Hvordan lage og skrive ut en rapport i QuickBooks 2016

Etter at du har bestemt deg for hvilken QuickBooks-rapport du trenger, er alt du trenger å gjøre å velge den fra den aktuelle menyen eller fra rapportsentervinduet. For å lage en standard resultatrapport, for eksempel, velg Rapporter → Selskap og finans → Resultatstandard eller velg den fra rapportsenteret. Eller dobbeltklikk på rapportbildet i Rapportsenter-vinduet.

Avhengig av hvor mye data QuickBooks må behandle, kan du se en byggerapportboks før rapporten vises på skjermen i all sin prakt. Her er en standard resultatrapport, eller en resultatregnskap.

En standard resultatrapport.

Hvis du ser en Tilpass rapport-dialogboks i stedet for en rapport, kan du be QuickBooks om å endre dette alternativet. For å gjøre det, velg Rediger → Innstillinger og klikk deretter på Rapporter og grafer-ikonet i listen til venstre. Klikk på fanen Mine innstillinger hvis du har en og den ikke allerede er valgt. Fjern haken fra avmerkingsboksen Spør meg om å endre rapportalternativer før du åpner en rapport.

Du kan ikke se hele skjermversjonen av en rapport med mindre rapporten er veldig liten (eller skjermen er uhyrlig stor). Bruk Page Up- og Page Down-tastene på tastaturet for å bla opp og ned, og bruk Tab- og Shift+Tab-tastene for å flytte til venstre og høyre. Eller, hvis du er en museelsker, kan du bruke rullefeltet.

For å skrive ut en rapport, klikk på Skriv ut-knappen øverst i rapporten og velg Rapport fra rullegardinmenyen som vises. QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut rapporter. For å godta de gitte spesifikasjonene, som nesten alltid er fine, klikk på Skriv ut-knappen. Du vil aldri gjette hva som skjer videre: QuickBooks skriver ut rapporten!

Dialogboksen Skriv ut rapporter.

Første gang du skriver ut en rapport, viser QuickBooks en dialogboks for utskriftsfunksjoner som forklarer noen få ting om mekanikken for å velge og skrive ut rapporter.

Du kan velge alternativknappen Fil i Skriv ut til-panelet for å be QuickBooks om å lagre rapporten som en fil i stedet for å skrive den ut. Du kan deretter velge filformatet: ASCII-tekstfil, kommadelt fil eller tabulatordelt fil. Du kan bruke et avgrenset filformat hvis du vil åpne filen senere med et regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel. Etter at du har klikket på Skriv ut, bruk dialogboksen Opprett diskfil som vises for å spesifisere filnavnet og lagringsstedet.

Både Fil-menyen og rapportvinduets Skriv ut-knapps undermeny gir en Lagre som PDF-kommando, som du kan bruke til å lage en PDF-versjon av rapporten som vises i rapportmenyen. Bare velg kommandoen og oppgi et navn for PDF-en når QuickBooks ber om det.

Orienteringsinnstillingene forteller QuickBooks hvordan rapporten skal vises på papiret. Sideområde-innstillingene spesifiserer sidene du vil skrive ut. Avmerkingsboksene Tilpass rapport til xx side(r) bred og Tilpass rapport til xx sider høy lar deg krympe rapporten slik at den passer på antallet sider du angir. Hensikten med avmerkingsboksen Print in Color (bare fargeskrivere) er ganske selvinnlysende.

QuickBooks inkluderer to sideskiftalternativer for å lage lettere å lese rapporter:

• Velg den første avmerkingsboksen (Smart sideskift) for å beholde elementer som hører til i samme gruppe på samme side.

• Velg den andre avmerkingsboksen for å gi hver hovedgruppe sin egen side.

• Du kan også forhåndsvise rapporten ved å klikke på Forhåndsvisning-knappen.