Hvordan kjøre QuickBooks installasjonsveiviser

Etter at du har installert QuickBooks 2021-programmet, kan installasjonsprogrammet starte QuickBooks automatisk og deretter starte QuickBooks Setup. Du kan også starte QuickBooks Setup ved å starte QuickBooks- programmet på samme måte som du starter et hvilket som helst program og deretter velge Fil → Nytt selskap.

Får den store velkomsten

La oss sette opp virksomheten din! skjermbildet for QuickBooks Setup (se figuren) vises når du velger Fil → Nytt selskap. Skjermen får deg i gang med å gi litt generell informasjon om å sette opp et nytt selskap i QuickBooks. Du vil sannsynligvis lese informasjonen på denne skjermen. Når du er klar til å begynne, klikker du Express Start-knappen eller Detaljert Start-knappen.

QuickBooks Setup-vinduet som viser velkomstmeldingen

Express Start-metoden

QuickBooks gir en akselerert versjon av QuickBooks-oppsettprosessen, som du kan bruke når du ikke vil tilpasse oppsettet. Hvis du klikker på Express Start-knappen, samler QuickBooks inn litt informasjon om bedriften din, og basert på denne informasjonen setter han opp en firmafil som skal fungere for en bedrift som din.

Etter at du har klikket Express Start for å opprette firmafilen, ber QuickBooks deg om å beskrive personene (kunder, leverandører og ansatte) du gjør forretninger med, varene du selger og bankkontoen din. Du gir disse beskrivelsene ved å gå gjennom en rekke skjermbilder og fylle ut bokser og regneark på skjermen.

Den detaljerte startmetoden

Den detaljerte startknappen, hvis den klikkes, starter EasyStep-intervjuet, som leder deg gjennom en haug med skjermer fulle av informasjon som lar deg spesifisere ganske nøye hvordan firmafilen som QuickBooks setter opp skal se ut.

For å gå til neste skjermbilde i EasyStep-intervjuet, klikk på Neste-knappen. For å gå til forrige skjerm, klikk på Tilbake-knappen. Hvis du blir motløs og ønsker å gi opp, klikker du på Forlat-knappen. Men prøv å ikke bli motløs.

Gi bedriftsinformasjon

De første skjermbildene av EasyStep-intervjuet samler inn flere viktige deler av generell informasjon om virksomheten din, inkludert firmanavnet og firmaets juridiske navn, firmaadressen, bransjen du opererer i, ditt føderale skatte-ID-nummer, den første måneden av regnskapsåret (vanligvis januar), typen inntektsskatteskjema som firmaet ditt bruker for å rapportere til IRS, og bransjen eller typen selskap du driver (detaljhandel, service og så videre). Den første skjermen til EasyStep-intervjuet vises.

Den første skjermen i EasyStep-intervjuet samler generell bedriftsinformasjon.

QuickBooks er ikke veldig smart om skatteregnskapsreglene for aksjeselskaper (LLCs). En LLC kan behandles som et enkeltpersonforetak hvis den har én eier og som et partnerskap hvis den har mer enn én eier. Men LLC-er kan også velge å bli behandlet som S-selskaper eller C-selskaper. Hvis du har gjort et slikt valg for din LLC, sørg for å indikere at LLC er et S-selskap eller et C-selskap.

Etter å ha samlet inn denne generelle bedriftsinformasjonen, oppretter QuickBooks firmadatafilen som lagrer firmaets økonomiske informasjon. QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil basert på firmanavnet. Alt du trenger å gjøre er å godta det foreslåtte navnet og den foreslåtte mappeplasseringen (med mindre du vil lagre datafilen i Dokumenter-mappen, noe som ikke er en dårlig idé).

Dialogboksen Filnavn for nytt selskap

Tilpasse QuickBooks

Etter at QuickBooks har samlet inn den generelle selskapsinformasjonen nevnt i de foregående avsnittene, stiller EasyStep-intervjuet deg noen veldig spesifikke spørsmål om hvordan du driver virksomheten din, slik at den kan angi QuickBooks-preferansene. Preferanser slår faktisk ulike regnskapsfunksjoner til QuickBooks på eller av, og kontrollerer derved hvordan programmet fungerer og ser ut. Her er de slags spørsmål som EasyStep-intervjuet stiller for å angi QuickBooks-preferansene:

• Holder firmaet ditt varelager?
• Vil du spore varelageret du kjøper og selger?
• Innkrever du merverdiavgift fra kundene dine?
• Vil du bruke salgsordrer til å spore kundeordrer og restordrer?
• Ønsker du å bruke QuickBooks for å hjelpe med lønnen din?
• Trenger du å spore flere valutaer i QuickBooks fordi du har å gjøre med kunder og leverandører i andre land, og har disse personene regelmessig frekkheten til å betale eller fakturere deg i en annen valuta enn den landet ditt bruker?
• Vil du spore tiden du eller dine ansatte bruker på jobber eller prosjekter for kunder?
• Hvordan vil du håndtere regninger og betalinger (skriv inn sjekkene direkte, eller skriv inn regningene først og betalingene senere)?

Slik setter du startdatoen din

Kanskje den viktigste avgjørelsen du tar når du setter opp et hvilket som helst regnskapssystem, er dagen du begynner å bruke det nye systemet. Denne dagen kalles konverteringsdatoen. Vanligvis vil du begynne å bruke et regnskapssystem på den første dagen i året eller den første dagen i en ny måned. Følgelig er et annet stort spørsmål du blir spurt om konverteringsdatoen. Du blir bedt om å identifisere startdatoen ved å bruke dialogboksen som vises.

