Hvordan kjøpsordrer fungerer i QuickBooks 2019

Hvis du må bestille ting til bedriften din, bør du vurdere å bruke PO-er. Opprett QuickBooks PO-er selv om du bestiller varer via telefon eller telegraf eller til og med via World Wide Web - det vil si når du ikke ber om varer skriftlig. Ved å fylle ut POer kan du bestemme hvilke varer du har på bestilling og når varene kommer. Alt du trenger å gjøre er å spørre QuickBooks "Hva er på bestilling, og når kommer det, uansett?" Aldri igjen vil du trenge hjernen din for å huske om du har bestilt disse thingamajiggene og doohickeys.

Og når regningen kommer, vil du allerede ha den spesifisert på PO-skjemaet. Gjett hva? Etter å ha skrevet alle varene på din PO, trenger du ikke å fylle ut en Vare-fane på sjekken når du betaler regningen. Eller, hvis du betaler regninger med kreditormetoden, trenger du ikke fylle ut fanen Varer i vinduet Skriv inn regninger. Når varene kommer, er alt du trenger å gjøre å fortelle QuickBooks; varene legges umiddelbart til inventarlisten din.

Bruk PO-er for varer du bestiller – det vil si for varer du vil motta og betale for i fremtiden. Hvis du kjøper varer over disk eller mottar varer du ikke har bestilt, trenger du selvsagt ikke innkjøpsordre. Det du trenger å gjøre er å betale regningen og inventar varene du nettopp har kjøpt.

Hvordan tilpasse et bestillingsskjema i QuickBooks 2019

QuickBooks lar deg tilpasse PO-skjemaet ditt, jobbe fra bunnen av for å lage et nytt PO-skjema eller jobbe fra en eksisterende PO-mal.

For å lage et "fra bunnen av" PO-skjema, velg Leverandører → Opprett innkjøpsordrer, og klikk på Tilpass design-knappen på Formatering-fanen i den resulterende dialogboksen. QuickBooks viser en Intuit-nettside som leder deg gjennom trinnene for å lage ditt eget svært tilpassede skjema.

For å tilpasse et eksisterende PO-skjema, velg Leverandører → Opprett innkjøpsordrer og klikk deretter på Tilpass dataoppsett-knappen på Formatering-fanen i dialogboksen som vises. QuickBooks, i dette tilfellet, ber deg om å lage en kopi av bestillingsskjemaet og viser deretter dialogboksen Ekstra tilpasning (ikke vist), som inneholder knapper og bokser som du kan bruke til å endre standard QuickBooks PO-skjema slik at dataene du ønsker vises og er merket slik du ønsker.

Dialogboksen Ytterligere tilpasning gir et forhåndsvisningsområde du kan bruke til å se hvordan endringene dine ser ut, og en Avbryt-knapp du kan klikke på hvis ting går veldig ut av hånden. Videre gir dialogboksen Ekstra tilpasning en Layout Designer-knapp, som du kan klikke for å åpne Layout Designer-vinduet. Layout Designer-vinduet lar deg bli en ekte layoutkunstner og gjøre alle slags endringer i din PO ved å flytte felt rundt på siden med musen.

Administrer maler-knappen, også tilgjengelig på Formatering-fanen, lar deg velge PO-skjemaet du vil tilpasse når du tidligere har opprettet mer enn ett skjema.

Hvordan fylle ut en kjøpsordre i QuickBooks 2019

Kanskje du går tom for dingser, doohickeys eller et annet element på varelisten din, og du er klar til å omorganisere disse tingene - uansett hva de er. Følg disse trinnene for å fylle ut en PO:

1. Velg Leverandører → Opprett innkjøpsordrer.

Du kan også klikke på Innkjøpsordrer-ikonet på startskjermen, eller klikke på området Nye transaksjoner i Vendor Center og deretter velge Innkjøpsordrer. Du ser vinduet Opprett innkjøpsordrer, som ligner på figuren som vises. Merk at de nøyaktige detaljene i dette vinduet avhenger av hvordan du tilpasser PO-skjemaet.

Vinduet Opprett innkjøpsordrer.

2. Velg en leverandør fra rullegardinmenyen Leverandør.

Klikk på pil ned for å se en liste over leverandørene dine. Klikk på en leverandør for å se navnet og adressen i Leverandør-boksen. Hvis du ikke finner navnet på leverandøren på menyen, velg Legg til ny fra menyen og fyll deretter inn informasjonen om leverandøren i dialogboksen Ny leverandør som vises. Klikk OK når du er ferdig med dialogboksen.

3. Hvis du sporer inventaret ditt etter klasse, velg en klasse fra rullegardinmenyen Klasse.

Vinduet Opprett innkjøpsordrer har kanskje ikke en rullegardinmeny for klasse. Hvis den ikke gjør det, og du vil at den skal ha en, må du sette opp QuickBooks for å spore utgifter etter klasse. For å gjøre det, åpne QuickBooks-filen i enkeltbrukermodus som administrator. Velg deretter Rediger → Innstillinger, og klikk på regnskapsikonet i listen til venstre. (Du må kanskje også klikke på kategorien Firmainnstillinger.) Til slutt merker du av for Bruk klassesporing og klikker deretter OK.

4. (Valgfritt) Velg en representant, en forventet dato og en FOB hvis du bruker dem på din PO.

Det kan hende du må fylle ut andre felt før du kommer til vare-for-vare-beskrivelsene nederst. Igjen kan det hende at disse feltene ikke vises hvis du ikke har angitt at du vil ha dem på skjemaet.

