Hvordan opprette en kjøpsordre i QuickBooks 2013

En innkjøpsordre tjener et enkelt formål: Den forteller en leverandør at du ønsker å kjøpe en vare. Faktisk er en innkjøpsordre en kjøpskontrakt. Følg disse trinnene for å bruke QuickBooks 2013 til å opprette innkjøpsordrer:

Fortell QuickBooks at du vil opprette en innkjøpsordre ved å velge Leverandører → Opprett innkjøpsordrer.

Hvis Leverandører-menyen ikke gir kommandoen Opprett innkjøpsordrer, vet ikke QuickBooks at du vil opprette innkjøpsordrer.

Bruk rullegardinlisten Leverandørmeny for å identifisere leverandøren du vil kjøpe varen fra.

Nedtrekkslisten Leverandør viser hver av leverandørene i leverandørlisten.

(Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

(Valgfritt) Oppgi en annen Send til-adresse i rullegardinlisten Send til i øvre høyre hjørne av innkjøpsordre.

Nedtrekkslisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du velger Send til-adressen ved å velge ett av disse andre navnene. Etter at du har valgt en oppføring fra Send til-listen, fyller QuickBooks ut Send til-adresseboksen med riktig informasjon.

Opprett innkjøpsordrer-vinduets hoved-, formaterings- og rapportfaner inneholder noen standard og kjente knapper og bokser: Forrige, Neste, Skriv ut, Finn, Stavekontroll, Historikk og Mal.

Bekreft bestillingsdatoen.

Til å begynne med legger QuickBooks gjeldende systemdato inn i Dato-boksen. Du bør imidlertid bekrefte at datoen som QuickBooks oppgir som kjøpsordrdato er korrekt. Dette er kontraktsdatoen. Ofte setter datoen kontraktsvilkår - for eksempel antall dager varen skal sendes innen.

Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordrenummeret, eller PO-nummeret, identifiserer innkjøpsordredokumentet unikt. QuickBooks nummererer sekvensielt innkjøpsordrer for deg og plasserer det riktige nummeret i PO No.-boksen. Gjetningen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig. Hvis det ikke er riktig, kan du angi et erstatningsnummer.

Bekreft leverandøren og send til informasjon.

Leverandørblokken og Ship To-blokken identifiserer leverandøren du kjøper varen fra og adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Denne informasjonen skal være korrekt hvis leverandørlisten din er oppdatert og du har brukt nedtrekkslisten Send til riktig for å identifisere, om nødvendig, en alternativ Send til-adresse.

Bekreft likevel at informasjonen som vises i disse to adresseblokkene er korrekte. Hvis informasjonen ikke er korrekt, må du selvfølgelig fikse den. Du kan redigere adresseblokkinformasjonen ved å velge feil informasjon og deretter skrive inn det som skal vises på nytt.

Beskriv hver vare du ønsker å bestille.

Du bruker kolonnene i vinduet Opprett innkjøpsordrer for å beskrive i detalj hver vare du vil bestille som en del av kjøpet. Hvert element går på sin egen rad. For å beskrive en vare du ønsker å kjøpe fra leverandøren, oppgir du følgende informasjon:

• Vare: Varekolonnen er der du registrerer det unike varenummeret for varen du vil kjøpe. Husk at varer må legges inn, eller beskrives, i varelisten. Det viktigste å vite om varelisten er at alt du ønsker å vise på fakturaen – eller for den saks skyld på en innkjøpsordre – må beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: I kolonnen Beskrivelse beskriver du elementet du velger. Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

• Antall: Kolonnen Antall spesifiserer antallet av varen du ønsker. Selvfølgelig skriver du inn antall varer du ønsker i dette feltet.

• Pris: Kolonnen Pris spesifiserer prisen per enhet eller pris per enhet for varen. Merk at QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

• Kunde: Kunde-kolonnen identifiserer kunden som varen kjøpes for.

• Beløp: Kolonnen Beløp viser totalen brukt for varen. QuickBooks vil beregne beløpet for deg ved å multiplisere mengden med prisen (eller prisen). Du kan også redigere kolonnebeløpet. I dette tilfellet justerer QuickBooks prisen (eller prisen) slik at kvantitet ganger rate alltid tilsvarer beløpet.

• Klasse: I Klasse-kolonnen klassifiserer du innkjøpsordrevarer på varenivå i stedet for på innkjøpsordrenivå.

Du legger inn en beskrivelse av hver vare som skal inkluderes på innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du ønsker å bestille seks varer fra en leverandør, bør innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.

Skriv ut innkjøpsordren.

Hensikten med å registrere en innkjøpsordre i QuickBooks er å opprette en formell registrering av et kjøp. Du ønsker nesten alltid å overføre denne innkjøpsordren til leverandøren. Innkjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du ønsker å kjøpe og prisen du er villig til å betale. For å skrive ut innkjøpsordren, kan du klikke på Skriv ut-knappen.

Du kan også skrive ut innkjøpsordrer senere i en batch hvis du krysser av for Skriv ut senere-knappen (tilgjengelig på hovedfanen) når du oppretter innkjøpsordrer, lagrer alle innkjøpsordrene du vil opprette, og velger deretter Fil-> Skriv ut skjemaer → Innkjøpsordrer kommando.

Lagre innkjøpsordren.

For å lagre innkjøpsordren, klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller Lagre og ny-knappen. Hvis du klikker på Lagre og ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordrer på nytt slik at du kan registrere en ny innkjøpsordre.