Hvordan redigere og omorganisere rapporter i QuickBooks 2016

Du har kanskje lagt merke til at når QuickBooks viser rapportdokumentvinduet, viser det også en rad med knapper: Tilpass rapport, Kommenter rapport, Del mal, Husk, Skriv ut, E-post, Excel, og så videre. Under denne verktøylinjen er noen nedtrekkslister som har med datoer å gjøre, en nedtrekksliste kalt Kolonner, og en nedtrekksliste kalt Sorter etter. (Ikke alle disse listene er tilgjengelige i hvert rapportdokumentvindu.)

Du trenger ikke bekymre deg for disse knappene og listene. Les gjennom diskusjonen som følger bare hvis du føler deg komfortabel, avslappet og virkelig myk, ok?

Modifiserer

Når du klikker på knappen Tilpass rapport, viser QuickBooks dialogboksen Endre rapport. Fra denne dialogboksen kan du endre informasjonen som vises på en rapport og måten informasjonen er ordnet på (fanen Vis); dataene som brukes til å generere rapporten (filtre-fanen); topptekst- og bunntekstinformasjonen (forutsigbart topptekst/bunntekst-fanen); og skrifttypen og størrelsen på utskriften som brukes for en rapport (fanen Fonter og tall).

Dialogboksen Endre rapport.

Kommenterer en rapport

Du kan kommentere en rapport med kommentarer (en ny funksjon i QuickBooks 2015). For å gjøre dette, klikk på Kommentar på rapport-knappen. Når QuickBooks viser kommentarpanelet nederst i rapportvinduet, klikker du på knappen ved siden av den rapporterte verdien du vil kommentere og klikker deretter i kommentarpanelet for å skrive inn kommentarene dine.

For å lagre kommentarene dine, klikk på Lagre-knappen i kommentarpanelet. For å lagre rapporten og alle kommentarene du har lagt til, klikk på Lagre-knappen øverst til venstre i rapportvinduet. For å få tilgang til disse lagrede rapportene senere, velg Rapporter → Kommenterte rapporter. Merk at du også kan skrive ut og sende en kommentert rapport via e-post ved å bruke knappene Skriv ut og E-post, som vises øverst til venstre i rapportvinduet.

Rapportvinduet med kommentarpanelet vises.

Deling av maler

Hvis du jobber i et QuickBooks-miljø med flere brukere og du lager en tilpasset rapport, kan du dele denne rapporten med andre brukere. For å gjøre dette, klikk på Del mal-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Del mal, navngi og beskriv den delte rapporten ved å bruke tekstboksene Rapporttittel og Beskrivelse. Klikk deretter på Del-knappen.

Memorering

Hvis du leker med de gjenværende knappene, kan du lagre alle egendefinerte rapportspesifikasjoner du lager. Bare klikk på Husk-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Lagre rapport, som bare ber deg om å gi et navn for den tilpassede rapporten og tilordne den lagrede rapporten til en rapportgruppe.

Etter at du har navngitt og tilordnet den tilpassede rapporten, viser QuickBooks den når du velger Rapporter → Lagrede rapporter og deretter klikker på rapportgruppen. Du kan også få tilgang til lagrede rapporter fra toppen av rapportsenterskjermen. Når du vil bruke spesialrapporten din, er alt du trenger å gjøre å velge den fra listen og klikke på Rapporter-knappen.

QuickBooks husker utskriftsretningen med rapporten, så hvis utskriftsretningen ikke er slik du vil ha den for rapporten, bør du først endre den ved å velge Fil → Skriveroppsett. Velg retningen du vil huske, klikk OK, og lagre deretter rapporten.

Sender e-post

Hvis du klikker på E-post-knappen, viser QuickBooks en rullegardinliste med kommandoer som lar deg sende enten en Excel-arbeidsbok eller en PDF-versjon av rapporten til noen andre. Når du velger en av kommandoene som sier at du vil sende en rapport via e-post, avhenger hva QuickBooks gjør av om QuickBooks ser at du har et e-postprogram allerede satt opp og installert.

Hvis QuickBooks ikke ser noe slikt program, viser QuickBooks dialogboksen Rediger e-postinformasjon. Hvis QuickBooks ser et slikt program, starter QuickBooks e-postprogrammet og legger til rapporten som et vedlegg til en ny melding.

Eksporterer

Hvis du klikker på Excel-knappen og velger Opprett nytt regneark fra rullegardinmenyen, viser QuickBooks dialogboksen Send rapport til Excel. Du kan bruke denne dialogboksen til å lage en Excel-rapport som inneholder samme informasjon som vist i rapporten. Velg alternativknappen Opprett nytt regneark for å opprette en ny Excel-arbeidsbok med rapportinformasjonen og alternativknappen Oppdater et eksisterende regneark for å legge rapporten til en eksisterende Excel-arbeidsbok.

Dialogboksen Send rapport til Excel.

Du kan også bli fancy ved å eksportere en kommadelte verdier (CSV)-fil (disse filene kan åpnes av andre elektroniske regnearkprogrammer og av databaseprogrammer) til en spesifikk Excel-arbeidsbokfil, og ved å klikke Avansert-knappen for å vise en annen dialogboks som lar deg kontrollere hvordan den eksporterte informasjonen formateres.

Et vennlig forslag, kanskje? Eksperimenter gjerne med alle de spesielle eksportalternativene. Bare husk at etter at du har eksportert en QuickBooks-rapport til en ny, tom Excel-arbeidsbok, kan du også gjøre noen av disse fancy-dansende tingene - spesiell formatering og så videre - der.

De andre knappene og boksene

Hvis du vil se hvordan Skjul topptekst, Skjul sammen og Datoer fungerer, er det bare å snurre rundt. Du kan ikke skade noe.

Hvis du endrer rapportdatoene, klikker du på Oppdater-knappen for å oppdatere rapporten. For å angi oppdateringsalternativer for rapporter, velg Rediger → Innstillinger. Klikk deretter på Rapporter og grafer-ikonet i listen til venstre og klikk på fanen Mine innstillinger om nødvendig. Klikk på ett av alternativene for rapporter og grafer, og klikk deretter OK.