Hvordan registrere påløpte forpliktelser med QuickBooks 2012

Svært vanlig skylder en bedrift penger for noen varer eller tjenester eller skatter som må registreres i regnskapssystemet; QuickBooks 2012 kan hjelpe deg med det. For eksempel, hvis du ved slutten av en regnskapsperiode - si ved slutten av året - skylder $ 1200 i renter på et lån, må du virkelig registrere renteutgiftene i regnskapssystemet ditt

Du vil for eksempel registrere det faktum at selv om lånesaldoen kan vises som $10 000 i regnskapet, så skylder du sannsynligvis $11 200 fordi du skylder både $10 000 i hovedstol og $1200 i påløpte renter.

For å påløpe en forpliktelse bruker du en journalpost som den som vises. Denne journaloppføringen viser påløpet av $1200 av renteutgifter på et lån som skal betales.

Journalpost 16: Å påløpe en forpliktelse

Journaloppføringen viser en $1200 debet til lånerentekostnad og en $1200 kreditt til lånerenter. Denne bilagsposten registrerer beløp du skylder ved slutten av regnskapsperioden som ikke blir registrert på annen måte.

Du må være forsiktig med å bruke journalposter som den som vises i journalpost 16. Vanligvis vil du bruke slike journalposter når det er veldig viktig å telle alle utgiftene dine og å måle alle forpliktelsene dine nøyaktig.

En vanlig situasjon når du vil være spesielt forsiktig med å foreta slike periodiseringer, er hvis du selger firmaet ditt. Enhver potensiell kjøper ønsker ikke bare å ha et veldig godt estimat av dine reelle utgifter for regnskapsperioden, men kjøperen ønsker også et veldig nøyaktig estimat av forpliktelser på tidspunktet virksomheten blir evaluert.

Ansvarsperiodiseringer som den som vises i bilagsregistrering 16 gir imidlertid regnskapsføreren eller bokholderen et problem. For å gå tilbake til eksemplet med påløpte renter vist i journalpost 16, anta at virksomheten på et senere tidspunkt foretar en betaling på USD 3000, som inkluderer rentene som er påløpt i journalpost 16.

Når regnskapsfører eller bokholder senere registrerer denne lånebetalingen, må han eller hun huske eller gjenkjenne den tidligere journalposten. Du vil ikke at regnskapsføreren eller bokholderen skal dobbelttelle renteutgiftene ved å registrere den samme renten igjen. Dette gir mening, ikke sant?

Fordi regnskapsførere og bokholdere ikke pålitelig kan huske denne typen periodiseringsposter - de må kanskje tilbakekalle dem måneder senere - trekker de vanligvis tilbake effekten av periodiseringen fra den første dagen i den nye regnskapsperioden.

For eksempel, hvis bilagsregistrering 16 ble registrert ved slutten av år 1 for nøyaktig å estimere rentekostnads- og forpliktelsessaldoer, kunne en regnskapsfører eller bokholder, den første dagen i år 2, legge inn en reverserende bilagspost.

Denne reverserende journaloppføringen vil kreditere lånerentekostnader for $1200 og debet lånerenter for $1200. Med andre ord, denne reverserende journalposten reverserer den tidligere periodiseringen. Fordi periodiseringen fortsatt er i år 1, er imidlertid år 1s estimater for rentekostnad og gjeldskontosaldo fortsatt korrekte.

Tabellen nedenfor viser hvordan en reverserende oppføring ser ut. Igjen, legg merke til at det rett og slett er speilbildet av Journal Entry 16. Debet og kreditering er flip-floppet.

Journaloppføring 17: Reversering av en periodisering

Når den faktiske lånerentebetalingen er utført, ser journalposten ut som om det aldri har vært noen periodisering eller tilbakeføring. Følgende tabell viser dette. Anta for eksempel at bedriften på et tidspunkt i år 2 betaler 1800 dollar i renter ved å betale kontant. Journalpost 18 viser hvordan denne transaksjonen blir registrert.

Journalpost 18: Den "ekte" lånerentebetalingen

• Journalregistrering 16 lar deg vise at ved slutten av år 1 skylder virksomheten $1200 i renter på et lån - selv om den renten ennå ikke er betalt. Journaloppføring 16 viser også at selv om pengene ikke ble betalt, ble det påløpt lånerentekostnader på $1200.

• Journaloppføringer 17 og 18 må kombineres for å forstås. Journalpost 17 reduserer for eksempel lånerenten til null. Husk at lånerentene som skal betales vil være en balanseansvarskonto.

  Kombinasjonen av $1200 debet og kreditt null denne kontoen. Kreditten på $1200 til lånerenteutgiften i Journal Entry 17 må kombineres med $1800 debet til lånerentekostnaden i Journal Entry 18. Dette virker morsomt fordi du tross alt ikke betaler $1800 i rente? Det er sant.

  Men ser tilbake på Journal Entry 16, kan du se at du allerede har registrert $1200 i lånerenteutgifter. Denne rentekostnaden er registrert for år 1 i dette eksemplet. Hvis du har $1800 i lånerenter totalt, er det som er igjen for år 2 de resterende $600.

  Kombinasjonen av $1200 kreditten til lånerentekostnaden og $1800 debet til lånerentekostnaden produserer denne $600 av lånerentekostnaden. Den eneste andre komponenten av disse to journalpostene er $1800 kreditt til kontanter. Denne kreditten til kontanter representerer bare den faktiske kontantbetalingen som er gjort for å betale lånerentebeløpet.