Hvordan lage en regnskapsførerkopi av QuickBooks-datafilen

Din klient oppretter regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen ved å bruke hans versjon av QuickBooks og den virkelige datafilen, og lager deretter enten en fil som han eller hun sender til deg (som via post eller e-post) eller den Intuit , produsent av QuickBooks, sender til deg. Heldigvis er prosessen veldig grei uansett.

Manuell håndtering av regnskapsførerens kopi

Her er hva klienten din må gjøre hvis klienten skal ta seg av å sende filen til deg:

Velg kommandoen Fil → Lag kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi og spør klienten om han vil

• En sikkerhetskopi av filen, som er en andre kopi av QuickBooks-filen du oppretter (vanligvis), slik at du har en kopi av filen i tilfelle noe dårlig skjer med den originale QuickBooks-datafilen.

• En bærbar kopi av filen, som er en ekte, levende kopi av QuickBooks-datafilen som har blitt litt mindre i størrelse, slik at den er lettere å flytte rundt (for eksempel ved å sende filen som et vedlegg på e-post).

• En regnskapsførers kopi av filen.

  

  Den første dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Velg Accountant's Copy og klikk deretter Neste for å fortsette.

Bekreft at du virkelig vil ha en regnskapsførerkopi.

QuickBooks viser deretter en annen dialogboks som insisterer på at den stakkars stressede klienten din bekrefter at han virkelig vil ha en regnskapsførerkopi i stedet for bare en bærbar kopi av filen.

Den andre dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Angi en delingsdato.

Når en klient klikker på Neste-knappen for å fortsette med opprettelsen av en regnskapsførers kopi, ber QuickBooks ham om delingsdatoen. Transaksjoner faller før denne datoen kan redigeres bare inne regnskapsfører kopi. Transaksjoner som faller etter denne datoen kan redigeres i både regnskapsførerens kopi og kundens kopi.

Klikk Neste for å fortsette.

En annen melding vises som forteller klienten at QuickBooks må lukke alle vinduene for å lage en regnskapsførerkopi.

Klikk OK.

QuickBooks viser en oppdatert Lagre regnskapsførers kopi-dialogboks, vist her.

En oppdatert dialogboks Lagre regnskapsførers kopi.

Gi navn til regnskapsførerens kopi.

Bruk Filnavn-boksen i dialogboksen Lagre regnskapsførers kopi for å navngi regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen. Om nødvendig kan klienten også bruke rullegardinlisten Lagre i for å angi hvor regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen skal lagres.

Klienten må huske hvor regnskapsførerens kopi av filen blir lagret. Denne filen blir gitt til regnskapsføreren - via e-post eller post, eller på en plate - slik at han kan bruke den.

Opprett filen.

Etter at klienten navngir regnskapsførerens kopi av datafilen og angir om nødvendig hvor regnskapsførerens kopi skal lagres, klikker klienten Lagre. QuickBooks lagrer en regnskapsførers kopi av QuickBooks-datafilen.

Deretter overføres denne datafilen til regnskapsføreren av klienten . Med andre ord, klienten må sende filen med post eller e-post.

E-postleverandøren din kan begrense størrelsen på vedlegg (inkludert QuickBooks-filer) som du kan sende via e-post. Hvis størrelsen gjør deg dårlig, kan du laste opp QuickBooks-filen til Intuit-nettstedet ved å velge Fil → Send firmafil → Kontoførers kopi → Klientaktiviteter → Send til regnskapsfører. Intuit sender regnskapsføreren en melding med en klikkbar lenke som hun kan bruke til å hente filen.

Regnskapskopier bruker tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypen .qbx) er det en klient oppretter og gir til regnskapsføreren. Selve regnskapsførerens kopi (med filtypen .qba) er det regnskapsføreren jobber med etter at han eller hun åpner regnskapsføreroverføringsfilen. Til slutt er det Accountant Export File (med filtypen .qby), som inneholder endringene som går tilbake til klienten.

Det er klart at det kanskje ikke er klienten din som tar disse trinnene; du må kanskje gjøre det skitne arbeidet. I begge tilfeller er det imidlertid slik prosessen fungerer. Vær imidlertid oppmerksom på at sanntidsbesparelsen for regnskapsføreren og kostnadsbesparelsen for klienten oppstår når du kan få klienten til å velge kommandoen og jobbe med dialogboksen. Da kan du belaste fakturerbar tid for faktisk å jobbe med QuickBooks-data i stedet for å fikle med filen.

Elektronisk sending av regnskapsførerens kopi

Din klient kan også sende en kopi av QuickBooks-regnskapsførerens kopi elektronisk ved å bruke Intuits filoverføringstjeneste. For å gjøre dette, velger klienten Fil → Send firmafil → Regnskapsførers kopi → Klientaktiviteter → Send til regnskapsfører. QuickBooks gir instruksjoner på skjermen for å sende eller laste opp regnskapsførerens kopi til Intuit-serveren, inkludert trinnene for å legge til et passord for å sikre den opplastede filen.

Etter at regnskapsførerens kopi er lastet opp, sender Intuit-serveren regnskapsføreren en e-postmelding med en lenke regnskapsføreren kan bruke for å laste ned regnskapsførerens kopifil. Som nevnt gir klienten et passord for å begrense tilgangen til den nedlastede filen, så regnskapsføreren trenger dette passordet fra klienten før nedlastingen. Regnskapsføreren trenger også et QuickBooks-passord for å åpne den nedlastede filen.

Du vil bruke Send Company File-kommandoen eller la klientene dine bruke Send Company File-kommandoen hvis du kan. Kommandoen Send Company File sparer deg for mye klage og tanngnissel. Det gir også en svært sikker måte å dele regnskapsførerens kopier på. Linken i e-postmeldingen du får fra Intuit utløper etter noen dager. Følgelig, hvis klienten din sender deg filen på den første dagen av din to ukers ferie, vil ikke koblingen fungere når du kommer tilbake til kontoret. Linken vil ha utløpt.