Hvordan jobbe med transaksjoner i et QuickBooks Online Register

Du åpner et register fra kontoplansiden i QuickBooks Online (QBO). For å åpne Kontoplan-siden klikker du på tannhjulikonet ved siden av firmaets navn og klikker på Kontoplan i kolonnen Innstillinger fra menyen som vises.

Fra kontoplansiden kan du dobbeltklikke på en hvilken som helst konto som viser et dollarbeløp (inkludert 0) i QuickBooks Saldo-kolonnen; alle disse kontoene er balansekontoer og har registre.

Du kan klikke på en konto for å velge den. Hvis Registrer-knappen over listen over kontoer blir tilgjengelig, vet du at du har valgt en balansekonto. Du kan klikke på Registrer-knappen for å åpne kontoens register.

Inngå en transaksjon

Etter at du har klikket på Registrer-knappen eller dobbeltklikker på en balansekonto, kan du legge inn en transaksjon i et register; Følg disse trinnene:

Klikk hvor som helst på en tom linje.

QBO fyller ut dagens dato og viser en liten liste over datoen.

Klikk på listeboksen, og velg transaksjonstypen du vil angi fra listen som vises.

Før du åpner listeboksen, vises en tittel på en transaksjonstype. Etter at du har åpnet listeboksen, viser QBO listen over tilgjengelige transaksjonstyper, og i prosessen dekker transaksjonsdatoen; det er derfor du ikke kan se transaksjonsdatoen for transaksjonen her.

Når du åpner listen over transaksjonstyper, viser QBO bare de transaksjonstypene som er tilgjengelige i kontoregisteret du åpnet. Du kan for eksempel registrere en kundebetaling i et bankkontoregister, men du kan ikke legge inn en kundefaktura. På samme måte kan du registrere en sjekk eller en regning i et bankkontoregister, men du kan ikke legge inn en leverandørregning.

Trykk Tab og endre om nødvendig transaksjonsdatoen.

Trykk Tab og oppgi eventuelt et referansenummer for transaksjonen.

Hvis du for eksempel registrerer en sjekk, oppgi sjekknummeret.

Trykk på Tab og oppgi et navn.

Hvis du for eksempel registrerer en betaling du har mottatt fra en kunde, velger du kundens navn. Hvis du skriver en sjekk, oppgi betalingsmottakerens navn.

I den aktuelle kolonnen oppgir du transaksjonsbeløpet.

I et bankkontoregister registrerer du en betaling du gjør i den første dollarbeløpskolonnen og et beløp du setter inn i den andre dollarbeløpskolonnen.

Trykk på Tab.

QBOs plassering av innsettingspunktet avhenger av typen transaksjon du legger inn. Hvis du for eksempel legger inn en mottatt betaling, en fakturabetaling eller en refusjonstransaksjon, plasserer QBO innsettingspunktet i Memo-kolonnen, der du kan skrive inn et notat for transaksjonen.

Hvis du derimot legger inn en sjekk, et innskudd, en salgskvittering, et kontantkjøp, en utgift, en overføring eller en journalposttransaksjon, plasserer QBO innsettingspunktet i kontokolonnen. Velg den andre kontoen (i tillegg til kontoen hvis register du har åpnet) som påvirkes av transaksjonen. Hvis du for eksempel skriver inn en sjekk, velger du en utgiftskonto. Hvis du skriver inn en konto og trykker Tab, kan du legge inn et notat for transaksjonen.

Trykk på Tab og klikk deretter på Lagre-knappen som vises rett under transaksjonen.

Redigere en transaksjon

Du kan redigere en transaksjon fra et register ved å klikke på transaksjonen og deretter klikke på Rediger-knappen som vises under transaksjonen. Du redigerer imidlertid ikke transaksjonen i registeret. I stedet åpner QBO automatisk transaksjonsvinduet for transaksjonstypen du valgte. Hvis du for eksempel velger å redigere en utgiftstransaksjon i et kontoregister, viser QBO transaksjonen på siden for utgiftstransaksjoner.

Finne transaksjoner

Etter en stund kan antallet transaksjoner i et register bli svært langt, spesielt i et bankkontoregister. Så det å lete etter en transaksjon ved å skumme gjennom registeret – eller å se på øynene – kan bli en ikke-produktiv måte å finne en transaksjon på. I stedet kan du bruke et par snarveier for å hjelpe deg med å finne en bestemt transaksjon.

Først kan du tilpasse utseendet til transaksjoner i registeret; klikk på Tilpass-knappen som vises under registernavnet. QBO viser et vindu som lar deg

• Sorter transaksjonene etter dato, referansenummer, beløp (stigende eller synkende), avstemmingsstatus eller opprettelsesdato.

• Filtrer transaksjonene som vises etter avstemmingsstatus.

• Vis hver transaksjon på bare én registerlinje i stedet for to linjer.

Denne figuren fokuserer på høyre side av registersiden. Legg merke til boksen Gå til dato; du kan skrive inn en transaksjonsdato og klikke på Gå-knappen til høyre for Gå til dato-boksen for raskt å se transaksjoner som begynner med den datoen.

I tillegg kan du klikke på Finn i register-knappen som vises i øvre høyre hjørne av registersiden. Når du klikker Finn i register, viser QBO dialogboksen Finn register.

Fra denne dialogboksen kan du søke etter betalingsmottaker, konto, beløp, referansenummer, dato, notat eller transaksjonstype. Etter at du har valgt ett av disse valgene fra Søk-listeboksen, gjør du et valg eller skriver inn det du vil finne i Finn-boksen.

Deretter bruker du Match If-listeboksen for å spesifisere om transaksjonene QBO finner nøyaktig skal samsvare, inneholde, være større enn eller være mindre enn informasjonen du oppga i Finn-boksen. Til slutt, klikk på Finn-knappen, og QBO viser en liste over transaksjoner som samsvarer med søkekriteriene dine.

I bakgrunnen, bak Finn register-vinduet, åpner QBO den første transaksjonen i listen i transaksjonsvinduet der den ble opprettet. For eksempel, hvis den første transaksjonen på listen er en fakturabetaling, åpner QBO transaksjonsvinduet for fakturabetaling og viser detaljene for den første transaksjonen som ble funnet som et resultat av søket ditt.