Hvordan opprettholde god regnskapskontroll med QuickBooks 2011

Mange virksomheter, etter at de har vokst til en viss størrelse, trenger å støtte flere QuickBooks-brukere med tilgang til regnskapsinformasjon og muligheten til, i noen tilfeller, å opprette regnskapstransaksjoner. Dessverre skaper det risiko for bedriftseieren å ha flere brukere av regnskapssystem.

Ved å ha tilgang til QuickBooks kan brukere enten utilsiktet introdusere feil i regnskapssystemet eller, dessverre, med vilje svindle en bedrift. Her er en liste over noen QuickBooks kontrollteknikker som en bedriftseier eller bedriftsleder kan bruke for å minimere utilsiktede feil og muligheten for tyveri:

• Sammenlign regelmessig antall fysiske varelager med lagerregnskap. Denne tilnærmingen oppnår to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere inventarkrymping ved å identifisere typen inventar som oftest blir stjålet, eller til og med når inventaret er oftest stjålet.

• Avstemme bankkontoer. En ting bedriftseiere bør gjøre er å avstemme sine egne bankkontoer. Ofte skjer ansatttyveri av regnskapspersonell når ansatte finner ut hvordan de skal skrive sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks-regnskap.

• Skille regnskap fra fysisk varetekt der det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for en aktivitet fra den fysiske varetekten eller det fysiske ansvaret for den aktiviteten. Uansett hvor du kan skille fysisk varetekt fra regnskap, skjer det en innebygd feilkontroll. Den som foretar regnskapet kontrollerer indirekte de fysiske depotmottakernes forvaltning av eiendelen. Du kan be din CPA om hjelp til å finne måter å skille fysisk oppbevaring av eiendeler fra regnskaps- og bokføringsplikter.

• Lær ansatte hvordan de bruker QuickBooks. Du bør lære opp ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en bedrift av en hvilken som helst størrelse av to grunnleggende grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil.

  • Rotete regnskapsdokumenter kamuflerer ansattes tyveri. Trening betyr ikke bare mer nøyaktig regnskap, men også at du har mindre sannsynlighet for å ha et miljø som bidrar til tyveri eller underslag.

• Administrer QuickBooks regnskapssystem. Et regnskapssystem bør være et verktøy du bruker for å bedre administrere virksomheten din. For at systemet skal fungere, må du administrere det systemet. Du kan ganske enkelt sørge for at folk gjør den slags ting de skal gjøre ved å lage noen enkle sjekklister. Disse kan du bruke som utgangspunkt for å lage din egen liste over ting som regnskapsføreren eller kontorsjefen må gjøre hver måned eller på slutten av hvert år.

En prøveliste for månedlig regnskapsoppgaver

• Data sikkerhetskopiert og flyttet offsite

• Bankkontoer avstemt

• Alle fakturaer, kreditnotaer, kontoutskrifter ut

• Eventuelle suspense-kontoer ryddet opp

• Regnskap levert

• Unntak som er rapportert (for eksempel forfalte fakturaer, regninger, innkjøpsordrer, for lite lagervarer)

En prøveliste for årlig regnskapsoppgaver

• Juster prøvebalansen

• Brenn CD med årssluttnummer for permanent rekord

• Vurder å rydde opp i datafiler hvis de er enorme

• Nært år når det virkelig er gjort