Hvordan kamuflere suspensekontoer for å fullføre kontoplanen i QuickBooks 2016

Etter at du har lagt inn kunde- og leverandørbalansen i QuickBooks 2016, må du legge inn resten av prøvebalansen, noe du gjør ved å ta to store skritt. I det første trinnet kamuflerer du et par klønete kontoer, kalt suspense-kontoer, som QuickBooks oppretter når du setter opp vare-, kunde- og leverandørlistene.

Her er et eksempel på en prøvesaldo etter at du har lagt inn beholdning, kundefordringer og leverandørgjeld. Når du setter opp vare-, kunde- og leverandørlistene, oppretter du også kontosaldo for inventar, kundefordringer og leverandørgjeld.

En prøvebalanse.

Du kan lage din egen halvfullstendige prøvesaldo fra QuickBooks ved å klikke på Rapportsenter-ikonet og velge Rapporter → Regnskapsførere og skatter → Prøvesaldo. QuickBooks viser prøvebalanserapporten i et dokumentvindu.

Hvis du trenger å gjøre det, skriv inn konverteringsdatoen i As Of-boksen ved å klikke i boksen og skrive inn konverteringsdatoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan sette Fra-boksen til en hvilken som helst verdi; Fra- og Til-området må bare avsluttes med konverteringsdatoen. Noter kreditt- og debetsaldoene som vises for kontoene Ukategoriserte inntekter og Ukategoriserte utgifter.

Hvis du vil, kan du skrive ut rapporten ved å klikke på knappen Skriv ut; Deretter, når QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut rapport, klikker du på knappen Skriv ut.

Etter at du har balansert konverteringsdato for kontoene Ukategoriserte inntekter og Ukategoriserte utgifter, er du klar til å foreta periodiseringsjusteringen. For å gjøre det, følg disse trinnene:

Fra startskjermbildet klikker du enten på kontoplanikonet i firmaområdet eller velger Lister → Kontoplan for å vise vinduet Kontoplan.

Kontoplanvinduet.

Dobbeltklikk på åpningsbalanse i kontoplanlisten for å vise den kontoen.

Inngående balanse Egenkapital er oppført etter gjeldsregnskapet. QuickBooks viser registeret - bare en liste over transaksjoner - for åpningsbalansen egenkapitalkonto. Merk at din versjon av åpningsbalanseregisteret vil se annerledes ut fordi det vil ha forskjellige transaksjoner.

Velg neste tomme rad i registeret hvis den ikke allerede er valgt.

Du kan velge en rad ved å klikke på den, eller du kan bruke opp- eller nedpiltastene for å gå til neste tomme rad.

Skriv inn konverteringsdatoen i Dato-feltet.

Flytt markøren til Dato-feltet, og skriv inn datoen. Bruk formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. For eksempel kan du skrive inn enten 06302016 eller 6/30/2016 å angi den 30 juni 2016.

Skriv inn ukategorisert inntektskontosaldo (fra prøvebalanserapporten) i Øk-feltet.

I eksemplet ovenfor er ukategorisert inntektskontosaldo $190 000. I dette tilfellet klikker du på Øk-feltet og skriver inn 190000 i feltet.

Du trenger ikke å inkludere dollartegnet eller komma; QuickBooks legger til symbolet og tegnsettingen for deg.

Skriv inn Ukategorisert inntekt (kontonavnet) i Konto-feltet.

Velg Konto-feltet, som er på raden under ordet Betalingsmottaker, og begynn å skrive inn Ukategorisert inntekt , kontonavnet. Så snart du skriver inn nok av navnet til at QuickBooks kan finne ut hva du skriver, fyller det ut resten av navnet for deg. Når dette skjer, kan du slutte å skrive.

Klikk på Registrer-knappen for å registrere transaksjonen for ukategorisert inntektsjustering.

Igjen, velg neste tomme rad i registeret.

Klikk på raden eller bruk opp- eller pil ned-tasten.

Skriv inn konverteringsdatoen i Dato-feltet.

Flytt markøren til Dato-feltet og skriv inn datoen. Du bruker formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan skrive 6/30/2016 , for eksempel å legge inn 30 juni 2016.

Skriv inn kontosaldoen for ukategoriserte utgifter i feltet Reduser.

I eksemplet ovenfor er kontosaldoen for ukategoriserte utgifter $75 000. I dette tilfellet klikker du på Reduser-feltet og skriver inn 75000 .

Skriv inn Ukategoriserte utgifter (kontonavnet) i Konto-feltet.

Velg Konto-feltet, som er på den andre linjen i registertransaksjonen, og begynn å skrive inn Ukategoriserte utgifter , kontonavnet. Så snart du skriver inn nok av navnet til at QuickBooks kan finne ut hva du skriver, fyller det ut resten av navnet for deg.

Klikk på Registrer-knappen for å registrere transaksjonen for justering av ukategoriserte utgifter.

Her ser du åpningsbalanseregisteret med korreksjonstransaksjonene. Korrigeringstransaksjonene er nummerert med 1 og 2. Ser du dem? De er den fjerde og femte transaksjonen i registeret.

De to siste transaksjonene merket GENJRN fikser kontosaldoene for ukategoriserte inntekter og ukategoriserte utgifter.

Du kan lukke åpningsbalanseregisteret på dette tidspunktet. Du er ferdig med det. En måte å lukke den på er å klikke på Lukk-knappen i øvre høyre hjørne av vinduet.

Du kan sjekke arbeidet ditt så langt ved å lage en annen kopi av prøvebalanserapporten. Det du vil sjekke er kontosaldoene for ukategoriserte inntekter og ukategoriserte utgifter. De skal begge være null.

Nok en prøvebalanse.

Du kan lage en prøvebalanse ved å velge Rapporter → Regnskapsfører og skatter → Prøvesaldo. QuickBooks viser prøvebalanserapporten i et dokumentvindu. Hvis du trenger å angi konverteringsdatoen i linjen Som Av, klikker du i boksen og skriver inn konverteringsdatoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ.

Hvis kontosaldoene for ukategoriserte inntekter og ukategoriserte utgifter ikke viser null, kan det hende du har mislyktes med periodiseringsjusteringen. For å fikse feilen, viser du åpningsbalanseregisteret på nytt, velg justeringstransaksjonene og kontroller deretter kontoen, beløpet og feltet. Hvis ett av feltene er feil, velg feltet og erstatt innholdet ved å skrive over det.

Et annet poeng. Du trenger ikke å bekymre deg for andre kontoer du ser i eksemplet. Du trenger bare å sørge for at kontosaldoene for ukategoriserte inntekter og ukategoriserte utgifter er lik null etter justeringene dine.