5. Flytt til Vare-kolonnen, og begynn å legge inn varene du bestiller.

Å legge inn varene er den viktigste delen av å lage en PO. Når du flytter inn i Element-kolonnen, blir den til en rullegardinmeny. Klikk på pil ned for å se varelisten. Det kan hende du må bla til elementet du vil angi. En rask måte å bla til elementet på er å skrive inn de første bokstavene i elementnavnet. Hvis du skriver inn navnet på et element som ikke er på elementlisten, spør QuickBooks om du vil sette opp dette elementet. I så fall klikker du på Konfigurer og fyller ut dialogboksen Nytt element.

Skriv inn så mange elementer du vil i varekolonnen. QuickBooks fyller ut en varebeskrivelse for deg, men du kan redigere hva den legger i Beskrivelse-kolonnen, om nødvendig. I kolonnen Antall angir du hvor mange av hver vare du trenger.

6. Hvis du vil, fyll ut Leverandørmelding-feltet - men fyll definitivt ut Memo-feltet.

Leverandørmelding-feltet er der du sender en melding til parten som mottar bestillingen din. Du kan skrive Få meg denne greia pronto!

Uansett hva du gjør, sørg for å fylle ut Memo-feltet. Det du skriver inn i dette feltet vises i dialogboksen Åpne kjøpsordrer, og denne informasjonen er den sikreste måten for deg å identifisere hva denne innkjøpsordren er for. Skriv inn noe meningsfylt som du kan forstå om to uker, tre uker eller en måned fra nå, når du betaler for varene du bestiller.

Øverst i vinduet Opprett innkjøpsordrer er avmerkingsboksen Skriv ut senere, som forteller deg om du vil skrive ut denne innkjøpsordren. Hvis du vil skrive ut innkjøpsordren, sørg for at denne avmerkingsboksen er merket. Etter at du har skrevet ut PO, forsvinner haken fra boksen.

7. Klikk på Skriv ut for å skrive ut innkjøpsordren.

Hvis denne PO er en av mange du har fylt ut, og du vil skrive ut flere samtidig, klikker du på pilen under Skriv ut-knappen og velger Batch fra rullegardinmenyen. Før du skriver ut innkjøpsordren, kan det imidlertid være lurt å klikke på pil ned under Skriv ut-knappen og velge Forhåndsvisning for å se hvordan innkjøpsordre vil se ut når du skriver den ut. QuickBooks viser deg en kopi på skjermen av PO. Jeg håper det ser greit ut.

Du bruker Historikk-knappen etter at du har mottatt varene du har så nøye oppført på PO. Etter at du har mottatt varene og registrert kvitteringen deres, ber QuickBooks å klikke på denne knappen gi deg hele historien til en vare - når du bestilte den og når du mottok den.

Når det gjelder de andre knappene øverst, tror jeg at du vet hva de er.

8. Klikk på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å registrere innkjøpsordren.

QuickBooks lagrer PO og viser et nytt, tomt PO-vindu der du kan legge inn en annen ordre.

Slik sjekker du innkjøpsordrer i QuickBooks

Du registrerer PO-ene. Et par uker går, og du spør deg selv: "Bestilte jeg de doohickeyene fra Acme?" Velg Rapporter → Innkjøp → Åpne innkjøpsordrer for å se en rapport som viser utestående innkjøpsordrer. Eller klikk på rapportsenteret, velg Kjøp i venstre kolonne, klikk på Listevisning-knappen øverst til høyre for å få en faktisk liste over innkjøpsrapporter, og klikk deretter på rapporten Åpne innkjøpsordrer. Alternativt kan du bruke rapportsenterkarusellen til å bla gjennom rapportene i en kategori. For å bruke karusellen, velg Kjøp i venstre kolonne, klikk på Karusellvisning-knappen (ved siden av Listevisning-knappen), og klikk deretter på bunken med rapporter som vises til venstre eller høyre for bildet av den valgte rapportere.

Hvordan motta innkjøpsordre i QuickBooks

Etter at doohickeys og dingser har ankommet med kameltog, må du registrere mottaket av varene og legge dem til i listen over varer.

De to første tingene å gjøre er å merke seg om tingene fulgte med en regning og deretter bestemme hvordan du vil betale for det. Disse beslutningene er de samme som du må ta hvis du mottar varer uten først å ha fylt ut en PO.

Du registrerer PO-varer som du mottar på samme måte som du registrerer andre varer du mottar:

• Hvis du betaler for PO-varer med en sjekk, bruk vinduet Skriv sjekker.
• Hvis du mottar PO-varene uten regning, bruk vinduet Opprett varekvitteringer.
• Hvis du mottar PO-varene med en regning, bruk vinduet Enter Bills.

Uavhengig av vinduet du bruker, når du velger leverandøren som solgte deg PO-varene, varsler QuickBooks deg om at det finnes åpne PO-er for leverandøren og spør deg om du vil motta mot en PO. Selvfølgelig gjør du det. ( Motta mot betyr ganske enkelt å sammenligne det du bestilte med det du mottok.) Når du klikker Ja, viser QuickBooks dialogboksen Åpne kjøpsordrer, som vist her. Velg PO(-ene) du mottar mot, og klikk deretter OK. QuickBooks fyller ut fanen Varer for å vise alle tingene du har bestilt. Hvis det QuickBooks viser ikke er det du har mottatt, kan det hende du må gjøre justeringer.

Dialogboksen Åpne innkjøpsordrer.