Hvordan lage spesielle elementer for QuickBooks 2015-fakturaer

I tillegg til å legge til lønnsposter i QuickBooks 2015, kan du opprette en Subtotal-vare for å beregne delsummen av elementene du viser på en faktura. (Du trenger vanligvis denne delsummen når du vil beregne merverdiavgift på fakturaens varer.) Det kan være lurt å lage andre sprø varer for fakturaene dine også, for eksempel rabatter.

Opprette delsummer for å feste delsummer på fakturaer

Du må legge til en Subtotal-vare hvis du noen gang vil bruke rabatt på en serie varer på en faktura. For å legge til et Subtotal-element til elementlisten, velg Lister → Vareliste, klikk på Element-knappen og velg Ny fra rullegardinlisten. Denne handlingen viser vinduet Nytt element. Spesifiser elementtypen som Subtotal og oppgi deretter et elementnavn (som Subtotal ).

Når du vil subtotalere varer på en faktura, er det bare å sette denne Subtotalposten på fakturaen etter varene du vil subtotale. Husk imidlertid at QuickBooks ikke setter opp en deltotalfunksjon automatisk.

Du må legge til et Subtotal-element; ellers kan du bruke en rabattvare som du oppretter kun på den enkelt varen som kommer umiddelbart før rabatten. En rabattvare beregner forresten rabatt på en faktura.

Opprette gruppevarer til batch ting du selger sammen

Du kan opprette en vare som setter én linje på en faktura som faktisk er en kombinasjon av flere andre varer. For å legge til et gruppeelement, vis vinduet Nytt element og spesifiser elementtypen som gruppe. QuickBooks viser vinduet Nytt element.

For eksempel, hvis du selger tre varer - for eksempel blå krus, gule krus og røde krus - men noen ganger selger varene sammen i et sett, kan du lage en vare som grupperer de tre varene. Merk at når du oppretter en gruppe, fortsetter du å spore gruppemedlemsbeholdningene individuelt og ikke spore beholdningen til gruppen som en ny vare.

I vinduet Nytt element bruker du listeboksen Vare/Beskrivelse/Antall for å liste opp hvert element som er inkludert i gruppen. Når du klikker på en varelinje i listeboksen Vare/beskrivelse/Antall, plasserer QuickBooks en pil ned til høyre i varekolonnen. Klikk på denne pilen for å åpne en rullegardinliste med elementer.

Hvis listen er lengre enn det som kan vises, kan du bruke rullefeltet til høyre for å flytte opp og ned i listen. Hvis du merker av for Skriv ut elementer i gruppe, viser QuickBooks alle varene i gruppen på fakturaer. (Når det gjelder krusene, viser fakturaene de individuelle blå, røde og gule krusene i stedet for bare gruppenavnet . )

Opprette rabattvarer for å legge til rabatter på fakturaer

Du kan opprette en vare som beregner rabatt og feste rabatten på en faktura som en annen linje. For å legge til en rabattvare på listen, vis vinduet Ny vare, spesifiser varetypen som Rabatt, og oppgi et varenavn eller nummer og en beskrivelse.

Bruk tekstboksen Beløp eller % for å angi hvordan rabatten skal beregnes. Hvis rabatten er et fast beløp (som $50,00), skriv inn beløpet. Hvis rabatten beregnes som en prosentandel, skriv inn prosenten, inkludert prosentsymbolet.

Når du angir en prosentandel, beregner QuickBooks rabattbeløpet som prosenten multiplisert med forrige element som vises på fakturaen. (Hvis du vil bruke rabatten på en gruppe varer, må du bruke en Subtotal-vare og følge den med rabatten.)

Bruk rullegardinlisten Konto for å spesifisere utgiftskontoen du vil bruke til å spore kostnadene for rabattene du tilbyr.

Bruk rullegardinlisten Skattekode for å spesifisere om rabatten skal beregnes før eller etter at eventuell salgsavgift er beregnet.

Du vil sannsynligvis sjekke med ditt lokale skatteinntektsbyrå for å finne ut om omsetningsavgift skal beregnes før eller etter rabatten.

Hvis du trenger å kreve inn merverdiavgift, og du ikke satte opp denne funksjonen i QuickBooks-oppsettet, følger du disse trinnene:

Velg Rediger → Innstillinger.

Dialogboksen Preferanser vises.

Klikk på omsetningsavgift-ikonet i listen til venstre, klikk på fanen Firmainnstillinger, og velg deretter alternativet Ja i området Betaler du omsetningsavgift.

Legg til omsetningsavgiftselementet(e) til varelisten.

Klikk på knappen Legg til momselement.

Når QuickBooks viser dialogboksen Ny vare (ikke vist), skriv inn et navn for merverdiavgiften i boksen Navn på omsetningsavgift, momssatsen i skattesatsboksen og det statlige byrået du betaler omsetningsavgiften til i Skatteetaten eske. Klikk OK to ganger etter at du har gjort dette for å lukke dialogboksen Nytt element og dialogboksen Innstillinger.

Opprette omsetningsavgiftsgruppeelementer til batch omsetningsavgifter

Omsetningsavgiftsgrupper lar deg gruppere flere omsetningsavgifter som du skal belaste som én avgift, slik at de vises som én enkelt omsetningsavgift på fakturaen.

Å kombinere avgiftene er nødvendig - eller i det minste mulig - når du skal belaste for eksempel en statlig omsetningsavgift på 6,5 prosent, en fylkesskatt på 1,7 prosent og en kommunal omsetningsavgift på 0,4 prosent, men du vil vise en alle -som omfatter 8,6 prosent merverdiavgift på fakturaen.

For å legge til en omsetningsavgiftsgruppevare, vis vinduet Ny vare og spesifiser deretter varetypen som omsetningsavgiftsgruppe. QuickBooks viser vinduet Nytt element. Bruk listeboksen Avgiftspost/Sats/Skattebyrå/Beskrivelse for å vise de andre merverdiavgiftspostene du vil inkludere i gruppen.

Når du klikker på en varelinje i listeboksen, plasserer QuickBooks en nedoverpil til høyre i kolonnen Avgiftspost. Du kan klikke på denne pilen for å åpne en rullegardinliste over salgsavgiftselementer.