Hvordan registrere leverandørgjeldstransaksjoner

Innen QuickBooks 2012 har du muligheten til å enten jobbe med eller uten en kreditorkonto. Hvis du vil, kan du føre utgifter når du skriver sjekker. Dette betyr at for å ha en fullstendig liste over alle utgiftene dine, må du ha registrerte sjekker som betaler alle utgiftene dine. Denne tilnærmingen fungerer fint.

QuickBooks støtter også en mer presis tilnærming til registrering av utgifter. Ved å svare på noen spørsmål under QuickBooks-oppsettprosessen, kan du sette opp en leverandørkonto, som bare er en konto som sporer beløpene du skylder leverandørene og andre leverandører.

Hvordan registrere en regning

Når du bruker en kreditorkonto, legger du inn regningene du får fra leverandører når du mottar dem.

Tabellen nedenfor viser måten denne transaksjonen registreres på. Journaloppføring 5 debiterer automatisk utgifter for kontorrekvisita for $1000 og krediterer regnskapspliktige for $1000. Dette er journaloppføringen som ville bli registrert av QuickBooks hvis du kjøpte 1000 dollar med kontorrekvisita og deretter la regningen inn i QuickBooks-systemet.

Journaloppføring 5: Registrering av et kredittkjøp

Hvordan betale en regning

Når du senere betaler den regningen, registrerer QuickBooks Journalregistrering 6. I Journal Entry 6 debiterer QuickBooks regnskapspliktige for $1000 og krediterer kontanter for $1000. Nettoeffekten på leverandørgjeld ved å kombinere både kjøpet og betalingen er null.

Det gir mening, ikke sant? Tilnærmingen vist i journalposter 5 og 6 teller beløpet du skylder en leverandør eller leverandør som en forpliktelse, leverandørgjeld, bare mens du skylder pengene.

Journalregistrering 6: Registrering av betalingen til leverandøren

Når du registrerer journaloppføring 6 i QuickBooks, må du oppgi navnet på kontoen som blir debitert. QuickBooks vet åpenbart hvilken konto som skal krediteres - leverandørgjeldskontoen. QuickBooks må imidlertid også kjenne til utgifts- eller aktivakontoen som skal debiteres.

QuickBooks trenger å vite hvilken kontantkonto som skal krediteres når du betaler et leverandørbeløp. Du identifiserer dette når du skriver sjekken for å betale regningen.

Noen andre leverandørgjeld-pekere

Her er et par tilleggspunkter om journaloppføringer 5 og 6:

• Kreditormetoden er mer nøyaktig. Kreditormetoden, som er det journalposter 5 og 6 viser, er den beste måten å registrere regningene dine på. Kreditormetoden innebærer at du fører utgifter når utgiftene faktisk oppstår.

  Som du kanskje allerede har skjønt, er leverandørgjeld-metoden egentlig speilbildet av tilnærmingen til kundefordringer. Den store fordelen med kreditormetoden, som du kanskje ser, er at den holder styr på beløpene du skylder leverandører og leverandører, og den gjenkjenner utgifter etter hvert som de oppstår i stedet for når du betaler dem (som kan være litt senere).

• Ikke hver debet er for en utgift. Journalpost 5 viser debet som går til en konto for kontorrekvisita. Mange av leverandørgjeldene du registrerer, er skyldige utgifter.

  Imidlertid stammer ikke alle leverandørgjeldtransaksjoner fra å pådra seg noen utgifter. Du må kanskje også registrere kjøpet av en eiendel - for eksempel et utstyr. I dette tilfellet går ikke debet til en utgiftskonto, men til en aktivakonto. Bortsett fra denne mindre endringen fungerer imidlertid transaksjonen på samme måte.

Kan du gjette hvordan en utgifts- eller anleggsmiddelkjøp blir registrert hvis du ikke bruker en kreditorkonto? I tilfellet der du betalte $1000 for kontorrekvisita, belaster QuickBooks kontorrekvisita for $1000 og krediterer kontanter for $1000 når du skriver en $1000 sjekk. Som en del av å skrive sjekken, identifiserer du hvilken utgiftskonto du skal debitere.

Hvis du kjøper et utstyr for 1000 dollar, ser og fungerer journalposten på omtrent samme måte. Når du registrerer kjøpet, belaster QuickBooks aktivakontoen for $1000 og krediterer kontanter for $1000. Igjen, denne transaksjonen blir registrert når du skriver sjekken for å betale for eiendelen.