva nederst i vinduet Nytt element inneholder flere tekstbokser som du kan bruke til å beskrive aktivaet. Området gir et enormt felt for for eksempel å plassere en lang eiendelsbeskrivelse. Du har også felt du kan bruke til å identifisere eiendelens plassering, det originale kjøpsordrenummeret (PO), eiendelens serienummer og garantiens utløpsdato.

Hvis disse feltene ikke er tilstrekkelige, pokker, leverer QuickBooks til og med et notatområde som du kan bruke til å skrive en liten ode til eiendelen din eller registrere annen relevant informasjon om eiendeler.

Lagre beskrivelsen av aktivaelementet.

Klikk OK for samtidig å lagre beskrivelsen av den nye aktivaelementet og lukke vinduet Nytt element. Eller klikk på Neste for å lagre beskrivelsen av den nye aktivaelementet, men la vinduet Nytt element vises.

Legge til anleggsmidler i farten

Du kan legge til elementer i anleggsmiddellisten, som beskrevet i de foregående avsnittene. Alternativt kan du legge til en vare på anleggsmiddellisten når du registrerer regningen som registrerer leverandørfakturaen for eiendelen eller når du registrerer sjekken som betaler leverandørfakturaen for eiendelen.

Slik fungerer dette: Hvis du fortalte QuickBooks at du ønsker å opprettholde en anleggsmiddelliste, ber QuickBooks deg om å legge til et anleggsmiddel når du kategoriserer, eller debiterer, en anleggskonto mens du skriver inn en regning eller registrerer en sjekk.

For å samle inn informasjonen som kreves for å sette opp anleggsmiddelelementet, viser QuickBooks det samme vinduet Nytt element. Trinnene for å fylle ut New Item-vinduet fungerer også når du legger til anleggsmidler på et øyeblikk.

Redigere elementer på anleggsmiddellisten

Følg disse trinnene for å redigere et anleggsmiddel – si at du gjorde en feil ved å legge inn litt informasjon:

Velg Lister→ Anleggselementliste.

QuickBooks viser vinduet Liste over anleggsmidler.

Dobbeltklikk på elementet du vil redigere.

QuickBooks viser vinduet Rediger element.

Rediger element-vinduet

Oppdater innholdsbeskrivelsen.

Om nødvendig oppdaterer du informasjonen som vises i kjøpsinformasjons- og aktivainformasjonsområdene. Merk også at hvis du ønsker å registrere avhending av en eiendel, kan du merke av for Varen er solgt. Deretter aktiverer QuickBooks salgsinformasjonsområdets tekstbokser. Du kan bruke disse til å identifisere salgsdato, pris og beløp for salgsutgifter.

QuickBooks fører ingen bokføring med kjøps- og/eller salgsinformasjonen som vises i vinduene Ny vare og Rediger vare. Den legger ikke til en eiendel i balansen fordi du for eksempel setter opp en anleggsmiddelpost. Og QuickBooks vil ikke beregne gevinst eller tap ved disponering av eiendelen fordi du legger inn salgsinformasjon. Du må gjøre det selv - eller få regnskapsføreren din til å gjøre det - ved å bruke enten standard QuickBooks-transaksjoner eller tradisjonelle journalposter.