Hvordan lage et jobbestimat i QuickBooks 2016

I QuickBooks starter jobbkostnad med et estimat. Et estimat er bare en liste over de estimerte kostnadene du vil pådra deg for en jobb du skal utføre for en kunde. Forutsatt at du allerede har opprettet en jobb og fortalt QuickBooks at du bruker estimater, her er trinnene du følger for å lage et estimat:

Velg Kunder → Opprett anslag.

QuickBooks åpner et Create Estimates-skjema, som har en uhyggelig likhet med Create Invoices-skjemaet som du har sett hvis du i det hele tatt har jobbet med QuickBooks.

Vinduet Opprett estimater.

Begynn å fylle ut de tomme feltene.

Velg riktig Customer:Job fra rullegardinlisten øverst i skjemaet. QuickBooks fyller automatisk inn så mye informasjon som mulig - vanligvis i det minste tekstboksen Navn/adresse - på skjemaet. I eksemplet er jobben "Unik design for grottebutikk", "Unik design for grottebutikk" er den fiktive jobben din fiktive detaljhandelsvirksomhet hadde sagt ja til å utføre.

Hvis du konfigurerte QuickBooks til å spore klasser, vises den aktuelle rullegardinlisten øverst i midten av skjemaet. Gå videre og bruk boksen, hvis det passer.

Endre gjerne standardinnstillingene - for eksempel dato og estimatnummer.

Legg til linjeelementene - detaljer, detaljer, detaljer.

Du fyller ut detaljene i et Opprett estimater-vindu på samme måte som du fyller ut detaljene i et Opprett faktura-vindu.

Et felt som er unikt for Opprett estimater-vinduet er Markup. Markup-feltet, som vises i enkelte versjoner av vinduet Opprett estimater, legger til en spesifisert prosentandel av totalprisen for ordrelinjen. Se bildet ovenfor, der markeringsprosentene er spesifisert som 100 %, slik at verdiene i kolonnen Beløp dobles i Total-kolonnen eller økes med 100 %.

Men hvis den spesifiserte markeringen tilsvarer 100 (og ikke 100 %), vil verdiene som vises i Total-kolonnen alle være $100 større. Markup-feltet vises ikke på alle versjoner av anslagsmalen: bare malene tilpasset anslag og forslag.

Hver artikkel du vil inkludere på jobbestimatet ditt, må beskrives i listen over varer. Merk at fordi du ofte selger arbeid til kunder og kunder ved å bruke delvis et anslag, vil du vanligvis inkludere fullstendige beskrivelser av varene.

(Valgfritt) Legg til valgfri informasjon.

Bruk en av de andre tilgjengelige boksene i vinduet Opprett estimater for å samle inn og lagre tilleggsinformasjon. For eksempel, akkurat som med Opprett fakturaer-vinduet, kan du klikke på rullegardinlisten Kundemelding og velge eller skrive en vennlig melding.

Du kan også bruke Memo-feltet til å skrive et notat til deg selv om jobben. Eller kanskje legge til noen notater om manuset du har tenkt på å pitche til studioene. Uansett hva som passer deg.

Hvis du vil inkludere andre elementer i vinduet Opprett estimater, kan du tilpasse det vinduet. Klikk kategorien Formatering for å vise formateringsbåndet, og klikk deretter på knappen Tilpass dataoppsett. QuickBooks viser en dialogboks som du kan bruke til å kontrollere hvilke biter av informasjon som vises på estimatet.

Før du skriver ut det estimatet, husk at informasjonen i vinduet Opprett estimater ikke er den samme informasjonen som vises på det skriftlige estimatet. For å se hvordan den trykte versjonen ser ut, klikk på nedoverpilen under Skriv ut-knappen i Opprett anslag-vinduet, og velg Forhåndsvisning fra rullegardinlisten. Resultatet er et helsidesbilde, krympet for å passe på skjermen.

Hvis du ikke har lagret anslaget ditt ennå, fortsett og klikk enten Lagre og Ny-knappen eller Lagre og lukk-knappen.

For å undersøke estimatet (eller et hvilket som helst QuickBooks-skjema) nærmere, klikk enten på Zoom inn-knappen øverst på forhåndsvisningsskjermen eller flytt musepekeren over bildet. Når markøren ser ut som et forstørrelsesglass med et plusstegn (+), klikker du på venstre museknapp. Fordi du bare kan se en del av forhåndsvisningen på denne måten, bruk rullefeltene nederst og til høyre i vinduene for å flytte rundt til de forskjellige områdene.

Merk at forstørrelsesglasset nå har et minustegn (–), og Zoom inn-knappen veksler til Zoom ut. Hvis du fullfører mer enn ett estimat, kan du bruke knappene Forrige side og Neste side på skjermbildet Forhåndsvisning for å se på andre estimater. Når du er ferdig, klikker du på Lukk-knappen.

Når du kommer tilbake til vinduet Opprett anslag, klikker du på Skriv ut-knappen; QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klikk på Skriv ut for å skrive ut anslaget uten videre.

Hvis du ikke har brukt QuickBooks til å skrive ut estimater før, må du kanskje konfigurere skriveren for denne oppgaven først. For å gjøre det, velg Fil → Skriveroppsett og velg deretter Estimat fra rullegardinlisten Form Name. Angi skriverinnstillingene du ønsker for utskriftsanslag. (Denne prosessen fungerer på samme måte som for utskrift av andre skjemaer, for eksempel fakturaer.) Klikk OK når du er ferdig.

Dialogboksen Skriv ut ett estimat som QuickBooks viser etter at du har klikket på Skriv ut i vinduet Opprett anslag fungerer også på samme måte som dialogboksen Skriv ut én faktura.