Hvordan registrere og skrive ut sjekker i QuickBooks 2012

Det er klart at enhver bedrift skriver sjekker - for å betale regninger og for å betale ansatte. QuickBooks 2012 inkluderer en kommando og et vindu spesifikt for å registrere og muligens skrive ut sjekker.

1Velg kommandoen Bank → Skriv sjekker.

QuickBooks viser vinduet Skriv sjekker.

2Bruk rullegardinlisten Bankkonto.

Velg riktig konto å skrive en sjekk på.

3Bruk nr. (sjekknummer)-feltet for å identifisere kontrollnummeret.

Hvis du ikke vet sjekknummeret ennå fordi du ikke har skrevet ut sjekken, lar du feltet Nr. stå tomt. Velg deretter avmerkingsboksen Skal skrives ut, som vises omtrent midt i vinduet Skrivesjekker.

4Bruk Dato-feltet for å registrere datoen da sjekken er skrevet eller vil bli skrevet.

Du kan angi sjekkdatoen i formatet mm/dd/åååå. Du kan også skrive inn datoer som bare mmdd eller m/dd, og QuickBooks transformerer dem til mm/dd/åååå. Derfor er 3/17, 0317 og 17/03/2012 alle gyldige måter å angi samme dato på, hvis inneværende år er 2012.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknappen som vises til høyre for Dato-feltet. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en popup-kalender. For å velge en dag som vises i kalenderen, klikk på dagen.

5Bruk Pay to the Order Of-feltet for å identifisere personen eller virksomheten du betaler med sjekken.

Hvis sjekken du registrerer er den første sjekken du noen gang har utstedt til betalingsmottakeren, må du skrive inn betalingsmottakerens navn i feltet Betal til rekkefølgen av. Hvis du tidligere har betalt betalingsmottakeren, kan du klikke på pilknappen til høyre i feltet Betal til rekkefølge.

Når du gjør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmottakere. Du kan velge en betalingsmottaker fra denne listen ved å klikke på navnet.

6Flytt markøren til $ (eller beløp)-feltet og skriv inn sjekkbeløpet.

QuickBooks skriver ut sjekkbeløpet på linjen under Pay to the Order Of-feltet.

7 Fordel sjekkbeløpet til de aktuelle utgifts- eller eiendelskontoene.

Hvis sjekken betaler for en bestemt utgift eller kjøper en bestemt eiendel, klikker du på Utgifter-fanen. Bruk deretter linjene eller radene i kategorien Utgifter for å identifisere kontoen og beløpet som sjekken betaler.

Hvis du kategoriserer utgiften som en påløpt for en bestemt kunde eller jobb, kan du bruke kolonnen Fakturerbar (merket med et ikon) for å indikere om denne varen senere skal faktureres kunden.

8Beskriv varene som sjekken kjøper.

Her er fanen Elementer i vinduet Skrivesjekker. Du bruker fanen Varer når du skriver en sjekk for å kjøpe varer vist og beskrevet på varelisten din.

For å bruke kategorien Varer, identifiser varen som kjøpes ved å skrive inn varekoden eller navnet i varekolonnen. Du kan eventuelt redigere varebeskrivelsen som vises i kolonnen Beskrivelse. Bruk deretter kolonnene Antall, Kostnad og Mengde for å beskrive antall varer og totalkostnaden for varene som er kjøpt.

9For å skrive ut en sjekk, klikk på Skriv ut-knappen.

Alternativt, hvis du ønsker å skrive ut sjekker i en batch, etter at du har registrert den aller siste sjekken du vil skrive ut, klikker du på nedoverpilen til høyre for Skriv ut-knappen. Når QuickBooks viser Print-menyen, velg kommandoen Print Batch. QuickBooks viser dialogboksen Velg sjekker som skal skrives ut.

10Velg sjekkene du vil skrive ut ved å klikke på dem.

Bruk boksen First Check Number for å identifisere nummeret på det første sjekkskjemaet som skal brukes til utskrift. Klikk deretter OK. Når QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut sjekker, bruker du området Sjekk stil for å identifisere typen sjekkeskjemaer du skriver ut på. Hvis du bruker standardsjekker eller sjekker i lommebok, må du også angi antall sjekker. Klikk deretter på Skriv ut-knappen.

11 Etter at du har beskrevet sjekken og årsakene til å skrive sjekken, klikker du enten på Lagre og lukk eller Lagre og ny.

Lagre og lukk-knappen lagrer sjekken og lukker også vinduet Skriv sjekker. Klikk på Lagre og ny-knappen for å lagre sjekken, og vis deretter vinduet Skriv sjekker på nytt slik at du kan registrere en ny sjekk. Hvis du ikke vil lagre sjekken, klikker du på Fjern-knappen.