Hvordan opprette en kjøpsordre i QuickBooks 2010

Du kan bruke QuickBooks til å opprette en innkjøpsordre for virksomheten din. En innkjøpsordre forteller en leverandør at du ønsker å kjøpe en vare. Faktisk er en kjøpsordre en kjøpskontrakt.

1Velg Leverandører→Opprett innkjøpsordrer.

QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordrer.

2 Fra rullegardinlisten Leverandør, velg leverandøren du vil kjøpe varen fra.

Nedtrekkslisten Leverandør inkluderer hver av leverandørene i leverandørlisten.

3(Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

Du kan bruke klasser for å spesifisere hvilken del av virksomheten kjøpet gjelder.

4(Valgfritt) Endre adressen ved å velge et navn fra rullegardinlisten Send til.

Nedtrekkslisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Etter at du har valgt en oppføring fra Send til-listen, fyller QuickBooks ut Send til-adresseboksen med riktig informasjon.

5Bekreft bestillingsdatoen.

Til å begynne med legger QuickBooks gjeldende systemdato inn i Dato-boksen. Du bør imidlertid bekrefte at datoen QuickBooks oppgir som bestillingsdato er korrekt.

6Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordren, eller PO-nummeret, identifiserer innkjøpsordredokumentet unikt. QuickBooks nummererer sekvensielt innkjøpsordrer for deg og plasserer det riktige nummeret i PO No.-boksen. Gjetningen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig. Hvis det ikke er riktig, kan du angi et erstatningsnummer.

7 Bekreft leverandøren og send til informasjon.

Leverandørblokken og Ship To-blokken identifiserer leverandøren du kjøper varen fra og adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Hvis informasjonen ikke er korrekt, må du selvfølgelig fikse den. Du kan redigere adresseblokkinformasjonen ved å velge feil informasjon og deretter skrive inn det som skal vises på nytt.

8I varekolonnen noterer du det unike varenummeret for varen du vil kjøpe.

Husk at varer må legges inn, eller beskrives, i varelisten. Det viktigste å vite om varelisten er at alt du ønsker å vise på fakturaen – eller for den saks skyld på en innkjøpsordre – må beskrives i varefilen.

9I kolonnen Beskrivelse skriver du inn noen detaljer om elementet du velger.

Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

10 Spesifiser antallet av varen du ønsker i Antall-kolonnen.

Selvfølgelig skriver du inn nummeret på den spesielle varen du vil ha.

11I Pris-kolonnen angir du prisen per enhet eller pris per enhet for varen.

QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

12Skriv inn kundens navn i kundekolonnen.

I dette skjemaet er kunden personen som varen kjøpes til.

13(Valgfritt) I Beløp-kolonnen justerer du totalforbruket for varen.

QuickBooks beregner beløpsverdien for deg ved å multiplisere mengden med prisen (eller prisen). Hvis du justerer denne summen, justerer QuickBooks prisen (eller prisen) slik at kvantitet ganger pris alltid tilsvarer beløpet.

14I Klasse-kolonnen, klassifiser innkjøpsordrevarer på varenivå, i stedet for på innkjøpsordrenivå.

Du legger inn en beskrivelse av hver vare som skal inkluderes på innkjøpsordren. Hvis du for eksempel ønsker å bestille seks varer fra en leverandør, bør innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.

15Klikk på Skriv ut-knappen for å skrive ut innkjøpsordren.

Du kan også skrive ut innkjøpsordrer senere i en batch; for å gjøre det, lagre alle innkjøpsordrene du vil opprette, og velg deretter Fil → Skriv ut skjemaer → Innkjøpsordrer.

16 Klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller Lagre og ny-knappen.

Hvis du klikker på Lagre og ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordrer på nytt slik at du kan registrere en ny innkjøpsordre.