Hvordan lage en QuickBooks 2014-datafilkopi

QuickBooks 2014 gjør det enklere for regnskapsførere å jobbe med klientdatafiler. Tenk på dette scenariet: Du har en kunde som trenger hjelp til å fullføre årets regnskapsperiode.

Du har to valg. Først kan du kjøre over til butikken hans, sannsynligvis bli sittende fast i trafikken underveis, og finne deg selv i å lure på om du kan fakturere kunden $150 for reisetiden din. For det andre kan du få kunden til å bruke Accountant's Copy-funksjonen til QuickBooks for å sende deg en kopi av QuickBooks-datafilen.

Du kan se gjennom denne regnskapsførerens kopi av datafilen, foreta de rettelser eller endringer som er passende, og deretter sende endringene som skal gjøres tilbake til kunden. Klienten kan enkelt importere disse endringene til den eksisterende QuickBooks-filen sin og fortsette på sin lystige vei. Ganske ryddig, ikke sant?

Din klient oppretter regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen ved å bruke hans versjon av QuickBooks og den virkelige datafilen, og oppretter deretter enten en fil som han eller hun sender til deg (for eksempel via post eller e-post) eller som Intuit, produsenten av QuickBooks, sender til deg. Heldigvis er prosessen veldig grei uansett.

Her er hva klienten din må gjøre hvis klienten skal ta seg av å sende filen til deg:

Velg kommandoen Fil → Regnskapskopiering → Klientaktiviteter → Lagre fil.

QuickBooks viser en melding som spør klienten om han vil

• En regnskapsførers kopi av filen

• En bærbar kopi eller sikkerhetskopi av filen

Du kan også lage en regnskapsførerkopi ved å velge Fil→Opprett kopi og deretter klikke på regnskapsførerkopi-knappen.

En bærbar fil er en ekte, levende kopi av QuickBooks-datafilen som har blitt litt mindre i størrelse, slik at den er lettere å flytte rundt (for eksempel ved å sende filen som et vedlegg på e-post). En sikkerhetskopifil er en andre kopi av QuickBooks-filen du oppretter (vanligvis), slik at du har en kopi av filen i tilfelle noe dårlig skjer med den originale QuickBooks-datafilen.

Velg Accountant's Copy og klikk deretter Neste for å fortsette.

Angi en delingsdato.

Når en klient klikker på Neste-knappen for å fortsette med opprettelsen av en regnskapsførers kopi, spør QuickBooks ham om delingsdatoen. Transaksjoner som faller før denne datoen kan kun redigeres i regnskapsførerens kopi. Transaksjoner som faller etter denne datoen kan redigeres både i regnskapsførerens kopi og kundens kopi.

Klikk Neste for å fortsette.

En annen melding vises som forteller klienten at QuickBooks må lukke alle vinduene for å lage en regnskapsførerkopi. QuickBooks kan også fortelle klienten om å sette inn en plate.

Klikk OK, og sett inn platen (om nødvendig).

QuickBooks viser en oppdatert Lagre regnskapsførers kopi-dialogboks.

Gi navn til regnskapsførerens kopi.

Bruk Filnavn-boksen i dialogboksen Lagre regnskapsførers kopi for å navngi regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen. Om nødvendig kan klienten også bruke rullegardinlisten Lagre i for å angi hvor regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen skal lagres.

Klienten må huske hvor regnskapsførerens kopi av filen blir lagret. Denne filen blir gitt til regnskapsføreren - via e-post eller post, eller på en plate - slik at han kan bruke den.

Opprett filen.

Etter at klienten navngir regnskapsførerens kopi av datafilen og angir om nødvendig hvor regnskapsførerens kopi skal lagres, klikker klienten Lagre. QuickBooks lagrer en regnskapsførers kopi av QuickBooks-datafilen.

Deretter overføres denne datafilen til regnskapsføreren av klienten. Med andre ord, klienten må sende filen med sniglepost eller e-post.

Din e-postleverandør kan begrense størrelsen på vedlegg (inkludert QuickBooks-filer) som du kan sende via e-post. Hvis størrelsen gjør deg dårlig, kan du laste opp QuickBooks-filen til Intuit-nettstedet ved å velge Fil → Kontoførers kopi → Klientaktiviteter → Send til regnskapsfører. Intuit sender regnskapsføreren en melding med en klikkbar lenke som hun kan bruke til å hente filen.

Regnskapskopier bruker tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypen .qbx) er det en klient oppretter og gir til regnskapsføreren. Selve regnskapsførerens kopi (med filtypen .qba) er det regnskapsføreren jobber med etter at han eller hun åpner regnskapsføreroverføringsfilen. Til slutt er det Accountant Export File (med filtypen .qby), som inneholder endringene som går tilbake til klienten.

Det er klart at det kanskje ikke er klienten din som tar disse trinnene; du må kanskje gjøre det skitne arbeidet. I begge tilfeller er det imidlertid slik prosessen fungerer. Vær imidlertid oppmerksom på at sanntidsbesparelsen for regnskapsføreren og kostnadsbesparelsen for klienten oppstår når du kan få klienten til å velge kommandoen og jobbe med dialogboksen.

Da kan du belaste fakturerbar tid for faktisk å jobbe med QuickBooks-data i stedet for å fikle med filen.