Hvordan kondensere QuickBooks 2013-datafilen

QuickBooks 2013 Condense-kommandoen oppretter en permanent kopi, kalt en arkivkopi , av QuickBooks-datafilen. En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av firmafilen slik den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje regnskapsføreren din, eller en føderal eller statlig revisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen for å vise hvordan firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.

Etter at du har forstått hva arkivering handler om, er det ganske enkelt. Følg disse trinnene for å kondensere QuickBooks-selskapsfilen:

Velg kommandoen Fil→ Verktøy→ Kondenser data.

QuickBooks viser den første dialogboksen Kondensere data, som vist i illustrasjonen nedenfor.

Velg alternativknappen Transaksjoner før en bestemt dato.

Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen, og slanke ned størrelsen på arbeidsselskapsfilen slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av firmadatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger å fjerne transaksjoner i trinn 3.

Spesifiser datoen Fjern transaksjoner før.

For å spesifisere datoen før lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen. Hvis du ønsker å komprimere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2010, for eksempel, skriv inn 1/1/2011 i datoboksen .

Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke trenger å føle deg tvangsmessig for å fjerne en haug med lukkede transaksjoner. Du fjerner lukkede transaksjoner bare hvis QuickBooks-selskapsfilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-selskapsfil som er på 25 MB, 50 MB eller til og med 100 MB (megabyte).

Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne. QuickBooks viser den andre dialogboksen Kondensere data, som vist i følgende illustrasjon.

Spesifiser hvordan lagertransaksjoner skal komprimeres.

Hvis QuickBooks-filen inkluderer lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Kondenser data, kan du be QuickBooks om å gjøre nettopp dette ved å velge alternativet Fjern inventartransaksjoner. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velg knappen Behold alle inventartransaksjoner.) Klikk Neste for å fortsette til den tredje dialogboksen Kondenser data (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som bør anses som lukket.

Spesifiser hvilke transaksjoner som skal anses som avsluttet.

Når du klikker på Neste, ber QuickBooks om litt mer informasjon om hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som bør fjernes. Du merker av i avmerkingsbokser for å indikere om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes selv om de er uavklarte, merket som skal skrives ut, flagges som skal sendes og så videre. Og så klikker du Neste for å gå videre til den fjerde dialogboksen Kondensere data.

Spesifiser en listeopprydding som skal skje.

Bruk den fjerde dialogboksen Kondenser data for å fortelle QuickBooks at den også skal rydde opp i noen av listene. Du kan for eksempel velge avmerkingsbokser i dialogboksen Kondensere data.

Ved å rydde opp i listen din ved å fjerne ubrukte listeelementer, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også enklere for folk å jobbe med listen.

Klikk på Neste.

QuickBooks viser den femte siden i dialogboksen Kondenser data, som vist i følgende illustrasjon.

Bekreft kondenserings- og arkiveringsoperasjonen.

Etter at du har beskrevet hvordan du vil at QuickBooks skal arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte dialogboksen Kondensere data. Denne dialogboksen ber deg bekrefte avgjørelsen om å arkivere og komprimere datafilen. Bruk denne dialogboksen for å bekrefte at du ønsker å arkivere og kondensere dataene.

Klikk på Begynn kondensering.

QuickBooks begynner prosessen med å kondensere datafilen.

Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

Helt i begynnelsen av kondenseringsprosessen ber QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen. Å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen som en del av en kondenseringsoperasjon fungerer på samme måte som å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen når som helst.

Etter at du har sikkerhetskopiert QuickBooks-selskapsfilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp i arbeidsversjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen din er veldig stor.