Hvordan lage et tilpasset fakturaskjema i QuickBooks 2010

Selv om du kan velge en forhåndsdefinert fakturaskjemamal for fakturaene dine, gir QuickBooks 2010 deg mer fleksibilitet enn det. Du kan også lage tilpassede fakturaskjemamaler for å designe en faktura som ser ut akkurat slik du ønsker.

1Velg Kunder→Opprett fakturaer.

Vinduet Opprett fakturaer vises.

2 Klikk på Tilpass-knappen.

QuickBooks viser vinduet Tilpass QuickBooks-skjemaer.

3 Klikk på knappen Tilpass dataoppsett.

Hvis du klikker på knappen Tilpass dataoppsett, skal QuickBooks vise dialogboksen Grunnleggende tilpasning.

Alternativt kan du klikke på knappen Opprett nytt design for å gå til et nettsted som leder deg gjennom en fullverdig grafisk designøkt for fakturaskjemaet. Bare følg nettstedets instruksjoner, som vises på nettsidene.

4 Klikk på Administrer maler-knappen.

Dialogboksen Administrer maler vises.

5Velg fakturamalen du vil tilpasse.

QuickBooks leverer i utgangspunktet en tilpasset fakturamal og en finansavgiftsmal du kan tilpasse.

Alternativt kan du velge en av de eksisterende malene og deretter klikke Kopier for å opprette og deretter tilpasse en av disse malene mens du beholder originalen.

6 Klikk OK.

QuickBooks lukker dialogboksen Administrer maler og returnerer deg til dialogboksen Grunnleggende tilpasning.

7For å legge til en logo på fakturaene dine, merk av for Bruk logo.

QuickBooks viser dialogboksen Velg bilde.

8Velg den grafiske bildefilen som viser logoen din i dialogboksen Velg bilde.

Dialogboksen Velg bilde fungerer som en standard dialogboks for åpen fil i Windows.

9For å legge til farge på fakturaene, velg fargeskjemaet du vil bruke fra rullegardinlisten Velg fargeskjema, og klikk deretter på Bruk fargeskjema-knappen.

Legg kun til farge hvis du har en fargeskriver og ikke bryr deg om du bruker en liten formue på farget blekk.

10For å endre skrifttypen, velg tekstbiten du vil ha fra listen Change Font For og klikk på Change Font-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Eksempel.

11Bruk alternativene for skrifttype, skriftstil og størrelse i eksempeldialogboksen for å spesifisere hvordan den valgte tekstbiten skal se ut.

Eksempel-dialogboksen inneholder en prøveboks som viser hvordan skriftendringene dine ser ut.

12Når du har fullført spesifikasjonen av fonten, klikker du OK.

Eksempel-dialogboksen lukkes.

13I delen Firma- og transaksjonsinformasjon i dialogboksen Grunnleggende tilpasning velger du avmerkingsboksene som tilsvarer informasjonen du vil inkludere.

Hvis du vil at firmanavnet skal vises på fakturaskjemaet – dette betyr at du ikke bruker brevpapir eller forhåndstrykte fakturaskjemaer – merker du av for Firmanavn.

14(Valgfritt) Klikk på knappen Ekstra tilpasning.

Hvis knappen Ekstra tilpasning ikke vises nederst i dialogboksen Grunnleggende tilpasning – og i noen versjoner av QuickBooks, gjør den det ikke – klikk på Avbryt-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Ekstra tilpasning. Du kan ikke bruke dialogboksen Ekstra tilpasning hvis du arbeider med en av standard fakturamaler – bare hvis du jobber med en kopi. Følgelig kan QuickBooks be deg om å lage en kopi av en fakturamal.

15I kategorien Overskrift skriver du inn informasjonen du vil skal vises i den øverste delen av vinduet Opprett fakturaer og i det øverste området av et faktisk utskrevet fakturaskjema.

Denne informasjonen gir fakturanummeret, fakturadatoen og fakturerings- og fraktinformasjonen.

16Bruk avmerkingsboksene Standardtittel for å angi om skjematittelen skal vises på skjermversjonen av fakturaen og på den trykte versjonen av fakturaen.

Skjermversjonen vises i vinduet Opprett fakturaer.

17I tekstboksen Standardtittel skriver du inn skjematittelen.

Skriv inn den beskrivende setningen du vil skal vises øverst på fakturaene dine.

18Bruk avmerkingsboksene Dato for å angi om datoen skal vises på skjermen og utskriftsversjoner av fakturaen.

Ta også med hvilken etikett som skal brukes for å beskrive fakturadatoen.

19Klikk kategorien Kolonner i dialogboksen Ekstra tilpasning.

Kategorien Kolonner åpnes.

20 Spesifiser hvilke kolonner du vil skal vises ved å merke av i avmerkingsbokser og skrive inn beskrivende etiketter i Tittel-tekstboksene.

Bruk avmerkingsboksene Skjerm og Skriv ut for å angi om en bestemt informasjon på kolonnenivå skal vises som en kolonne i vinduet Opprett fakturaer eller på den faktisk opprettede fakturaen.

21Plasser kolonnene i den rekkefølgen du ønsker ved å skrive inn verdier i Varebestillingstekstboksene.

Dersom varenummer eller kode skal stå i første kolonne til venstre, for eksempel, skriver du inn verdien 1 i tekstboksen Varebestilling.

22(Valgfritt) Klikk på fanen Prog Cols.

I denne fanen kan du legge til og fjerne informasjon som bestilt beløp, tidligere fakturert beløp og eventuelle restbestilte beløp.

23 Klikk på Bunntekst-fanen.

I denne fanen kan du spesifisere hvilken informasjon som skal vises i vinduet Opprett fakturaer under kolonneområdet og på den faktiske utskrevne fakturaen under kolonneområdet.

24Hvis du vil at det skal vises litt bunntekst, merk av for Skjerm og Skriv ut. for å endre tekstbiten som QuickBooks bruker, rediger innholdet i Tittel-tekstboksen.

Bunntekstinformasjonen inkluderer en kundemelding, fakturasummen, betalings- og kredittinformasjon, et saldofelt og (valgfritt) en lengre tekstboks.

25 Klikk på kategorien Skriv ut.

I denne fanen kan du kontrollere hvordan QuickBooks skriver ut fakturaer som bruker malen du har tilpasset.

26Velg en alternativknapp øverst i kategorien.

Alternativknappene øverst på fanen lar deg spesifisere at når du skriver ut denne bestemte fakturamalen, bør QuickBooks bruke de vanlige gamle fakturaskriverinnstillingene eller andre spesielle utskriftsinnstillinger.

27 Klikk OK.

QuickBooks lagrer endringene dine og lukker dialogboksen Ekstra tilpasning.