Hvordan lage en prøvebalanse for QuickBooks 2013-oppsett

Uansett om du bruker Express Start-versjonen eller Advanced Setup/EasyStep Interview-versjonen av QuickBooks Setup-prosessen, får du faktisk ikke en fullstendig prøvebalanse i QuickBooks-selskapsfilen bare ved å sette opp. Forutsatt at du følger instruksjonene og tipsene gitt i de foregående avsnittene, får du bare bankkontoen din, kundefordringer, inventar og leverandørgjeld i QuickBooks.

Likevel må du legge inn all den manglende prøvebalanseinformasjonen i QuickBooks også for å begynne å få gode rapporter ut av QuickBooks og for å bruke QuickBooks til å levere økonomiske data til selvangivelsen.

For å registrere resten av prøvesaldoen din, registrerer du en journalpost. Journalposten registrerer gjenværende prøvesaldobeløp for alle de andre kontoene dine på konverterings- eller startdatoen: andre kontoer enn bankkontoene dine, kundefordringer, leverandørgjeld og inventar.

Som et enkelt eksempel for å vise deg hvordan dette fungerer, anta at du har prøvebalansen vist i følgende tabell.

En prøvebalanse

Vær oppmerksom på at ingen saldo er registrert for en bankkonto, ingen saldo er registrert for kundefordringer (denne kontoen vises ikke engang i prøvebalansen), og ingen saldo er registrert for inventar eller leverandørgjeld (fordi disse kontoene har null saldo på konverteringsdatoen).

I dette eksempelet er ikke kontantsaldoen en bankkonto, men er faktisk kontanter: en skrivebordsskuff full av brukte sedler med lavt pålydende med ikke-sekvensielle serienumre.

Den neste figuren viser hvordan vinduet Lag generelle journaloppføringer ser ut når det registrerer manglende prøvebalanseinformasjon. Etter at denne journalposten er registrert, er prøvesaldoen korrekt fra startdatoen.

Velg kommandoen Firma→ Lag journaloppføring. Når QuickBooks viser vinduet Generelle journalposter, bruker du konto-, debet- og kredittkolonnene for å registrere journalposten.

Hvis ideen om å lage en journalpost skremmer deg, kan du finne deg selv i litt av en sylteagurk. Du må bli komfortabel med å jobbe med dobbel bokføring for å sette opp QuickBooks på et annet tidspunkt enn i begynnelsen av året.

Dette betyr, dessverre, at hvis du setter opp QuickBooks en gang i midten av året, må du legge inn en generell journalpost for å fikse det rare som QuickBooks-oppsettet skaper. Hvis du ikke vet hvordan dobbel bokføring fungerer - hvis debet og kreditter ikke er vennene dine - trenger du sannsynligvis å få noens hjelp.

Merk: Dette burde ikke være et stort prosjekt – bare i tilfelle du bestemmer deg for å ringe CPA. Hvis din CPA kommer til kontoret ditt, og hvis du har prøvesaldoen klar for henne, bør det bare ta henne noen få minutter å legge inn den nødvendige generelle journalposten. Kanskje du kan kjøpe en god lunsj til henne, og det vil avgjøre resultatet.

Et virkelighetseksempel til slutt

Ok, sanne tilståelser. Eksempelet jeg gir i de foregående fire avsnittene? Du vil sannsynligvis ikke være heldig nok til å ha journaloppføringen din for startprøvebalansen så enkel. Du må sannsynligvis forholde deg til en bankkonto og med kontosaldo i kundefordringer, leverandørgjeld eller varelagerkontoer. Jeg viser deg derfor nå hvordan dette fungerer.

Anta at du har prøvesaldoene vist i Tabell 1-2. Legg merke til at i dette eksemplet (i motsetning til det foregående eksempelet), er den første kontoen vist — den med $5 000 — en bankkonto.

Enda en prøvebalanse

Her er den vanskelige delen av å registrere denne prøvebalansen. Du trenger ikke å registrere all denne prøvebalanseinformasjonen gjennom en journalpost. Fordi bankkontoen, fordringer, leverandørgjeld og lagerandeler allerede er registrert hvis du la til kunde-, leverandør-, vare- og bankkontoinformasjon under QuickBooks-oppsettprosessen, trenger du bare å angi resten av prøvesaldoen.

Fordi du ikke vil registrere hele prøvesaldoen, vil journalposten ikke bare samsvare med den faktiske prøvesaldoen din, men den vil heller ikke balansere. For å få det til å balansere, kobler du derfor forskjellen inn på en konto som QuickBooks leverer for akkurat denne typen bokføringsgalskap: Åpningsbalansen Egenkapital-kontoen (se følgende figur).