Hvordan QuickBooks skrivebordslister konverterer til QuickBooks Online

Når du jobber med noen stasjonære QuickBooks-selskapslister, konverteres noen felt til QuickBooks Online (QBO), men andre gjør det ikke. Denne delen er organisert etter stasjonære QuickBooks-liste. Det er også inkludert litt informasjon om hvordan inventar fungerer i QBO.

Kunde- og jobbliste

Når det gjelder konvertering, faller feltene i Customer:Job-listen til skrivebordet QuickBooks-produktet inn i tre kategorier:

• Felt som konverterer inkluderer kunde, firmanavn, herr/fru/?, fornavn, mellombokstav, etternavn, telefon, faks, alternativ telefon, e-post, videresalgsnr., vilkår og avmerkingsboksen Er avgiftspliktig.

• Felt som konverteres med unntak inkluderer faktura til adresse (unntatt merknad), levering til adresse (unntatt merknad), foretrukket betalingsmåte (unntatt fra QuickBooks 2003 eller nyere), kredittkortinformasjon (unntatt fra QuickBooks 2003 eller nyere) og merknad (oppover) til 4000 tegn).

• Felt som ikke konverterer inkluderer Contact, Alt. Kontakt, kundetype, representant, prisnivå, avgiftselement, egendefinerte felt, konto og kredittgrense. Vær også oppmerksom på at kunder med inaktiv status konverterer som aktive.

Etter konvertering kan du redigere kunder for å gjøre dem inaktive.

I tillegg konverterer ikke disse Pro Only-feltene: Jobbstatus, Startdato, Prosjektert slutt, Sluttdato, Jobbbeskrivelse og Jobbtype.

Vareliste

I transaksjoner vises deltotalposter på separate linjer med tekst i Memo-feltet som indikerer at de er en delsum.

Gruppeelementer konverterer ikke; i stedet vises hvert element i gruppen på en detaljlinje, og nullbeløpslinjer vises på begynnelsen og slutten av gruppen for å identifisere elementene som var en del av gruppen. Den øverste linjen viser gruppenavnet, og den nederste linjen viser gruppebeskrivelsen.

Mva-gruppeelementer konverteres ikke, men du kan sette opp kombinerte mva-elementer i QBO. QBO støtter ikke skattekoder med tre tegn knyttet til varer.

Ansattliste

Informasjonen i den skrivebordsbaserte QuickBooks-utgaven Employee List konverteres til QuickBooks Online, men QBO beholder bare følgende informasjon:

• Herr Fru.

• Fornavn

• Midt forbokstav

• Etternavn

• Adresse

• Skriv ut som

• Telefon

• Personnummer

• Epostadresse

• Leie dato

• Utgivelsesdato

Forhandlerliste

Følgende leverandørlistefelt konverterer ikke:

• Kontakt

• Alternativ kontakt

• Merk

• Inaktiv

• Leverandørtype

• Kredittgrense

• Skatte-ID

• 1099 status

• Egendefinerte felt

Inventar

QBO støtter grunnleggende lagerbehov; hvis du driver en servicebedrift eller selger ferdige varer, bør QBO kunne dekke lagerbehovene dine. Lagervarer konverteres som tosidige varer i QBO med priser og kostnader, men ingen kvanta. Slik konverterer QuickBooks Online lagerdeler og transaksjoner:

• QBO oppretter nye underelementer kalt Inventory Asset og COGS for hver inventory element som brukes på en transaksjon. Selv om navnene på disse underelementene antyder at de er kontoer, er de ikke det. Disse varene inneholder samme beskrivelse som deres overordnede vare, men har henholdsvis beholdningsaktivakontoen og COGS-kontoen knyttet til seg. Konvertering bruker dem for å sikre at rapportene er korrekte etter konvertering.

• Etter hver beholdningslinje på konverterte fakturaer, salgskvitteringer, kreditnotaer og på enkelte regninger, sjekker og kredittkorttransaksjoner som inneholdt beholdningsvarer, oppretter QBO to nye detaljlinjer ved å bruke de nye undervarene som representerer beholdningseiendelen og COGS-beløpene .

For ubetalte eller delvis betalte transaksjoner som inneholder lagervarer, vil kontantbasisrapporter med et COGS-beløp i QBO være forskjellige fra kontantbasisrapporter med et COGS-beløp i stasjonære QuickBooks. Kontantbaserte rapporter for fullt betalte lagertransaksjoner eller ikke-lagertransaksjoner vil være de samme i QBO og desktop QuickBooks.

Etter at du har konvertert inventar fra et QuickBooks desktop-selskap til QBO, kan du ikke bare begynne å bruke inventar i QBO. Du må gjennom en oppryddingsprosess. Du kan finne utmerkede detaljer om oppryddingsprosessen i videoen " Hvordan løser du beholdningsproblemer etter konvertering i QBO ".

Vanligvis oppretter konvertering de nye underelementene som et midlertidig tiltak med det eneste formålet å sikre at rapportene dine er korrekte. Etter konvertering finner du, i kontoplanen, en inventarkonto konvertert fra ditt QuickBooks-stasjonære firma. Deretter, når du slår på beholdning og tilgjengelig mengdesporing i QBO, oppretter QBO en annen beholdningskonto – den du bruker fremover mens du jobber i QBO.

For å etablere den korrekte verdivurderingen av beholdningsdollar i beholdningskontoen opprettet av QBO og for å få beholdningsvarene til å oppdatere den riktige beholdningskontoen fremover – den som er opprettet av QBO – må du redigere hver beholdningsartikkel (ikke undervarene som er opprettet under konvertering) og fyll inn riktig mengde tilgjengelig.

Denne prosessen resulterer i å doble inventarverdien din ved å vise den i både inventarkontoen som ble opprettet fra QuickBooks skrivebordsselskap under konvertering og i inventarkontoen som QBO oppretter. For å korrigere overvurderingen, bruker du en journalpost som fjerner dollaren fra QuickBooks desktop Inventory-konto.

Men før du korrigerer beholdningsverdien og etter at du har redigert hver vare, kan og bør du slette underelementene som ble opprettet under konverteringen.

Fordi du trenger å gjøre oppryddingsprosessen på en vare-for-vare-basis, hvis du har hundrevis av inventarvarer, kan du finne alt dette overveldende. Som et alternativ kan du velge å ikke konvertere inventar og i stedet følge instruksjonene i videoen. Videoen foreslår at du importerer varelisten, men ikke detaljene for hvert element. Sett i stedet opp detaljene for hvert element i QBO. For hundrevis av varer vil det sannsynligvis være raskere og renere å importere bare listeinformasjonen.

Det er én ulempe ved kun å importere listeinformasjon: Du mister de historiske dataene knyttet til inventarvarene dine. Men ingenting hindrer deg i å beholde QBO-stasjonærselskapet ditt til de gangene du kanskje trenger den historien.