Hvordan rydde opp og kondensere QuickBooks-filer

Arkiveringsprosessen i QuickBooks 2015 er ganske enkel. Når du rydder opp og arkiverer systemet ditt, må du kondensere filer. Følg disse trinnene for å kondensere QuickBooks-selskapsfilen:

1Velg kommandoen Fil→Verktøy→Kondenser data.

QuickBooks viser den første dialogboksen Kondensere data.

2Velg alternativknappen Transaksjoner før en bestemt dato.

Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen, og slanke ned arbeidsselskapsfilen slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av firmadatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger å fjerne transaksjoner i trinn 3.

3 Spesifiser datoen Fjern transaksjoner før.

For å spesifisere datoen før som avsluttede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen. Hvis du ønsker å komprimere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2012, for eksempel, skriv inn 1/1/2013 i datoboksen . Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke trenger å føle deg tvangsmessig for å fjerne en haug med lukkede transaksjoner.

Du fjerner lukkede transaksjoner bare hvis QuickBooks-selskapsfilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-selskapsfil som er på 25 MB, 50 MB eller til og med 100 MB (megabyte).

Selv om du vanligvis kondenserer en QuickBooks-fil ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner, oppretter kommandoen Condense også filer uten transaksjoner og filer med bare et spesifisert dataområde for transaksjoner. For å lage en fil som inneholder lister og preferanser, men ingen transaksjoner, klikk på alternativknappen Alle transaksjoner. Forresten, kan du bruke alternativet Alle transaksjoner til å bygge en nesten tom fil du kan bruke på nytt (for eksempel til trening).

For å lage en QuickBooks-fil som inneholder et spesifisert spekter av transaksjoner, klikk på alternativknappen Transaksjoner utenfor rekkevidde og skriv deretter inn datoene som bokfører intervallet ved å bruke Før- og Etter-boksene.

4Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den andre dialogboksen Kondensere data.

5 Spesifiser hvordan transaksjoner skal oppsummeres.

Hvis du vil oppsummere historiske transaksjoner, bruker QuickBooks en annen dialogboks for Kondensere data for å spørre hvordan den vil oppsummere historiske data: med en enkelt sammendragsjournalpost, med månedlige oppsummeringsjournaloppføringer, eller ingen oppsummering i det hele tatt.

Velg alternativknappen som tilsvarer oppsummeringsmetoden du ønsker. (Vanligvis vil du sannsynligvis bruke det andre alternativet som er oppført - det å la QuickBooks lage månedlige oppsummerende journaloppføringer - slik at du fortsatt kan generere meningsfulle månedlige rapporter.

6 Klikk på Neste når du er ferdig med å spesifisere hvordan QuickBooks skal oppsummere transaksjoner.

QuickBooks viser den tredje dialogboksen Kondensere data.

7Spesifiser hvordan lagertransaksjoner skal komprimeres, og klikk på Neste.

Hvis QuickBooks-filen inkluderer lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den tredje dialogboksen Kondenser data, kan du be QuickBooks om å gjøre nettopp dette ved å velge alternativet Oppsummer inventartransaksjoner. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velg knappen Behold beholdningstransaksjonsdetaljer.)

Når du klikker på Neste, fortsetter du til den fjerde dialogboksen Kondenser data (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som bør anses som avsluttet.

8Spesifiser hvilke transaksjoner som skal fjernes, og klikk på Neste.

QuickBooks ber om litt mer informasjon om nøyaktig hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som bør fjernes. Du merker av i avmerkingsbokser for å indikere om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes selv om de er uavklarte, merket som skal skrives ut, flagges som skal sendes og så videre.

Når du klikker på Neste, går du videre til den femte dialogboksen Kondensere data.

9 Spesifiser en listeopprydding som skal skje, og klikk på Neste.

Bruk den femte dialogboksen Kondenser data for å fortelle QuickBooks at i tillegg til å fjerne gamle lukkede transaksjoner, bør den rydde opp i noen av listene. Du kan velge avmerkingsbokser i dialogboksen Kondensere data som forteller QuickBooks å fjerne ubrukte kontoer, ubrukte kunder, ubrukte leverandører og så videre.

Ved å rydde opp i listen din ved å fjerne ubrukte listeelementer, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også enklere for folk å jobbe med listen.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den sjette siden i dialogboksen Kondenser data.

10Bekreft kondenserings- og arkiveringsoperasjonen.

Etter at du har beskrevet hvordan du vil at QuickBooks skal arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den sjette dialogboksen Kondensere data. Dialogboksen forteller deg at arkiveringsprosessen begynner med at QuickBooks lager en kopi av datafilen og at kondenseringsoperasjonen kan ta flere minutter eller til og med flere timer å fullføre.

11 Klikk på Start kondensering.

QuickBooks begynner prosessen med å kondensere datafilen.

12Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

Helt i begynnelsen av kondenseringsprosessen ber QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen. Å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen som en del av en kondenseringsoperasjon fungerer på samme måte som å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen når som helst.

Etter at du har sikkerhetskopiert QuickBooks-selskapsfilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp i arbeidsversjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Oppryddingsprosessen kan ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen din er veldig stor.