Hvordan sette opp ansatte i QuickBooks Enhanced Payroll Process

Etter at du har konfigurert bedriftsinformasjonen din for lønn i QuickBooks, er du klar til å sette opp ansatte for lønn. Som en del av oppsettsprosessen for Enhanced Payroll viser QuickBooks en nettside hvor du kan legge til dine ansatte.

Du kan også legge til ansatte ved å vise Employees Center. (Velg kommandoen Employees→ Employee Center, og klikk på Ny ansatt-knappen.) Når du klikker på Ny ansatt-knappen, viser QuickBooks fanen Personlig i dialogboksen Ny ansatt.

For å beskrive en ansatt fyller du ut feltene som er oppgitt på fanen Personlig. Alt dette er selvforklarende; du skriver inn personens navn i boksene for juridisk navn. Den ansattes fornavn går i First-boksen, den midterste initialen går i MI-boksen, og så videre.

Du klikker på fanen Adresse og kontakt (ikke vist) for å samle inn og lagre den ansattes postadresse og annen kontaktinformasjon, for eksempel hans eller hennes telefonnummer.

Hvis du ønsker å samle inn og lagre tilleggsinformasjon for en ansatt (som hans bankkontonummer for direkte innskudd), klikker du på fanen Tilleggsinformasjon (ikke vist). Denne kategorien inneholder en Definer felt-knapp som du kan bruke til å samle tilpassede biter av informasjon om en ansatt.

For å bruke alternativet Egendefinert felt, klikk på Definer felt-knappen og bruk deretter Definer felt-dialogboksen til å definere feltene du vil legge til.

Oppgi lønns- og skatteinformasjon

Bruk fanen Lønnsinfo for å beskrive hvordan en ansatts lønn eller lønn beregnes. Bruk nedtrekkslisten Lønnsplan for å sette opp en vanlig lønnsplan (som ukentlig eller halvmånedlig) og tilordne den ansatte til lønnsplanen. Bruk nedtrekkslisten Betalingsfrekvens for å identifisere betalingsperioden.

Hvis du har slått på QuickBooks klassesporingsfunksjon, kan du eventuelt bruke rullegardinlisten Klasse for å klassifisere betalinger til denne ansatte. Du legger inn lønnsposten i området Inntjening. For eksempel, hvis en ansatt tjener en årslønn på $30 000, angir du lønnslønnsposten i Varenavn-kolonnen. Deretter skriver du inn årslønnen på $30 000 i kolonnen Time/årlig sats.

Hvis du har satt opp QuickBooks til å håndtere andre tillegg eller trekk på en lønnssjekk (refusjon av utgifter eller pensjonsfradrag), bruk området Tillegg, fradrag og bedriftsbidrag for å beskrive disse postene og varebeløpene.

For å beskrive hvilke skatter en ansatt betaler, klikk på Skatter-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Skatter. Bruk Federal-fanen for å identifisere den ansattes arkivstatus, antall godtgjørelser som kreves, og spesifisert ekstra forskuddstrekk.

Bruk i tillegg avmerkingsboksene Emne til for å indikere om denne ansatte er underlagt Medicare, Social Security eller føderal arbeidsledighetsskatt, eller om den ansatte er kvalifisert for en arbeidsinntektskreditt.

Ikke alle ansatte er underlagt Medicare og Social Security skatter. Rådfør deg med skatterådgiveren din for mer informasjon.

Staten-fanen leverer bokser som du kan bruke til å beskrive statlige skatter, selvsagt. Kategorien Statsskatt varierer avhengig av staten du er i.

Annet-fanen lar deg beskrive og lagre lokal skatteinformasjon, for eksempel en byskatt. Igjen, hva du ser på Annet-fanen avhenger av lokaliteten din.

Hvis du klikker på Syk/ferie-knappen på fanen Lønnsinfo i dialogboksen Ny ansatt, ser du dialogboksen Syk og ferie. Denne dialogboksen lar deg spesifisere hvordan syke- eller feriepenger og personlig permisjonstid opptjenes lønnsperiode for lønnsperiode. Du kan spesifisere antall syke- eller ferietimer i tekstboksen Timer tilgjengelig fra når du setter opp lønn.

Du kan bruke nedtrekkslisten Opptjening for å angi hvor ofte syke- eller feriepenger skal opptjenes. Hvis det påløper syke- eller feriepenger, bruk boksen Opptjente timer for å identifisere hvor mange timer med syke- eller ferietid en ansatt tjener hver lønnsslipp eller time, eller ved begynnelsen av året.

Hvis du har satt et maksimalt antall syketimer eller ferietimer som en ansatt kan akkumulere, skriv inn denne verdien i boksen Maksimalt antall timer. Hvis du ønsker å nullstille syketimer og ferietimer ved begynnelsen av hvert år, velger du Tilbakestill timer hvert nytt år? avkrysningsboksen.

Ferieområdet i dialogboksen Syk og ferie fungerer på samme måte som området Syk. Angi for eksempel antall ledige ferietimer i boksen Timer tilgjengelig fra og med. Bruk rullegardinlisten Opptjeningstid for å angi hvor ofte ansatte tjener ferietid.

Bruk avmerkingsboksene Opptjente timer og Maksimalt antall timer for å kontrollere hvordan opptjening av ferietid fungerer. Til slutt, velg Tilbakestill timer hvert nytt år? avkrysningsboks for å nullstille ferietid ved begynnelsen av hvert nytt år.

Hvis du har valgt å bruke alternativet for direkte innskudd, klikker du på knappen for direkte innskudd på fanen Lønnsinformasjon i dialogboksen Ny ansatt. QuickBooks ber deg om å oppgi informasjonen som er nødvendig for å sette inn sjekker direkte for ansatte.

Gi annen arbeidsrelatert informasjon

Hvis du velger Ansettelsesinformasjon-fanen i dialogboksen Ny ansatt, viser QuickBooks fanen du bruker til å lagre ansettelsesdato, branndato og lignende biter av ansettelsesdata.