Dialogboksen EasyStep Intervju som lar deg velge startdato

Den enkleste tiden å ta i bruk et nytt regnskapssystem er begynnelsen av året. Grunnen? Du får legge inn en enklere prøvebalanse. Ved starten av året, for eksempel, angir du kun eiendeler, gjeld og eiers egenkapitalkontosaldo.

På et hvilket som helst annet tidspunkt legger du også inn inntekter fra år til dato og saldo på utgiftskontoer. Vanligvis har du denne årlige inntekts- og utgiftsinformasjonen kun tilgjengelig i begynnelsen av måneden. Av denne grunn er den eneste andre mulige startdatoen du kan velge starten på en måned.

I dette tilfellet får du årlige inntektsbeløp til og med slutten av forrige måned fra ditt tidligere regnskapssystem. Hvis du for eksempel har brukt Sage 50 Accounting, får du hittil i år inntekter og utgifter fra Sage.

Etter at du har oppgitt startdatoen, oppgitt grunnleggende selskapsinformasjon, identifisert de fleste av regnskapspreferansene dine og identifisert datoen du vil begynne å bruke QuickBooks, er du nesten ferdig.

Hvis du klikker på Forlat-knappen, forlater QuickBooks deg i QuickBooks-programmet, klar til å begynne å jobbe. EasyStep-intervjuprosessen er imidlertid ikke tapt for alltid. For å komme tilbake til intervjuet, åpne bare filen du var i ferd med å sette opp. Når du gjør det, starter EasyStep-intervjuet på nytt.

Se gjennom den foreslåtte kontoplanen

Helt på slutten av EasyStep-intervjuet, basert på informasjonen du oppgir om din type bransje og selvangivelsesskjemaet du sender inn til IRS, foreslår QuickBooks et startsett med kontoer, som regnskapsførere kaller en kontoplan . Disse kontoene er kategoriene du bruker til å spore inntekter, utgifter, eiendeler, gjeld og eiers egenkapital. Denne figuren viser skjermen som EasyStep-intervjuet viser for å vise deg disse kontoene.

EasyStep-intervjuskjermen viser deg de anbefalte inntekts- og utgiftskontoene.

Kontoene som QuickBooks markerer med en sjekk, som skjermen forklarer, er de anbefalte kontoene. Hvis du ikke gjør noe annet, er disse sjekkede kontoene de du vil bruke (i det minste for å starte) i QuickBooks. Du kan fjerne en foreslått konto ved å klikke på haken. QuickBooks fjerner haken, noe som betyr at kontoen ikke vil være en del av den endelige kontoplanen. Du kan også klikke på en konto for å legge til et hakemerke og få kontoen inkludert i startkontoplanen.

Du kan klikke på Gjenopprett anbefalinger-knappen nederst på listen for å gå tilbake til den opprinnelige anbefalte kontoplanen (hvis du har gjort endringer som du senere bestemmer deg for at du ikke vil ha).

Når den foreslåtte kontoplanen ser bra ut for deg, klikker du på Neste. Det er greit å godta det QuickBooks foreslår fordi du kan endre kontoplanen senere.

Legg til informasjonen din i firmafilen

Uansett om du bruker Express Start-metoden for å opprette en firmafil eller metoden med detaljert start/EasyStep-intervju, etter at du og QuickBooks har satt opp firmafilen, ber QuickBooks deg om å legge inn din egen informasjon i firmafilen.

QuickBooks-oppsettskjermen som ber deg legge inn din egen informasjon i firmafilen

Kunder, leverandører og ansatte

For å beskrive kunder, leverandører og ansatte, klikk på den første Legg til-knappen. QuickBooks spør om det er mulig å få disse dataene fra et annet sted, for eksempel et e-postprogram eller e-posttjeneste (Outlook, Gmail og så videre), eller om du vil legge inn informasjonen i et regneark manuelt. Du kommer sannsynligvis til å legge inn informasjonen manuelt, så klikk på den aktuelle knappen og klikk deretter på Fortsett. Når QuickBooks viser et regnearkvindu (se følgende figur), skriv inn hver kunde, leverandør eller ansatt i sin egen rad, og sørg for å inkludere både navn og adresseinformasjon. Klikk på Fortsett (ikke vist) når du er ferdig. Så spør QuickBooks (ved hjelp av en skjerm jeg ikke viser her) om du vil legge inn åpningssaldo - beløp du skylder eller skylder - for kunder og leverandører.

QuickBooks Setup-skjermen samler informasjon om personene du gjør forretninger med.

Tjenester og inventarvarer du selger

For å beskrive tingene du selger, klikk på den andre Legg til-knappen. QuickBooks spør om tingene du selger - om du selger tjenester, om du selger lagervarer, og om du for eksempel vil spore slike lagervarer du selger. Svar på disse spørsmålene ved å klikke på alternativknappen som samsvarer med din situasjon, og klikk deretter på Fortsett.

Når QuickBooks viser et regnearkvindu (ikke vist), beskriv hver vare du selger på en egen regnearkrad. Sørg også for å beskrive alle inventarvarer du har på det tidspunktet du konverterer til QuickBooks. Klikk på Fortsett når du er ferdig. Hvis du selger mer enn én type vare, må du gjenta denne prosessen for hver type vare.

Business bankkontoer

For å beskrive bedriftens bankkonto (eller bankkontoer), klikk på den tredje Legg til-knappen. Når QuickBooks viser regnearkvinduet Legg til bankkontoer (ikke vist), oppgi hver bankkontos navn, kontonummer og saldo på konverteringsdatoen. Når du er ferdig med å legge inn denne informasjonen, klikker du på Fortsett.