Hvordan opprettholde god regnskapskontroll med QuickBooks

QuickBooks tillater flere brukere. Mange virksomheter, etter at de har vokst til en viss størrelse, trenger å støtte flere brukere med tilgang til regnskapsinformasjon og muligheten, i noen tilfeller, til å opprette regnskapstransaksjoner. Dessverre skaper flere brukere av regnskapssystem risiko for bedriftseieren.

Ved å ha tilgang til regnskapssystemet kan brukere enten utilsiktet introdusere feil i regnskapssystemet eller, dessverre, med vilje svindle en bedrift. Av disse grunnene er her en liste over noen QuickBooks kontrollteknikker som en bedriftseier eller bedriftsleder kan bruke for å minimere utilsiktede feil og minimere muligheten for tyveri.

• Sammenlign regelmessig antall fysiske varelager med lagerregnskap. Beholdningen krymper, dessverre. Folk - noen ganger ansatte, men ofte pseudokunder som butikktyver - stjeler inventar. Derfor er en ting du må gjøre, både for å minimere beholdningstapene dine og for å opprettholde nøyaktige regnskapsposter, å jevnlig sammenligne fysiske tellinger av beholdningen din med det regnskapspostene dine viser.

  Denne tilnærmingen til ofte å telle de mest verdifulle og lettest å stjele gjenstandene oppnår to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere inventarkrymping ved å identifisere typen inventar som oftest blir stjålet, eller til og med når inventaret er oftest stjålet.

• Avstem bankkontoer. En ting bedriftseiere bør gjøre er å avstemme sine egne bankkontoer. Ofte skjer ansatttyveri av regnskapspersonell når ansatte finner ut hvordan de skal skrive sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og uredelig transaksjon på er å få eieren til å avstemme kontoutskriften.

  Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks-regnskap. Eventuelle åpenbare avvik kan fikses, noe som betyr at QuickBooks regnskapsposter er mer nøyaktige. I tillegg har alle uklare, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli åpenbare når bedriftseieren ser nøye på sjekkene.

• Skille regnskap fra fysisk varetekt der det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for en aktivitet fra den fysiske varetekten eller det fysiske ansvaret for den aktiviteten. For eksempel er det vanskelig å skille varelagerregnskapet fra fysisk depot eller tilgang til det varelageret.

• Lær ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør lære opp ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en bedrift av alle størrelser av to grunnleggende grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil.

  • Rotete regnskapsdokumenter kamuflerer ansattes tyveri.

• Lukk QuickBooks-filen. Hvis du tar et kurs i prinsipper for regnskap, vil du oppdage at avslutning betyr et sett med bokføringsprosedyrer som noen utfører for å nullstille inntekts- og utgiftskontoer, slik at inntekter og utgifter enkelt kan beregnes fra det nye året. I QuickBooks betyr lukking noe annet.

  Men du vil fortsatt lukke QuickBooks-filen for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du: Velg kommandoen Rediger → Innstillinger, velg Regnskap, velg kategorien Selskapsinnstillinger, og klikk deretter på knappen Sluttdato Still inn dato/passord. Når QuickBooks ber deg, spesifiser en sluttdato og passord.

  Etter at du har gitt denne informasjonen, forbyr eller begrenser QuickBooks brukere fra å endre eller legge inn transaksjoner datert før sluttdatoen. (Bare personer med passord kan gjøre endringer i eller legge inn transaksjoner med datoer tidligere enn sluttdatoen.)

• Administrer QuickBooks regnskapssystem. Mange bedriftseiere ser ikke på regnskapssystemet som noe mer enn et verktøy for å produsere fakturaer, lønnsslipper og informasjon som kreves for den årlige selvangivelsen. Dessverre betyr det fjerne forholdet til regnskapssystemet at bedriftseiere ofte ikke føler stort behov for å aktivt styre hva som skjer med regnskapssystemet.

  Et regnskapssystem bør være et verktøy du bruker for å bedre administrere virksomheten din. Og det kan være det. Men hvis det skal være et verktøy for bedre å administrere virksomheten din, må du administrere systemet.

  Du kan ganske enkelt sørge for at folk gjør den slags ting de skal gjøre ved å lage noen enkle sjekklister.

En prøveliste for månedlig regnskapsoppgaver

En prøveliste for årlig regnskapsoppgaver