Hvordan søke i QuickBooks online-lister etter personer

Du kan bruke sidene for kunder, leverandører og ansatte i QuickBooks Online (QBO) på en rekke måter. Entreprenører-siden er mer begrenset enn resten; fra den kan du søke etter entreprenører og forberede 1099-er. Fra sidene for kunder, leverandører eller ansatte som viser alle personene i disse kategoriene, kan du sortere personene i listen, eksportere listen til Excel og utføre handlinger på en valgt gruppe personer på listen.

Du kan også skrive ut en grunnleggende rapport ved å klikke på Skriv ut-knappen på en hvilken som helst listeside; Skriv ut-knappen vises rett over Handling-kolonnen.

Hvordan jobbe med en bestemt person i QBO

Du kan velge en bestemt kunde, leverandør eller ansatt og se transaksjonene knyttet til den personen samt personens detaljer, og du kan legge ved filer til personen. Her skal du jobbe med kunder.

For å søke etter en bestemt person, skriv inn noen tegn som samsvarer med personen eller firmanavnet i søkeboksen som vises over listen over personer.

For å finne en bestemt person på en liste, bruk søkeboksen som vises over navnene på listen.

Når du velger en person fra listen, viser QBO siden som er spesifikt knyttet til den personen. Siden har to faner; i følgende figur ser du kategorien Transaksjonsliste; den andre fanen er Kundedetaljer.

Hvis du har aktivert prosjektfunksjonen i bedriften din, viser QBO en tredje fane kalt fanen Prosjekter, som viser alle prosjekter du har opprettet i QBO-selskapet ditt.

Fanen Transaksjonsliste viser transaksjoner i QBO knyttet til den valgte personen.

Fra begge fanene klikker du på Rediger-knappen for å redigere informasjon om den personen, og du klikker på Ny transaksjon-knappen for å legge til en transaksjon knyttet til den personen.

Fra detaljsiden til en person kan du legge ved filer for å holde styr på viktig finansiell informasjon. Du kan for eksempel legge ved en leverandørs 1099-dokument, en kundes kontrakt eller en ansatts kvitteringer. Du er ikke begrenset til tekstdokumenter; du kan også legge ved bilder. Bare dra og slipp elementet i Vedlegg-boksen nederst til venstre på den aktuelle detaljsiden; hvis du foretrekker det, kan du klikke på boksen og en standard Windows Open-dialogboks vises slik at du kan navigere til og velge dokumentet du vil legge ved.

Hvert vedlegg kan ikke være større enn 25 MB. For å se dokumenter som du allerede har knyttet til en person, klikker du på Vis eksisterende-koblingen under Vedlegg-boksen og QBO åpner en rute på høyre side av siden som viser de koblede vedleggene.

Du kan også legge til vedlegg til en transaksjon. For å se transaksjoner som har vedlegg, legger du til Vedlegg-kolonnen i tabellen som vises på personens Transaksjonsliste-side. Vis personens Transaksjonsliste-side og klikk deretter på tabellgirknappen over Handling-kolonnen. Klikk på Vis mer fra listen som vises. Vis flere endringer i Vis mindre og en avmerkingsboks for Vedlegg vises; klikk på den og Vedlegg-kolonnen vises som en del av tabellrutenettet. Du kan identifisere det som kolonneoverskriften med en binders. Hvis du viser kolonnen Vedlegg for én person, vises den i Transaksjonsliste-tabellen for alle personer av den typen. Hvis det finnes vedlegg for en bestemt transaksjon, vil du se antall vedlegg i kolonnen. Ved å klikke på nummeret vises transaksjonens vedlegg;

Du legger til vedlegg til de ulike transaksjonene etter hvert som du oppretter dem; kun vedlegg knyttet til transaksjoner vises på de ulike Transaksjonslistesidene, og vedlegg knyttet til en person vises på den tilknyttede personens side.

Legge til kolonnen Vedlegg i tabellen på transaksjonslisten.

Når du er ferdig med å jobbe med én person, kan du enkelt bytte til en annen i den listen ved å bruke listens delt visning-listerute.

Du kan klikke på ikonet for delt visning (vist i det foregående bildet) for å vise en rute som viser personene som er lagret i listen (se følgende bilde).

Viser en listes delte visning.

Fra listen i Delt visning-ruten kan du bla ned for å finne en person, eller du kan skrive noen bokstaver i personens navn eller firmanavn i søkeboksen øverst på listen for å finne denne personen i listen. Eller du kan sortere listen etter navn eller åpen saldo. Klikk på en person for å bytte til denne personens side.

