Hvordan registrere refusjoner i QuickBooks Online

Det skjer. Det er en bummer, men det skjer. Noen ganger må du returnere penger du har mottatt fra en kunde, og du må registrere dem i QuickBooks Online.

Hvis en kunde returnerer varer til deg, utsted en kreditnota. Alternativt, hvis du trenger å refundere penger til en kunde - kanskje fordi varene kom skadet og kunden ikke ønsker å bestille dem på nytt - utsted en refusjonskvittering.

Opptak av kreditnota

Hvis en kunde returnerer varer som er kjøpt tidligere, eller hvis du og kunden din er enige om at kundens utestående eller fremtidige saldo skal reduseres, registrerer du en kreditnota i QBO.

Som standard bruker QBO automatisk kreditnotaer på utestående eller fremtidige fakturaer. Hvis du vil endre den oppførselen, åpner du dialogboksen Konto og innstillinger (velg Gear-menyen → Konto og innstillinger) og klikker på Avansert til venstre. Rull ned til Automatisering-delen til høyre, og klikk på alternativet Bruk kreditter automatisk.

Du legger inn en kreditnotatransaksjon omtrent på samme måte som du legger inn en faktura; for å vise Kreditnota-vinduet, kan du klikke på Opprett meny-knappen og velge Kredittnota, eller fra Salgstransaksjoner-siden kan du klikke Ny Transaksjon-knappen og velge Kredittnota.

Legge inn en kreditnota.

Velg kunden, fyll ut produktene eller tjenestene du utsteder en kreditnota for, fyll ut bunnen av Kredittnota-vinduet med passende informasjon, og lagre transaksjonen. Dette transaksjonsvinduet er veldig likt fakturatransaksjonsvinduet.

Du kan legge inn en kreditnota for en kunde selv om denne kunden for øyeblikket ikke har noen utestående fakturaer; når du legger inn kundens neste faktura, vil QBO påføre kreditnotaen på fakturaen.

Når du legger inn en kreditnota for en kunde som har utestående fakturaer, bruker QBO kreditnotaen på en utestående faktura; hvis du ser på salgstransaksjonslisten for den aktuelle fakturaen, vil du legge merke til at dens status er delvis, noe som betyr at fakturaen er delvis betalt.

Utstedelse av refusjon til en kunde

Bruk QBOs refusjonskvittering hvis du trenger å refundere penger til en kunde i stedet for å redusere en utestående eller fremtidig saldo. I dette eksemplet vil en refusjonssjekk bli utstedt til en kunde, som vil trekke refusjonsbeløpet fra en bankkonto og redusere en inntektskonto. Kunden returnerte ingen varer.

For å gjøre rede for refusjoner du utsteder når en kunde ikke returnerer en vare, oppretter du først en konto som heter noe sånt som returer og godtgjørelser og tilordner denne kontoen til kategorien inntektstype og en detaljtype for gitte rabatter/refusjoner. Deretter konfigurerer du en tjeneste på listen over produkter og tjenester og kaller den noe sånt som kunderefusjon eller til og med returer og godtgjørelser. Ikke velg Er skattepliktig for tjenesten. Tilordne tjenesten til Returer og kvoter-kontoen og ikke tilordne en standardpris/pris.

Å fylle ut refusjonskvittering-vinduet er veldig likt å fylle ut fakturavinduet. For å vise vinduet for refusjonskvittering, klikk på Opprett-knappen – plusstegnet (+) – og velg refusjonskvittering i kolonnen Kunder. Velg en kunde, og QBO fyller ut relatert kundeinformasjon.

Utstede en refusjonssjekk.

Velg en betalingsmetode og en konto; hvis du velger en bankkonto, viser QBO bankkontoens gjeldende saldo og neste sjekknummer knyttet til kontoen. Hvis du vil, klikker du på Skriv ut senere.

I eksemplet returnerer ikke kunden noen varer, så tjenesten Refusjon og godtgjørelser ble valgt. Hvis kunden din returnerer varer, velg varen i produkt-/tjenestekolonnen som kunden returnerer i bytte mot refusjonen, og ikke velg refusjons- og godtgjørelsestjenesten.

Du kan bla ned til bunnen av refusjonskvittering-transaksjonsvinduet og fylle inn all den samme informasjonen som er tilgjengelig nederst på en faktura.