Hvordan lage en QuickBooks 2019-innkjøpsordre

En QuickBooks-innkjøpsordre tjener et enkelt formål: Den forteller en leverandør at du vil kjøpe en vare. Faktisk er en innkjøpsordre en kjøpskontrakt.

Mange små bedrifter bruker ikke innkjøpsordrer. Men når de vokser til en viss størrelse, bestemmer mange bedrifter seg for å bruke dem fordi innkjøpsordrer blir permanente registreringer av varer de har bestilt. Dessuten formaliserer bruk av innkjøpsordrer ofte kjøpsprosessen i et selskap. Du kan for eksempel bestemme at ingen i firmaet ditt kan kjøpe noe som koster mer enn $100 med mindre han eller hun får en innkjøpsordre. Hvis bare du kan utstede kjøpsordrer, har du effektivt kontrollert kjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.

Hvordan lage en ekte QuickBooks-innkjøpsordre

Følg disse trinnene for å bruke QuickBooks til å opprette innkjøpsordrer:

Fortell QuickBooks at du vil opprette en innkjøpsordre ved å velge Leverandører → Opprett innkjøpsordrer.

QuickBooks viser vinduet som vises.

Hvis Leverandører-menyen ikke gir kommandoen Opprett innkjøpsordrer, vet ikke QuickBooks at du vil opprette innkjøpsordrer.

Bruk nedtrekkslisten Leverandør til å identifisere leverandøren du vil kjøpe varen fra.

Nedtrekkslisten Leverandør viser hver av leverandørene i leverandørlisten.

(Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

Merk at du ikke ser en rullegardinliste for klasse med mindre du har slått på klassesporing.

(Valgfritt) Velg en annen Send til-adresse fra rullegardinlisten Send til øverst til høyre.

Nedtrekkslisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du endrer Send til-adressen ved å velge ett av disse andre navnene. Etter at du har valgt en oppføring fra Send til-listen, fyller QuickBooks ut Send til-adresseboksen med riktig informasjon.

Bekreft bestillingsdatoen.

Til å begynne med legger QuickBooks gjeldende systemdato i Dato-boksen. Du bør imidlertid bekrefte at datoen som QuickBooks oppgir som kjøpsordrdato er korrekt. Dette er kontraktsdatoen. Ofte setter datoen kontraktsmessige vilkår, for eksempel antall dager varen skal sendes innen.

Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordrenummeret, eller PO-nummeret, identifiserer innkjøpsordredokumentet unikt. QuickBooks nummererer sekvensielt innkjøpsordrer for deg og plasserer riktig nummer i PO No.-boksen. Gjetningen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig. Hvis det ikke er riktig, kan du angi et erstatningsnummer.

Bekreft leverandøren og send til informasjon.

Leverandørblokken og Ship To-blokken identifiserer leverandøren du kjøper varen fra og adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Denne informasjonen skal være korrekt hvis leverandørlisten din er oppdatert og du har brukt nedtrekkslisten Send til riktig for å identifisere, om nødvendig, en alternativ Send til-adresse.

Bekreft likevel at informasjonen som vises i disse to adresseblokkene er korrekte. Hvis informasjonen ikke er korrekt, må du selvfølgelig fikse den. Du kan redigere adresseblokkinformasjon ved å velge feil informasjon og deretter skrive inn det som skal vises på nytt.

Beskriv hver vare du ønsker å bestille.

Du bruker kolonnene i vinduet Opprett innkjøpsordrer for å beskrive i detalj hver vare du vil bestille som en del av kjøpet. Hvert element går i sin egen rad. For å beskrive en vare du ønsker å kjøpe fra leverandøren, oppgir du følgende informasjon:

• Vare: Varekolonnen er der du registrerer det unike varenummeret for varen du vil kjøpe. Husk at varer må legges inn, eller beskrives, i varelisten. Det viktigste å vite om varelisten er at alt du ønsker å vise på fakturaen – eller for den saks skyld i en innkjøpsordre – må beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: I kolonnen Beskrivelse beskriver du elementet du velger. Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

• Antall: Kolonnen Antall spesifiserer antallet av varen du ønsker. Selvfølgelig skriver du inn antall varer du ønsker i dette feltet.

• Pris: Kolonnen Pris spesifiserer prisen per enhet eller pris per enhet for varen. Merk at QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

• Kunde: Kunde-kolonnen identifiserer kunden som varen kjøpes for.

• Klasse: I Klasse-kolonnen klassifiserer du innkjøpsordrevarer på varenivå i stedet for på innkjøpsordrenivå. Merk at du ikke vil se denne kolonnen med mindre du har slått på klassesporing.

• Beløp: Kolonnen Beløp viser totalen brukt for varen. QuickBooks beregner beløpet for deg ved å multiplisere mengden med prisen (eller prisen). Du kan redigere kolonnebeløpet. I dette tilfellet justerer QuickBooks prisen (eller prisen) slik at kvantitet ganger rate alltid tilsvarer beløpet.

Du legger inn en beskrivelse av hver vare som skal inkluderes i innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du ønsker å bestille seks varer fra en leverandør, bør innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.

Skriv ut innkjøpsordren.

Hensikten med å registrere en innkjøpsordre i QuickBooks er å opprette en formell registrering av et kjøp. Du ønsker nesten alltid å overføre denne innkjøpsordren til leverandøren. Innkjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du vil kjøpe og prisen du er villig til å betale.

For å skrive ut innkjøpsordren, kan du klikke på Skriv ut-knappen. Du kan også skrive ut innkjøpsordrer i en batch senere hvis du merker av for Skriv ut senere (tilgjengelig på hovedfanen) når du oppretter innkjøpsordrer, lagrer alle innkjøpsordrene du vil skrive ut senere, og velger deretter Fil Kommandoen →Skriv ut skjemaer→ Innkjøpsordrer.

Lagre innkjøpsordren.

For å lagre innkjøpsordren, klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller Lagre og ny-knappen. Hvis du klikker på Lagre og ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordrer på nytt slik at du kan registrere en ny innkjøpsordre.

Kjøpsordretips og triks i QuickBooks 2019

Her er noen flere viktige observasjoner:

• Ikke alle kjøp fortjener en kjøpsordre. Hvis du ikke er vant til å jobbe med innkjøpsordrer, er det lett å gå over bord når du begynner å bruke dette hendige verktøyet. Ikke desto mindre, husk at ikke alle kjøp garanterer kjøpsordrer (se neste punkt).
• Bruk innkjøpsordrer for å administrere innkjøp. Vanligvis bruker bedrifter innkjøpsordrer som en måte å kontrollere og dokumentere kjøp på. Faktisk krever mange kjøp egentlig ikke en innkjøpsordre. Beløp du har godtatt å kjøpe som er dokumentert gjennom standardkontrakter - for eksempel regninger fra telefonselskapet, gasselskapet og utleieren din - trenger selvsagt ikke innkjøpsordrer. I tillegg trenger beskjedne kjøp, som kontorrekvisita, ofte ikke innkjøpsordrer. Du trenger definitivt en måte å kontrollere disse utgiftene på, men innkjøpsordrer er sannsynligvis ikke veien å gå.
• Vurder andre, komplementære kontrollverktøy. Andre budsjettkontroller, som «godkjenning fra veileder» eller et enkelt budsjett, fungerer ofte like bra.