For å legge til en ny person i listen, klikk på pluss-symbolet (+) øverst på listen i Delt visning-ruten. For å vise Kunder-siden, klikk Kunder øverst i Delt visning-listen eller klikk Salg i navigasjonslinjen og klikk deretter Kunder.

For å lukke delt visning, klikk på Lukk delt visning-knappen.

Sortere en liste i QuickBooks Online

I tillegg til å sortere i delt visning, kan du sortere listene på siden Kunder og leverandører etter navn eller åpen saldo. Som standard sorterer QBO oppføringene på disse sidene alfabetisk etter navn i stigende rekkefølge.

Du kan sortere ansatte i alfabetisk rekkefølge og omvendt alfabetisk rekkefølge, etter lønnsmetode eller etter status (aktiv eller inaktiv). Du kan ikke sortere entreprenører; QBO, som standard, sorterer dem i alfabetisk rekkefølge.

For å endre sorteringsrekkefølgen for Kunder eller Leverandører, klikk Salg eller Utgifter i navigasjonslinjen og klikk deretter Kunder eller Leverandører for å vise den aktuelle siden. for dette eksemplet bruker jeg Kunder-siden.

Deretter klikker du på overskriften for kolonnen du vil sortere etter. Hvis du klikker på kolonneoverskriften Kunde/selskap, viser QBO kundene i synkende alfabetisk rekkefølge. Hvis du klikker på kolonneoverskriften Åpen saldo, sorterer QBO listen i åpen saldo-rekkefølge, fra laveste til høyeste.

Hvordan eksportere en QBO-liste til Excel

Du kan eksportere en liste over dine kunder eller leverandører til Excel.

Hvis du ikke har en kopi av Excel på datamaskinen, kan du laste ned og bruke den gratis mobilversjonen av Excel.

Klikk på den aktuelle lenken i navigasjonslinjen (Salg eller Utgifter) for å vise enten Kunder-siden eller Leverandører-siden; Leverandørsiden brukes i dette eksemplet. På høyre kant av siden, rett over Handling-kolonnen, vises tre knapper. Klikk på den midterste knappen, og QBO eksporterer listen til en Excel-fil; en knapp for filen vises nederst på skjermen i Chrome.

Eksportere en leverandørliste til Excel.

Klikk på knappen nederst på skjermen, og Excel åpner filen. Du kan redigere filen hvis du klikker på Aktiver redigering-knappen i den gule linjen øverst i vinduet. Og for de av dere som bruker Excel mobil, må du logge på med Microsoft-kontoen din for å redigere filen.

Hvordan jobbe med en gruppe mennesker i QBO

Når du jobber med kunder eller leverandører, kan du utføre visse handlinger samtidig for en gruppe mennesker. Du kan for eksempel velge spesifikke leverandører ved å klikke i avmerkingsboksen ved siden av hvert navn og deretter sende den samme e-posten til disse leverandørene, betale regninger online for de valgte leverandørene hvis du bruker Bill.com- tillegget med QBO Essentials, Plus, eller Avansert, eller gjør de valgte leverandørene inaktive.

Du kan bruke Bill.com-tillegget til å betale regninger online fra QBO; det er en full-service Bill.com-app, men her snakker jeg om tillegget til QBO. Du finner Bill.com-appen tilgjengelig i Intuit App Center. Du kan besøke butikken ved å velge Apper fra navigasjonsruten. Det er ingen månedlig abonnementsavgift for Bill.com, men det er en transaksjonsavgift for hver betaling du behandler.

For kunder, i tillegg til å sende e-post, kan du opprette og sende kontoutskrifter til dem, tilordne de valgte kundene til en kundetype (du bruker kundetype for å gruppere kunder), og gjøre de valgte kundene inaktive.

For å bruke en av disse handlingene for en gruppe personer, klikk på den aktuelle lenken i navigasjonslinjen – Salg eller Utgifter – etterfulgt av den aktuelle listesiden for å vise den tilknyttede siden. For dette eksempelet brukte jeg Kunder-siden.

Deretter klikker du på avmerkingsboksen ved siden av navnene du vil inkludere i handlingen, og klikker deretter Batch Actions-knappen. Velg handlingen du vil utføre, og følg deretter instruksjonene på skjermen for å fullføre handlingen.

Utføre en handling for flere kunder.