Hvordan registrere og skrive ut sjekker fra QuickBooks

Det er klart at enhver bedrift skriver sjekker for å betale regninger og for å betale ansatte. QuickBooks inkluderer en kommando og et vindu spesifikt for å registrere og muligens skrive ut sjekker.

Følg disse trinnene for å registrere eller skrive ut sjekker:

1Velg kommandoen Bank → Skriv sjekker.

Når QuickBooks viser vinduet Skriv sjekker, bruker du rullegardinlisten Bankkonto for å velge riktig konto å skrive en sjekk på.

2Bruk feltet Nr. (sjekknummer) for å identifisere kontrollnummeret.

Hvis du ikke vet sjekknummeret ennå fordi du ikke har skrevet ut sjekken, lar du feltet Nr. stå tomt. Deretter merker du av for Skriv ut senere, som vises på hovedfanen i vinduet Skrivesjekker.

Når du merker av for Skriv ut senere, viser QuickBooks uttrykket Å skrive ut i feltet Nr.

3Bruk Dato-feltet for å registrere datoen da sjekken er skrevet eller vil bli skrevet.

Du kan angi sjekkdatoen i formatet mm/dd/åååå. Du kan også skrive inn datoer som bare mmdd eller m/dd, og QuickBooks transformerer dem til mm/dd/åååå. Dermed er 3/17, 0317 og 03/17/2014 alle gyldige måter å angi samme dato på, hvis inneværende år er 2014.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknappen som vises til høyre for Dato-feltet. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en popup-kalender. For å velge en dag som vises i kalenderen, klikk på dagen. Popup-kalenderen inneholder også et par knapper som du kan klikke for å bla frem og tilbake gjennom månedene.

4Bruk Pay to the Order Of-feltet for å identifisere personen eller virksomheten du betaler med sjekken.

Hvis sjekken du registrerer er den første sjekken du noen gang har utstedt til betalingsmottakeren, må du skrive inn betalingsmottakerens navn i feltet Betal til rekkefølgen av.

Hvis du tidligere har betalt betalingsmottakeren, kan du klikke på pilknappen til høyre i feltet Betal til rekkefølgen. Når du gjør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmottakere. Du kan velge en betalingsmottaker fra denne listen ved å klikke på navnet.

5Flytt markøren til feltet Dollars (eller beløp) og skriv inn sjekkbeløpet.

QuickBooks skriver ut sjekkbeløpet på linjen under Pay to the Order Of-feltet.

6(Valgfritt) Oppgi en adresse.

Hvis du vil, kan du bruke adresseblokken for å oppgi betalingsmottakerens adresse. Merk at QuickBooks skriver utbetalingsmottakernavnet på den første linjen i adresseblokken når du fyller ut Betal til rekkefølgen-feltet. Du kan legge til de andre linjene i adresseblokken manuelt.

7(Valgfritt) Gi en memobeskrivelse.

Du kan bruke Memo-feltet til å gi eller registrere tilleggsinformasjon. Hvis du for eksempel skal skrive ut sjekken, kan du bruke Memo-feltet til å identifisere kontonummeret ditt eller fakturanummeret som sjekken betaler.

8(Valgfritt) Merk av for Pay Online på Memo-fanen.

Så her er avtalen: Hvis du har fortalt banken din at du vil gjøre nettbanken og har fulgt instruksjonene for oppsett, kan du merke av for Pay Online (som vises etter at du har satt opp nettbank). Denne innstillingen forteller QuickBooks å overføre denne sjekkinformasjonen til banken din, sammen med instruksjoner til banken om å foreta betalingen.

9 Fordel sjekkbeløpet til de aktuelle utgifts- eller aktivakontoer.

Hvis sjekken betaler for en bestemt utgift eller kjøper en bestemt eiendel, klikker du på Utgifter-fanen. Bruk deretter linjene eller radene i kategorien Utgifter for å identifisere kontoen og beløpet som sjekken betaler. Hvis du kategoriserer utgiften som en påløpt for en bestemt kunde eller jobb, kan du bruke den Fakturerbare? kolonne for å indikere om denne varen skal faktureres kunden senere.

10 Beskriv varene som sjekken kjøper.

Figuren viser kategorien Elementer i vinduet Skrivesjekker. Du bruker fanen Varer når du skriver en sjekk for å kjøpe varer som vises og beskrives i varelisten. Hvis du for eksempel skriver en sjekk på $1000 for å kjøpe 1000$1-varer for inventar, bruker du fanen Elementer. For å bruke fanen Varer, identifiser varen som kjøpes ved å skrive inn varekoden eller navnet i varekolonnen.

11For å skrive ut en sjekk, klikk på Skriv ut-knappen.

Alternativt, hvis du ønsker å skrive ut sjekker i en batch, etter at du har registrert den aller siste sjekken du vil skrive ut, klikker du på nedoverpilen under Skriv ut-knappen. Når QuickBooks viser Print-menyen, velg kommandoen Print Batch. QuickBooks viser dialogboksen Velg sjekker som skal skrives ut.

Velg sjekkene du vil skrive ut ved å klikke på dem. Bruk boksen First Check Number for å identifisere nummeret på det første sjekkskjemaet som skal brukes til utskrift.

12 Klikk OK.

Når QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut sjekker, bruker du området Sjekk stil for å identifisere typen sjekkeskjemaer du skriver ut på. Hvis du bruker standardsjekker eller sjekker i lommebok, må du også angi antall sjekker. Klikk deretter på Skriv ut-knappen.

13 Etter at du har beskrevet sjekken og årsakene til å skrive sjekken, klikker du enten på Lagre og lukk eller Lagre og ny.

Lagre og lukk-knappen lagrer sjekken og lukker også vinduet Skriv sjekker. Klikk på Lagre og ny-knappen for å lagre sjekken, og vis deretter vinduet Skriv sjekker på nytt slik at du kan registrere en ny sjekk. Hvis du ikke vil lagre sjekken, klikker du på Fjern-knappen.