Hvordan legge inn en kjøpsordre i QuickBooks Online

Bedrifter som bestiller mange ting fra leverandører bruker ofte innkjøpsordrer for å holde styr på varene på bestilling. Innkjøpsordrer i QuickBooks Online (QBO) påvirker ikke noen av kontoene dine; i stedet hjelper de deg rett og slett å holde styr på hva du bestiller. Og når bestillingen kommer, kan du sammenligne varene som kommer inn døren med de som er oppført på innkjøpsordren for å sikre at de stemmer overens.

Hvis du planlegger å bruke kjøpsordrer, skjer bestillingsprosessen vanligvis på følgende måte:

• Du legger inn en bestilling hos en leverandør og du legger inn en kjøpsordre i QBO som samsvarer med bestillingen du la inn.

• Du mottar varene du har bestilt, vanligvis sammen med en regning for varene; du matcher deretter varene du mottar til innkjøpsordren og legger inn en regning for varene. Merk at noen ganger mottar du regningen uten varene eller varene uten regningen.

• Du betaler leverandørens regning.

Du legger inn en innkjøpsordre ved hjelp av innkjøpsordretransaksjonsvinduet; du kan åpne dette vinduet enten fra siden Utgiftstransaksjoner eller fra Opprett-menyen (plustegnet). En typisk innkjøpsordre ser ut som den som vises her, og du vil legge merke til at vinduet ligner mye på Sjekk-vinduet.

Innkjøpsordre-vinduet.

Når du fyller ut innkjøpsordretransaksjonsvinduet, tildeler QBO statusen Åpen til innkjøpsordren; statusen vises rett under leverandørens navn i øvre venstre hjørne av transaksjonsvinduet.

Når du mottar varene, leverandørens regning eller begge deler, registrerer du en regning, eller en sjekk, en utgiftstransaksjon eller en kredittkortbelastning, som viser hva du har betalt (eller hva du skylder) leverandøren.

Når du velger en leverandør som har åpne innkjøpsordrer på noen av disse typene transaksjoner, vises en rute på høyre side av vinduet som viser tilgjengelige innkjøpsordrer. Du legger til en kjøpsordre til transaksjonen på samme måte som du la en regning til en sjekktransaksjon: ved å klikke på Legg til-knappen. Her er det åpnet en sjekktransaksjon og en leverandør som har åpne innkjøpsordrer er valgt.

Sjekk-vinduet, med en leverandør valgt som har åpne innkjøpsordrer.

Når du klikker på Legg til for å legge innkjøpsordren til transaksjonen, legger QBO innkjøpsordrelinjene til den første tilgjengelige linjen i Varedetaljer-delen av Sjekktransaksjonen. QBO indikerer også, under leverandørnavnet, at sjekktransaksjonen har én koblet transaksjon.

En sjekk transaksjon etter å ha lagt til en innkjøpsordre.

Hvis du lagrer Sjekk-transaksjonen og deretter åpner innkjøpsordren på nytt, har QBO endret innkjøpsordrestatusen fra åpen til lukket, slik at du ikke ved et uhell legger til innkjøpsordren til en annen transaksjon.

Hvis du legger til feil innkjøpsordre i en transaksjon, kan du fjerne innkjøpsordrelinjen i Varedetaljer-delen ved å klikke på søppelbøtteikonet på høyre kant av linjen.

QBO kan ikke bare legge til deler av en innkjøpsordre til en transaksjon. Så hvis du mottar bare en del av en innkjøpsordre, legger du til innkjøpsordren til transaksjonen og registrerer en betaling for den delen av innkjøpsordren du mottok ved å slette linjer fra sjekken for varer du ikke mottok. For å fortsette å spore den utestående delen av innkjøpsordren, kan du manuelt lukke den opprinnelige innkjøpsordren og opprette en ny innkjøpsordre som inneholder de gjenværende utestående varene. når du oppretter den andre innkjøpsordren - i hovedsak en restordre - prøv å tilordne et nummer til den som hjelper deg med å spore den i forhold til den opprinnelige innkjøpsordren.

Du kan bruke dine egne tilpassede innkjøpsordrenumre hvis du velger Gear→Bedriftsinnstillinger→Utgifter. Klikk deretter blyanten ved siden av Innkjøpsordrer for å redigere innkjøpsordreinnstillingene, merk av for Egendefinerte transaksjonsnumre, og klikk deretter Lagre.

Når du trenger å identifisere åpne kjøpsordrer, bruk rapporten Åpne kjøpsordreliste.