Hvordan rydde opp i firmafiler i QuickBooks 2011

Når du rydder opp i QuickBooks-selskapsfilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av den filen. Prosessen gjør også datafilen mindre ved å fjerne og oppsummere mange gamle detaljtransaksjoner ved å bruke store monsterjournaloppføringer.

Følg disse trinnene for å arkivere QuickBooks-selskapsfilen:

1 Velg Fil→ Verktøy→ Rydd opp i firmadata.

Dialogboksen Rydd opp firmadata vises.

2 Velg alternativknappen Fjern transaksjoner fra en bestemt dato.

Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: Lag en arkivkopi av QuickBooks-datafilen og slank ned størrelsen på arbeidsselskapsfilen slik at den ikke er så stor.

3 Angi Fjern lukkede transaksjoner på eller før-datoen, og klikk på Neste.

For å spesifisere datoen før lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen. Du fjerner lukkede transaksjoner bare hvis QuickBooks-selskapsfilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-selskapsfil som er på 25, 50 eller til og med 100 MB. (Hvis du er interessert, trykk Ctrl+1 for å vise et vindu som viser hvor stor QuickBooks-datafilen din er.)

4 Angi eventuelle tilleggskriterier som du vil at QuickBooks skal bruke for å fjerne transaksjoner, og klikk Neste.

Du kan ha transaksjoner som for eksempel aldri blir slettet eller aldri blir skrevet ut eller sendt. For å indikere at noen av disse gamle transaksjonene også skal fjernes, velg avmerkingsboksen som tilsvarer fjerningskriteriet. For å fjerne gamle fakturaer og estimater som fortsatt er merket som skal sendes, velg avmerkingsboksen Fjern fakturaer og estimater som er merket som 'Å sendes'.

5 Spesifiser eventuell annen listeopprydding som skal skje, og klikk på Neste.

Dette er din mulighet til å kvitte deg med informasjon som du ikke bruker lenger eller som du er sikker på at du ikke kommer til å trenge igjen.

6 Bekreft oppryddings- og arkiveringsoperasjonen.

Hvis du har gjort en feil, klikk på Tilbake-knappen for å endre dine tidligere valg.

7 Klikk på Start Cleanup.

Helt i begynnelsen av oppryddingsprosessen ber QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen.

8 Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

Å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen som en del av en oppryddingsoperasjon fungerer på samme måte som å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen når som helst.