Hvordan legge til en inventardel til varelisten i QuickBooks 2014

Beholdningsdeler er de varene i fakturaer og innkjøpsordrer som representerer fysiske varer som du kjøper, holder og selger. For eksempel, hvis du er en forhandler, representerer alle de tingene som ligger ute i hyllene i butikken din inventar. Hvis du er en produsent, representerer råvarene du kjøper og deretter bruker til å sette sammen produktene dine inventar.

For å sette opp en inventardel, vis vinduet Nytt element og velg Inventory Part fra rullegardinlisten Type. QuickBooks viser Inventory Part-versjonen av New Item-vinduet.

Bruk Varenavn/-nummer-boksen for å gi en beskrivende, men kort kode eller navn for varen. Hvis elementet er et underelement til et annet overordnet element, velg avmerkingsboksen Underelement Of og identifiser deretter det overordnede elementet ved å bruke tekstboksen Underelement Of.

Boksene Kjøpsinformasjon og Salgsinformasjon lar deg bestemme informasjonen som vises i innkjøpsordrer og fakturaer. Beskrivelse av kjøpstransaksjoner-boksen i kjøpsinformasjonsområdet lar deg for eksempel oppgi teksten som QuickBooks viser i innkjøpsordrer.

Du kan også gjette på kjøpskostnaden ved å bruke tekstboksen Kostnad. Spesifiser kostnaden for solgte varer-kontoen som skal debiteres når denne varen selges ved å velge den fra rullegardinlisten COGS-konto, og identifiser den foretrukne leverandøren for kjøp av denne varen ved å velge den leverandøren fra rullegardinlisten Foretrukket leverandør .

Salgsinformasjonsboksene gir informasjonen som QuickBooks trenger for å inkludere varen korrekt på en faktura. Boksen Beskrivelse på salgstransaksjoner gir en plass som du kan bruke til å oppgi beskrivelsen som QuickBooks skal bruke for denne varen på fakturaen.

Salgspris-boksen lar deg oppgi prisen for varen. Hvis du er underlagt omsetningsavgift, ser du (og bør bruke!) rullegardinlisten Tax Code for å spesifisere om varen er avgiftspliktig eller ikke-avgiftspliktig for merverdiavgiftsformål. Til slutt lar rullegardinlisten Inntektskonto deg spesifisere hvilken inntektskonto som skal krediteres når denne varen selges.

Hvis du er forvirret over å se tre nedtrekkslister for konto i Inventory Part-versjonen av New Item-vinduet, husk at når du selger en vare, sporer du inntekten ved å kreditere en inntektskonto og varekostnaden som selges av debitering av varekostnadskontoen.

Bruk Inventory Information-boksene for å beskrive hvordan QuickBooks skal håndtere lagersporing for varen. Bruk for eksempel rullegardinlisten Asset Account for å spesifisere hvilken konto QuickBooks skal bruke for å spore dollarinvesteringen i denne varen. Vanligvis bruker du Inventory Asset-kontoen; men du kan tenkes å bruke en annen aktivakonto.

Bruk Reorder Point-boksen for å identifisere lagerbeholdningsnivået der du vil at QuickBooks skal varsle deg om å bestille varen på nytt. Hvis du har beholdning på hånden for denne varen, skriv inn mengden du har for hånden og verdien du har tilgjengelig i boksene Beholdning og Totalverdi. Du spesifiserer også datoen når informasjonen om mengde og verdi er korrekt ved å bruke Som Av-boksen.

Du burde egentlig ikke legge inn lagersaldo for en varevare når du setter den opp i varelisten. Du bør legge inn eller endre beholdningsmengder og -verdier når du kjøper beholdningen (registrert i vinduet Opprett innkjøpsordrer eller vinduet Skriv sjekker) og når du selger beholdningen (vanligvis registrert i vinduet Opprett fakturaer eller Salgskvitteringer).

Hvis du legger inn et annet antall enn null eller en annen totalverdi enn null i vinduet Ny vare, må du også foreta en journalpost for å registrere den andre halvdelen av transaksjonen. Hvis denne "den andre halvdelen"-virksomheten høres komplisert ut: Du bør ikke legge inn informasjon om kvantitet eller verdi i dette vinduet.

Du kan klikke på Stavekontroll-knappen for å kontrollere stavemåten til ord og setninger du har skrevet inn i vinduet Nytt element. Du kan også klikke på Neste-knappen for å lagre informasjonen du har skrevet inn for et element og vise Nytt-vinduet på nytt slik at du kan legge til et nytt element.